1С:Бухгалтерія 8.0 – терміни і прийоми роботи

Програма 1С:Бухгалтерія 8.0 легко освоюється будь бухгалтером, так як використовує терміни і методи, широко поширені в бухгалтерському обліку. Разом з тим, як і переважна більшість бухгалтерських програм, 1С:Бухгалтерія не допоможе, якщо нею буде користуватися некваліфікований бухгалтер, а людина, не обізнана в бухгалтерському обліку, просто не зможе з нею працювати. Програма забезпечує облік та зберігання первинних документів і побудова різних звітів, але не пропонує бухгалтеру готові алгоритми дій у будь-якій ситуації. Бухгалтер повинен сам вибрати, яку операцію слід виконати в той чи інший момент.
Особливості бухгалтерського обліку в організації визначаються планом рахунків, тобто списком використовуваних рахунків бухгалтерського обліку. Одночасно особливості податкового обліку визначаються планом рахунків податкового обліку. Разом з типовою конфігурацією програми 1С:Бухгалтерія пропонується стандартний план рахунків. У зв’язку з прийнятою обліковою політикою вашого підприємства ви можете самостійно вибрати необхідні рахунки, редагуючи запропонований план рахунків.
Різна інформація, використовувана програмою при автоматизації бухгалтерського і податкового обліку, зберігається в довідниках. Деяка інформація, наприклад, окремі класифікатори Пенсійного фонду РФ, вже введена і не вимагає виправлення. Інформацію у багатьох довідниках слід ввести при початку роботи з програмою. До таких відомостей належать, наприклад, назву та реквізити організації. Часто довідники поповнюються в процесі повсякденної роботи з програмою.
Джерелом інформації для бухгалтерського і податкового обліку є численні первинні документи і роботу з ними в будь-бухгалтерській програмі відводиться важливе місце. При цьому деякі документи створюються безпосередньо в програмі, і вона повинна максимально спростити цю процедуру. Автоматична нумерація документів і підстановка потрібних дат, вибір значень з довідників замість введення інформації за допомогою клавіатури істотно прискорює і спрощує створення документів. Якщо в документах є розрахункова частина, наприклад, слід окремо виділити ПДВ, то програма автоматично виконає потрібні розрахунки.
Інші документи потрапляють в бухгалтерію з інших підрозділів або від сторонніх організацій. В цьому випадку слід ввести документ в комп’ютер, не змінюючи при цьому ніякої інформації. Звичайно, в ідеальному випадку слід було б скористатися сканером, щоб ввести оригінальний документ в комп’ютер, а потім автоматично перетворити його у вигляд, зручний для зберігання, але в програмі 1С:Бухгалтерія ця можливість не реалізована, хоча для полегшення введення використовуються різні довідники, які суттєво допомагають при введенні безлічі однотипних документів. Будь-який документ при необхідності можна роздрукувати. Як введені, так і створені документи зберігаються в програмі, щоб у будь-який момент їх можна було переглянути і при необхідності відкоригувати. Зручні засоби пошуку потрібного документа і продумана структура зберігання документів істотно полегшать роботу бухгалтера.
На жаль, документи в бухгалтерію не завжди потрапляють у встановлений термін і в потрібному вигляді. Іноді доводиться вводити інформацію не з документа, а з усного викладу, а відповідний документ з’являється значно пізніше. Хоча ця практика суперечить правилам бухгалтерського обліку, в дійсності вона зустрічається досить часто. Саме тому важливо, щоб програма дозволяла змінювати документи заднім числом, і такі зміни не порушували всі подальші операції, виконані після введення документа. В програмі 1С:Бухгалтерія ви можете довільно змінювати введені раніше документи, поки не виконані операції із закриття звітного періоду.
Для зручності всі введені документи групуються в журнали, причому в кожному журналі знаходиться безліч однотипних документів. Щоб ввести новий документ, слід відкрити журнал, який містить документи потрібного типу, і додати в нього документ. Ви можете працювати з платіжними та касовими документами, рахунками-фактурами і багатьма іншими документами. Введення і редагування всіх документів в програмі виконується з допомогою спеціальних форм.
При веденні бухгалтерського і податкового обліку основним поняттям є операція, що відображає реальну господарську операцію, яка раніше сталася в організації. Всі введені операції зберігаються в журналі операцій, який є основою для побудови будь-якого звіту у програмі. Більшість операцій створюється автоматично на основі інформації з первинних документів, однак деякі операції все ж доводиться вносити вручну. Чим краще бухгалтерська програма налаштована на особливості обліку на конкретному підприємстві, тим менше операцій вводиться вручну. В ідеалі, весь журнал господарських операцій повинен створюватися автоматично, але на практиці таке зустрічається досить рідко. Деякі регулярно виконувані операції описані в програмі як типові, що полегшує їх виконання, так як автоматизуються рутинні процедури. Ви можете створювати свої власні типові операції, хоча для цього потрібно досить добре знати особливості програми.
Будь-яка операція породжує одну або декілька проводок, які поміщаються в журнал проводок. Це дія легко виконується автоматично, вручну вводити проводки в журнал доводиться досить рідко. Звичайно, введення вручну операції і полягає в описі пов’язаних з нею проводок, так що фактично бухгалтеру все ж іноді доводиться описувати потрібні проводки, але це робиться через журнал операцій, а не безпосередньо в журналі проводок. У програмі розрізняються журнали проводок бухгалтерського і податкового обліку.
Необхідність ведення податкового обліку, поряд з бухгалтерським, суттєво збільшує навантаження на бухгалтерів, однак використання програми 1С:Бухгалтерія допомагає уникнути подвійного обліку. Для ведення більшості податкових регістрів достатньо інформації, одержуваної з первинних документів, які використовуються в бухгалтерському обліку. Додавши кілька документів, можна автоматично побудувати будь податковий регістр, а також сформувати необхідну податкову звітність. При веденні податкового обліку в програмі автоматизовані багато регламентні роботи, наприклад, нарахування амортизації або розрахунок вартості списаних товарів.
Особливістю програми 1С:Бухгалтерія є потужні засоби аналітичного обліку. Для цього у плані рахунків описані ознаки, за якими необхідно аналізувати кожен рахунок. Довідник, у якому зібрані використовуються ознаки, названий у програмі «субконто». Для кожного рахунка можна задати кілька субконто. Наприклад, у рахунку 45 «Товари відвантажені» в типовій конфігурації є три субконто – контрагенти, номенклатура і партії. При введенні операції за цим рахунком ви вибираєте конкретного контрагента та вид товару, а також партію товару. Надалі можна дізнатися, наприклад, вартість товарів вибраного типу, відвантажених конкретному одержувачу.
Результатом роботи програми є різноманітні звіти, які генеруються на основі інформації з журналів проведень. Безліч звітів об’єднуються в три групи. Регламентовані звіти призначені для передачі документів до податкової інспекції та різні фонди. Стандартні звіти, що дозволяють отримати інформацію по цікавлять розділах бухгалтерського обліку. У третю групу об’єднано ряд спеціалізованих звітів, орієнтованих на конкретну ділянку бухгалтерського обліку.
Для зручності роботи в програмі 1С:Бухгалтерія є безліч сервісних функцій. Бухгалтер може використовувати вбудований калькулятор, а для введення дат – календар. Є засоби обміну даними з іншими програмами, а також засоби спільної роботи декількох бухгалтерів. Також є і інші додаткові кошти.