Корпоративний Портал На Допомогу Hr
З точки зору HR корпоративний портал може стати незамінним інструментом взаємодії з співробітниками і великою підмогою в організації роботи самої кадрової служби. Звучить оптимістично. А які конкретно можливості дає корпоративний портал HR?
Кадрове діловодство
Підготовка, узгодження і затвердження різних документів – невід’ємна складова обов’язків HR і далеко не найприємніша. Тут виникає відразу кілька проблем.
Організація і пошук документів
Різноманітність документів, з якими мають справу співробітники HR, вражає: посадові інструкції, накази, плани, списки співробітників, статистика і багато іншого… Де ж зберігаються їх форми і зразки? Найчастіше на персональному комп’ютері кожного кадровика, а іноді і не кожного. Через відсутність єдиного сховища і можливості синхронізації даних, знайти потрібний і актуальний документ в короткий термін стає непосильним завданням.
Цю проблему легко вирішити, організувавши єдину бібліотеку документів HR на корпоративному порталі. Співробітники отримають онлайн доступ до форм, бланків, зразків, причому кожен в міру своїх компетенцій. Завжди бути в курсі змін документів дозволять автоматичні повідомлення по електронній пошті. Паралельно можна створити вікі-ресурс з поясненнями, порадами та кращими практиками щодо заповнення, підготовки та подальших дій з документами.
Обробка заявок співробітників
Щодня в відділ кадрів звертаються із заявками на оформлення відрядження, відпустки, отримання довідки, прийом на роботу і т. п. При цьому збір підписів, пошук і очікування потрібних людей може розтягнутися на кілька днів. Електронні заявки на корпоративному порталі скорочують даний час до півгодини. Заявки завжди доступні на порталі, їх просто заповнювати, про всіх поданих заявках відповідальним особам приходить повідомлення. Порівняно з паперовими варіантами електронні заявки нікуди не губляться, їх можна знайти в будь-який час. Приклад використання електронних заявочних форм дивіться на відео.
Зменшення витрат
Економії, якої дозволяє домогтися корпоративний портал можна присвятити окрему розмову. Основні статті скорочення витрат: ЗП, відрядження, друк документів. На наступному відео один з численних кейсів в підтвердження.
Для HR також важливою буде можливість зменшити витрати на навчання персоналу. На базі корпоративного порталу компанії можна організувати повноцінний корпоративний університет з онлайн заняттями, що обійдеться значно дешевше регулярної відправки співробітників на курси поза компанії, враховуючи вартість тренерів, робочого часу, витраченого на проїзд і т. п.
Корпоративна культура
Важливими чинниками становлення та розвитку корпоративної культури є внутрішні корпоративні комунікації. Ось тут корпоративний портал представляє велику цінність для HR. Першим ділом на порталі слід створити окремий розділ, присвячений історії, місії та цінностей компанії, опублікувати Кодекс ділової етики.
Єднання співробітників, їх розуміння суті бізнесу сприяють новини на порталі: офіційні і неофіційні внутрішні новини, а також інформація про події в галузі.
Розвинути взаємовиручку і командний дух допоможе система голосування за колег на порталі. Так, наприклад, кожен співробітник може проголосувати за колегу в подяку за допомогу у вирішенні робітничого питання або просто гарний настрій. Голоси переводяться в бали і накопичуються на особистому рахунку працівника. На ці бали в Інтернет-магазині можна купити брэндированную продукцію компанії або всілякі сувеніри з логотипом підприємства. Альтернатива Інтранет-магазину – розміщення працівників з найвищими балами на дошці пошани знову ж на корпоративному порталі.
Корпоративні заходи і свята також впливають на ціннісні орієнтири співробітників. Як використовувати при цьому портал? Наприклад, оголосіть до 1 травня фотоконкурс на краще робоче місце співробітника. В фотогалереї компанії достатньо створити відповідний альбом. Далі співробітники можуть голосувати за вподобані фото, залишаючи коментарі.
Адаптація персоналу
Не секрет, що новий співробітник почне приносити прибуток компанії і отримувати задоволення від роботи тільки після того, як опанує принципами роботи в компанії, налагодить відносини з колективом і ознайомиться з внутрішніми бізнес-процесами.
Розділ “Новому співробітнику”, як складова корпоративного порталу, допоможе у швидкій і доступній формі дізнатися про головне компанії, її цілях та стратегіях, процедурах і традиціях. Розділ може містити щось на зразок “Курсу молодого бійця”, щоб допомогти новачкові швидше зорієнтуватися, не відволікаючи інших фахівців від роботи.
Наочна організаційна структура компанії і можливість переглянути профіль кожного співробітника допоможуть новоприбулого швидше запам’ятати імена колег, скоординувати свою поведінку. Інші співробітники також зможуть краще дізнатися про новачка зі сторінок розділу “Кадрові зміни” та його профілю на корпоративному порталі. Побачивши своє фото на порталі, новий співробітник легше відчує себе прийнятим в команду.
Навчання
Фінансові вигоди організації навчання на базі корпоративного порталу вже згадувалися вище. Можливостей, тут також величезна безліч. На порталі можна створити базу тематичних відео-уроків, навчальних презентацій, статей. З допомогою настроюваних опитувань легко проводити атестацію отриманих знань у вигляді тестів.
Корпоративний портал полегшує і організацію очних занять на підприємстві: співробітники мають можливість подивитися на порталі розклад тренінгів, надіслати заявку на участь.
Зворотний зв’язок
Нагальна проблема у більшості компаній – брак зворотного зв’язку, як між відділами, так і між керівництвом і підлеглими. Ситуацію не складно поліпшити, з допомогою корпоративного порталу.
Найпростіше засіб зворотного зв’язку, доступне на порталі – опитування. Вони можуть виявляти настрою в колективі, визначати думку більшості з певного питання. Результати опитувань можна використовувати в якості джерела статистичних даних.
Ще один важливий інструмент – форум. Тут корисно буде створити окремий розділ: “Питання керівництву”. Не зайвою буде і анонімна форма зворотного зв’язку із керівниками.
Поліпшити взаєморозуміння співробітників з менеджментом дають можливість особисті блоги управлінців. Менш формальний мову блогів більш ефективно доносить ідеї і вимоги керівника до підлеглих.