Беріть участь у виставці – поради професіоналів

Вибір виставки
Вибираючи виставку для участі, приймайте до уваги її розкрученість. Краще буде, якщо ви спочатку відвідайте виставку, як відвідувач. Зверніть увагу, достатньо реклами розміщують організатори, багато відвідувачів, беруть участь Ваші конкуренти. Дізнайтеся наскільки регулярно ця виставка проходить і скільки відвідувачів зібрала в минулі роки. Якщо виставка здається для вас дорогувато, а її цільова аудиторія багато в чому збігається з типовим портретом вашого клієнта, варто подумати хоча б про заочній участі у заході. Заочна участь також дає можливість поширити свої рекламні матеріали і, таким чином, потрапити в руки цільового відвідувача виставки.
Форма участі
Існує дві форми: очна та заочна. З першою все зрозуміло: ви укладаєте договір з організатором, оформляєте свою експозицію і працюєте по повній програмі. Це досить дорого і забирає багато часу на підготовку, так що підходить тільки для найбільш важливих виставок, в доцільності участі в яких ви впевнені. Компанії, які вибирають заочну форму, безпосередньо не працюють на виставці. Але вони можуть представити свою продукцію в експозиції, оформленої організаторами, або з дозволу організаторів, продемонструвати свою продукцію на стенді партнерів. При цьому рекламні буклети потраплять до цільового відвідувача виставок, а це краще, ніж нічого, вигідно з точки зору витрат, також часто це єдина можливість бути представленим на виставках у далекому місті і ви не готові організувати там очну експозицію. або коли одночасно проходить кілька цікавих для вас виставок і ви не хочете втрачати свій шанс.
Підготовчий етап
Це верстка бюджету та плану підготовчих заходів. Тут важливо дотримуватися графіка і не економити на якості рекламних матеріалів. Якщо ви маєте намір брати участь у виставці, то підготовка повинна початися практично за рік. Як мінімум за півроку до виставки ви вже повинні точно знати, як і що буде представлено, які співробітники будуть працювати на виставці. За три місяці до початку виставки повинна стартувати кампанія із залучення відвідувачів до вашого виставкового стенду. І, нарешті, у вас повинно залишитися не менше двох тижнів на усунення всіх дрібниць і недоробок. Ні в якому разі не можна зривати терміни підготовки. Дуже часто можна спостерігати, як в перший день виставки деякі учасники ще доробляють свої експозиції, втрачаючи можливих клієнтів і дороге виставковий час.
Бюджет
Якщо ви вже вирішили взяти участь у виставці, і визначилися з формою долі, то будьте готові нести витрати і не економити. Фінансову сторону необхідно планувати в самому початку, і якщо є сумніви, вибрати невелику площу забудови. Але часто, безпосередньо в ході виставки, рішення взяти мінімальну площу вже не здається таким правильним. Чим менше площа, тим більше роблем для потенційних клієнтів, на невеликій площі важко організувати повноцінне спілкування між стендистами та відвідувачами виставки. На чому ні в якому разі не можна економити – це на якості: виставкового обладнання, банерів з рекламою компанії, поліграфічного виконання рекламних буклетів і проспектів. Все це – елементи просування вашої торгової марки, імідж вашої фірми і вашої продукції. Це не означає, що треба неодмінно замовляти виставкове обладнання у найдорожчою фірми з продажу виставкових стендів, але і доручати дизайн менеджера з продажу, а виготовлення власників банера – комірнику не можна ні в якому разі. Якщо ви берете участь у виставці, то у вас вже має бути своє рекламне агентство або спеціалізована фірма з продажу рекламного обладнання. Там же допоможуть з дизайном стендів.
Вибір продавця виставкового обладнання
Спробуйте навести довідки про якості роботи підрядника у своїх знайомих, не полінуйтеся відвідати офіси спеціалізованих фірм. У будь-якому випадку, перевагу краще віддати тій спеціалізованій фірмі, у якої на складі є готові конструкції. Це гарантія того, що замовлення буде виконано в строк.
Розробка дизайну композиції
Розробка дизайну виставкового стенду – найважливіший елемент підготовки до виставки. Продумайте розташування частин – зони, де розміщуються зразки і зони, де можна проводити переговори з клієнтами. Бажано включити до складу виставкової експозиції і так званий стопер – об’єкт привертає увагу, змушує проходять повз відвідувачів зупинитися біля стенду. Так багато компаній, постачальники продовольчих товарів, розміщують на другому поверсі стенду ресторанчик. Інші фірми використовують на своїх виставкових стендах гостьові цукерки та напої, це теж сприяє тому, що відвідувачі найчастіше зупиняються, що дає можливість зав’язати розмову.
Підготовка персоналу
Робота на виставці вимагає особливих навичок. Скільки б не було відвідувачів у вашого стенду, жоден не повинен залишатися без уваги: привітна посмішка, ввічливе прохання почекати закінчення переговорів з іншим клієнтом і пропозицію познайомитись поки із зразками товару і рекламними буклетами не віднімають багато часу, але працюють на позитивний імідж компанії. Варто серйозно задуматися і про те, яких ще співробітників, крім стендистів, відправити на виставку. Потрібно володіти технікою ефективних переговорів і презентації, вміти відповідати на найскладніші питання відвідувачів і знімати своє психологічне напруження. Стендисти повинні бути охайно одягнені, обов’язково наявність бейджа у кожного. Доцільно присутність на виставці топ-менеджерів компанії для ведення персональних переговорів з важливими клієнтами.
По завершенню виставки
Серйозна помилка, яку, тим не менш часто допускають недосвідчені учасники виставок – це неувага до її результатами. Оцініть обсяг і якість зібраної інформації, кількість і активність відвідувачів вашого стенду, з’ясуйте основні питання, які цікавили відвідувачів. Ретельний аналіз вашої власної виставкової практики дозволить зробити правильні висновки і добитися максимального ефекту при роботі на наступних експозиціях. Підведення підсумків – один з найбільш принципових моментів виставки, без якого ефективність участі зводиться на немає. Виставка – це комплексний захід, який працює на вашу перспективу. Як і в будь-яких інших видах маркетингу, краще всього тут працює системний підхід. Бажаємо вам успішної участі у виставках!
Мобільні виставкові стенди – ЦК Русьинновация