Ведення бухгалтерського обліку в Excel, частина перша

Для ведення повноцінного бухгалтерського обліку бажано використовувати спеціалізовану бухгалтерську програму, налаштовану на особливості господарської діяльності конкретного підприємства. Однак у деяких випадках придбання такої програми і настроювання буде коштувати дуже дорого, крім того, її впровадження може розтягнутися на досить тривалий час. Якщо господарських операцій мало, то використання спеціалізованої програми навряд чи вигідно. Разом з тим, вести весь облік вручну надзвичайно незручно, так що бажано автоматизувати хоча б найбільш трудомістку частину бухгалтерського обліку. Ведення архіву документів автоматизувати досить важко, та й недоцільно. Бухгалтер без особливої праці складе потрібний документ в текстовому редакторі Word, роздрукує його і підшиє у справу. Разом з тим, ведення журналу операцій та розрахунок на її основі фінансових результатів — процес досить трудомісткий і вимагає великої уваги. Легко допустити помилку при ручному накопиченні великої кількості чисел, так що дані дії бажано автоматизувати. Краще всього для ведення журналу господарських операцій та побудови звітів використовувати програму для роботи з електронними таблицями Excel, поєднує в собі простоту освоєння і потужні засоби обробки інформації.
Наведений нижче приклад не претендує на повноту і завершеність. Він тільки описує можливі прийоми застосування електронних таблиць Excel в бухгалтерії, а розробити таблиці для конкретного підприємства потрібно буде самостійно. Однак з використанням описаних прийомів це досить легко зробити будь-якому користувачеві, навіть не надто добре знає Excel.
Запустіть програму Excel, і буде створена нова робоча книга, яка складається з трьох аркушів. В процесі роботи ми розмістимо інформацію на декількох аркушах, додавши нові листи при необхідності. Почати слід із створення журналу господарських операцій. Клацнувши правою кнопкою миші на ярлику першого аркушу, розташованому в лівому нижньому куті сторінки, виберіть команду Перейменувати у допоміжному меню і введіть нове ім’я — Журнал операцій.
Виділіть сім осередків у першому рядку таблиці і натисніть кнопку об’єднання осередків на панелі інструментів. Виділені комірки об’єднуються в одну. Введіть заголовок Журнал господарський операцій. При бажанні ви можете змінити шрифт і колір заголовка. Далі слід у другий рядок ввести назви заголовків стовпців. Введіть в клітинки A2-по G2 наступні назви: Дата, Дебет, Деб. Субрах., Кредит, Кред. Субрах., Сума, Зміст. Слід зазначити, що рахунки і субрахунки будуть вводитися в різні комірки. Наприклад, для введення кредиту рахунку 19.1 слід ввести в стовпець Кредит значення 19, а в стовпець Кред. Субрах. Значення 1. Якщо ж субрахунок відсутній, то стовпець? Кред. Субрах. нічого не заноситься. Аналогічно заповнюються клітинки у стовпці Дебет і Дєб. Субрах. Призначення осередків у стовпцях Дата, Сума і Зміст зрозуміло з їх назв.
У найпростішому випадку всі операції в журнал вводяться вручну. Кожний рядок відповідає одному господарської операції. Заповнюєте потрібні комірки, і операція описана в журналі. Слід зазначити, що для зручності в третьому, п’ятому та сьомому стовпцях встановлюється вирівнювання по лівому краю, а в інших — по правому. У сумах відображаються два розряди після коми. Заголовки стовпців виділені жирним курсивом і вирівняні по центру. Крім того, слід підібрати підходящу ширину стовпців. Однак все це ніяк не впливає на логіку роботи, а тільки покращує зовнішній вигляд таблиці. Ви можете вибрати те форматування, яке вам більше подобається.
