Бухгалтерський Аутсорсинг: Плюси І Мінуси

Сутність бухгалтерського аутсорсингу
Законодавство Російської Федерації встановлює відповідальність керівників організацій за правильність ведення бухгалтерського обліку, але одночасно з цим передбачає можливі наступні варіанти реалізації даного обліку:
– установа бухгалтерської служби як структурного підрозділу, очолюваного головним бухгалтером;
– введення до штату посади бухгалтера;
– передача на договірних засадах ведення обліку централізованої бухгалтерії, спеціалізованої організації або бухгалтерові-фахівцеві;
– ведення бухгалтерського обліку особисто.
Третій пункт в даний час розглядається як найбільш перспективний спосіб організації бухгалтерського обліку в першу чергу для невеликих організацій і індивідуальних підприємців, у яких немає можливості та необхідності введення до штату посади бухгалтера. Такий спосіб організації обліку отримав назву бухгалтерського аутсорсингу (від англ. outsourcing – передача на договірній основі непрофільних функцій суб’єкта зовнішнім виконавцям, які спеціалізуються на реалізації конкретних видів послуг).
Доцільність переходу на бухгалтерський аутсорсинг визначається насамперед можливістю залучення зовнішніх ресурсів спеціалізованої бухгалтерської організації (аутсорсера) і скорочення за рахунок цього як вартісних, так і тимчасових витрат по веденню бухобліку. Це ставиться можливим завдяки так званому ефекту масштабу – аутсорсингова компанія, як правило, веде бухгалтерський облік декількох організацій, що дозволяє знизити частку умовно-постійних витрат на кожного клієнта і, як наслідок, загальну вартість послуг даної організації.
З метою дослідження об’єктивних передумов переходу на бухгалтерський аутсорсинг розглянемо очевидні плюси і мінуси такого способу організації бухобліку.
Плюси
Традиційно до числа основних плюсів організації обліку за схемою аутсорсингу відносять можливість нівелювання таких статей витрат як:
– заробітна плата штатного бухгалтера (відділу бухгалтерії);
– відрахування з фонду цієї заробітної плати;
– курсів підвищення кваліфікації бухгалтерів;
– технічне оснащення робочих місць бухгалтерів;
– установка спеціалізованого програмного забезпечення та його оновлення;
– придбання спеціальної літератури та довідкових матеріалів з бухобліку;
– закупівля канцелярського приладдя та ін
Крім перерахованого перехід на аутсорсинг позбавляє організації від складнощів, пов’язаних з відпусткою, хворобою, звільненням штатних бухгалтерів як найманих працівників, різних трудових спорів, відповідних нюансів трудового законодавства.
Тут також слід зазначити, що, звертаючись до спеціалізованих бухгалтерських компаніям, організація отримує, по суті, цілий штат кваліфікованих фахівців за суму часто в три, чотири рази меншу, ніж заробітна плата штатного бухгалтера.
Серед іншого окремо необхідно виділити, що перехід на аутсорсинг обумовлює принципову можливість відшкодування штрафів і неустойок за неправильне ведення бухобліку за рахунок організації-аутсорсера (у разі найму власного бухгалтера можливість утримання таких штрафів із заробітної плати бухгалтера – швидше, виняток з правил).
Мінуси
З метою дотримання об’єктивності також вкажемо на деякі негативні моменти, які можуть виникнути при переході на бухгалтерський аутсорсинг:
– можливість втрати конфіденційності внутрішньофірмової інформації;
– для великих компаній з великим об’ємом господарських операцій – зниження оперативності в обліку;
– слабка контрольованість діяльності аутсорсингових організацій;
– нерідко відсутність спеціалізації аутсорсингових організацій на тому виді економічної діяльності, який здійснює організація-закачик.
Прописуємо в договорі
Зазначені негативні моменти легко можна усунути шляхом внесення відповідних вимог до діяльності аутсорсера в пункти договору на бухгалтерське обслуговування. Даний договір є різновидом договору возмездного надання послуг, в якому у відповідності з Цивільним кодексом Російської Федерації прописуються перелік послуг, обов’язки та відповідальність організації-аутсорсера і організації замовника.
