fbpx

Автоматизація створення документів

У традиційному діловодстві зазвичай виділяють три групи завдань:
– Документування (процеси складання, оформлення і погодження документів).
– Організація роботи з документами (забезпечення руху документів).
– Організація зберігання документів.
Складання та оформлення документів повинно здійснюватися за певними правилами. Державними стандартами у сфері діловодства і документаційного забезпечення управління передбачені уніфіковані форми для ряду документів. Крім цього, документи, призначені для використання всередині підприємства, повинні відповідати прийнятим корпоративним стандартам. Всі документи прийнято класифікувати як організаційно-розпорядчі або облікові документи. До організаційно-розпорядчих документів відносяться накази, протоколи, довідки, листи, розпорядження. ГОСТ Р 6.30-2003 (“Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно – розпорядчої документації”) визначає склад і розташування реквізитів організаційно-розпорядчих документів. Облікові документи – це рахунки, накладні, касові, платіжні документи, без заповнення передбачених законом реквізитів вони не можуть бути підставою для здійснення операцій.
Складання асоблютно будь-яких документів можна автоматизувати, будь то документи на будівельні проекти або використовуються в громадському харчуванні, в яких додатково описується ще технологічний процес – все це дуже зручно і оперативно можна створити, використовуючи спеціальні програми, призначені для автоматизації складання документів.
Якщо функції документування виконуються автоматизованою системою, то процес створення та реєстрації документів суттєво спрощується, оскільки виключаються помилки в оформленні документа заданого типу, при створенні нового документа система автоматично присвоює йому необхідні реквізити чи заповнює реквізити нового документа інформацією, скопійованої з документа-підстави, кожен документ реєструється в системі, і зберігається в єдиній базі даних. Створення нового документа може відбуватися за ініціативою користувача або автоматично на певному етапі виконання бізнес-процесу.
Автоматизація діловодства переводить на новий якісний рівень вирішення завдання організації роботи з документами:
Ще на стадії впровадження автоматизованої системи проводиться аналіз і оптимізація документообігу. Складаються чіткі схеми руху кожного типу документа. Визначаються особи, відповідальні за виконання кожного етапу роботи над документом.
Розмежування прав доступу забезпечує послідовну роботу над електронним документом декількох користувачів.
Поточний стан кожного документа можна контролювати.
Легко отримати аналітичний звіт довільної форми про стан конкретного документа, групи документів та ін
Налагоджується обмін документами з територіально віддаленими користувачами, які отримують доступ до системи по каналах INTERNET/INTRANET.
Діловодство,
технологічний процес