Для автоматизації обробки журналу скористаємося автофільтром. Клацніть мишею на будь-якій комірці всередині списку, після чого виберіть пункт меню Дані — Фільтр — Автофільтр. У правій частині кожної клітинки заголовка з’явиться кнопка зі стрілкою. При натисканні цієї кнопки відкривається список зі значеннями, за якими можна відфільтрувати журнал. Наприклад, натисніть кнопку зі стрілкою в стовпці Дебет, і буде відкритий список рахунків.
Виберіть потрібний рахунок, і у списку залишаться лише операції з використанням даного рахунку по дебету. Щоб знову показати всі операції, слід знову натиснути кнопку зі стрілкою в стовпці Дебет і вибрати елемент Все відкривається списку. Ви можете вибрати одночасну фільтрацію по декільком значенням, наприклад по дебету одного рахунку і кредиту іншого. Аналогічно можна вибрати відібрати операції з потрібними датами або сумами. Можна поставити більш складну умову для фільтрування, вибравши елемент списку, що відкривається Умова. На екрані з’явиться діалог, в якому ви можете задати будь-яка умова, наприклад, сума операції повинна бути більше 100 і менше 1000 або дата більше 1 січня звітного року.
Після того, як відібрані тільки ті записи, можна дізнатися суму чисел у стовпці Сума. Для цього введіть у комірку I2 формулу =ПРОМІЖНІ.ПІДСУМКИ(9;F:F). У комірці з’явиться відображаються сума чисел у стовпці F. Вибираючи різні значення автофільтра, відбираючи операції з потрібними датами і рахунками, ви зможете дізнатися обороти і залишки по різних рахунках. На основі цієї інформації можна скласти вручну будь бухгалтерський звіт. Таким способом можна за короткий час виконати мінімальну автоматизацію своєї роботи. Розглянемо, як можна з допомогою Excel ще більше полегшити свою працю.
Вводити і редагувати операції в журнал господарських операцій можна за допомогою спеціальної форми. Клацніть мишею на будь-якій комірці у списку операцій і виберіть пункт меню Дані — Форма. На екрані з’явиться діалог, що дозволяє вводити нові операції і змінювати введені раніше.
У заголовку діалогу виводиться назва листа, на якій розташований список. У лівій частині діалогу розташовані поля, які потрібно заповнити для введення запису в журнал. Зверніть увагу, що заголовки полів взяті з заголовків відповідних стовпців таблиці. За допомогою смуги прокрутки, розташованої праворуч, ви можете вибирати потрібну запис журналу. При цьому номер запису загальна кількість записів виводяться в правому верхньому куті програми, наприклад 1 з 5. Для переходу до попередньої і наступної запису можна також натискати кнопки Назад і Далі, відповідно.
Якщо ви внесете зміни в будь-яке поле і перейти до іншого запису, всі зміни будуть внесені у відповідні клітинки таблиці. Щоб скасувати зміни до того, як ви перейшли до іншого запису, потрібно натиснути кнопку Повернути. Натиснувши кнопку Видалити, видалити поточний запис з журналу. З допомогою цих прийомів можна редагувати введені раніше запису.
Якщо ви спробуєте перейти до запису, наступної за останній, в діалозі з’явиться повідомлення Нова запис і всі поля будуть очищені. Введіть потрібні дані та натисніть кнопку Додати. Потрібна запис буде додано в кінець списку і в діалозі вам буде запропоновано ввести ще одну запис. Так ви можете ввести потрібну кількість записів у журнал, після чого потрібно натиснути кнопку Закрити, щоб закрити діалог і повернутися до роботи з електронною таблицею.
Аналогічні форми автоматично створюються для всіх списків Excel. Якщо вам більше подобається вводити дані в поля діалогу, а не безпосередньо в комірки таблиці, використовуєте це засіб Excel. Досить клацнути мишею всередині списку і вибрати пункт меню Дані — Форма.
У наступних частинах статті буде розглянуто прийоми, що дозволяють створити основні бухгалтерські звіти на основі створеного журналу операцій.