З урахуванням сказаного в число основних пунктів, що визначають відповідальність фірми аутсорсера, слід включити такі зобов’язання:
– складання та здача бухгалтерської та податкової звітності, надання всіх необхідних за законом відомостей та звітів в податкові органи та органи позабюджетних фондів в обсязі та строки, встановлені законодавством;
– компенсація аутсорсером штрафних санкцій за неправильне ведення бухгалтерського обліку, у т. ч. нарахованих податкової інспекцій штрафів за несвоєчасне подання податкових декларацій, некоректно зазначені суми податків і т. д. Винятком з цього правила є випадки, коли нарахування штрафів відбувається з вини організації-замовника (несвоєчасне надання аутсорсеру первинної документації, відмова від сплати податків, інших передбачених законодавством обов’язкових процедур);
– збереження конфіденційності отриманої аутсорсером інформації від організації-замовника;
– надання своєчасної інформації замовнику за всіх змін у чинному законодавстві з питань бухгалтерського обліку та оподаткування, стосуються діяльності замовника;
– надання роз’яснень податкових органів з усіх питань, що стосуються бухгалтерського обліку організації-замовника;
– ряд інших вимог, що забезпечують повноту, безперервність, своєчасність і несуперечність ведення бухгалтерського обліку організації-замовника.
Обсяг роботи
Одним з ключових пунктів в договорі на бухгалтерське обслуговування є обсяг роботи та перелік послуг, які покладаються на організацію-аутсорсер – чи це будуть окремі послуги з ведення бухобліку або комплексне обслуговування (від а до я), чи вони будуть носити разовий характер або здійснюватися на періодичній основі.
Як правило, в загальний перелік послуг аутсорсингових організацій входять наступні види діяльності:
– постановка (організація) бухгалтерського обліку, що включає в себе розробку документів, потрібних відповідно до чинним законодавством РФ і специфіки роботи Замовника:
облікова політика організації для цілей бухгалтерського обліку та оподаткування;
положення про порядок обліку та витрачання коштів на представницькі цілі та оплати послуг мобільного зв’язку;
проект наказу про затвердження ліміту залишку каси;
договори про матеріальну відповідальність;
інші необхідні документи;
– ведення бухгалтерського обліку фінансово-господарських операцій Замовника з використанням автоматизованих програмних засобів 1С, в т. ч.:
перевірка наявності і відповідності вимогам законодавства первинних документів;
обробка отриманих первинних документів, відображення їх у бухгалтерському та податковому обліку;
нарахування податків, інших обов’язкових платежів відповідно до законодавства РФ;
підготовка платіжних доручень до оплати;
оплата від імені і за рахунок Замовника нарахованих податків та інших обов’язкових платежів;
ведення аналітичного і синтетичного обліку;
оформлення і обробка банківських і касових операцій, обробка банківських виписок, кадрових документів;
ведення та обробка розрахунків з підзвітними особами;
ведення та обробка розрахунків з постачальниками і покупцями в рамках бухгалтерського обліку;
облік фіксованих активів;
розрахунок заробітної плати;
складання регістрів бухгалтерського і податкового обліку;
надання бухгалтерського балансу і розрахунку чистих активів на вимогу Замовника;
– ведення податкового обліку, у т. ч.:
заповнення і подання в електронному вигляді податкової звітності, отримання повідомлення про прийняття звітів та всіх необхідних за законом відомостей та звітів в органи позабюджетних фондів;
установка і супровід програмних засобів електронної здачі звітності.
В залежності від обсягу роботи, який буде виконувати аутсорсер, визначаються види первинних документів, що надаються аутсорсеру і періодичність його виїзду фахівців в офіс організації-замовника для збору цієї документації.
Вартість послуг
Вартість послуг аутсорсингової організації також знаходиться в прямій залежності від обсягу роботи по веденню бухгалтерського обліку. Як правило, при обчисленні кінцевої суми, яка буде виплачуватися замовником аутсорсеру (щомісячно, щоквартально або один раз на рік – вказується в договорі) приймаються до уваги: режим оподаткування замовника, обсяг його господарських операцій (насамперед кількість операцій з оприбуткування та реалізації товару, операцій по касі, розрахунковому рахунку замовника). Детальніше див., наприклад, на сайті “Центру бухгалтерського обслуговування “Російський Ринок””.
На практиці, щоб не перераховувати вартість послуг щомісяця (в залежності від фактичного обсягу роботи аутсорсера за місяць), у договорі вказується деяка усереднена сума, яка може переглядатися щокварталу, раз у півріччя чи раз у рік.
Підводимо підсумки
В даний час сфера аутсорсингу в Росії постійно розвивається. Статистика свідчить, що бухгалтерський аутсорсинг, який отримав широке поширення на Заході, поступово знаходить своє застосування і у вітчизняній практиці. При цьому правомірно зробити висновок, що для великих компаній доцільність переходу на бухгалтерський аутсорсинг не є однозначною і вимагає детального аналізу в умовах конкретної управлінської ситуації. У той же час для невеликих організацій і індивідуальних підприємців перехід на бухгалтерський аутсорсинг представляється сьогодні єдино оптимальним і практично безальтернативним способом мінімізації витрат на ведення бухгалтерського обліку при одночасному дотриманні всіх вимог російського законодавства.