Як уникнути рутинної паперової роботи? Запитайте у системи Автодок!

Хочемо ми того чи ні, рутинна паперова робота з безліччю самих різних документів стала невід’ємним атрибутом життя кожної сучасної людини. Що ж говорити про бухгалтерів, банківських працівників і юристів, для заповнення яких наборів типових документів часом займає більшу частину робочого часу, а складні та об’ємні форми, в яких доводиться в кількох місцях вписувати одну і ту ж інформацію, вимагають ще і колосальної уваги клерка.
Взяти, приміром, процедуру заповнення типового договору купівлі-продажу. У людини, який, в силу якихось обставин, стикався з цим лише одного разу, навряд чи виникають якісь складнощі з цього приводу. Проте складно навіть уявити, як доводиться відчувати себе юристу, пролистывающему один і той же документ по кілька десятків разів на день, кожен раз вишукуючи очима потрібний пункт і заповнюючи його новими реквізитами.
Напевно, кожен з нас хоч раз в житті замислювався про зміну професії. Варто лише здогадуватися які думки знаходяться в голові рядового клерка, який сидить над підготовкою десятка наказів про відрядження.
Напевно кожен з нас рано чи пізно задавався питанням – як зробити цю тяжку роботу простіше, швидше, не побоюючись помилок?
Тепер давайте підійдемо до цього питання з іншого боку. Уявіть себе на місці керівника відділу діловодства якогось підприємства. Залишивши емоції осторонь, подивимося правді в очі, так чи інакше, але частина персоналу доводиться тримати саме для цієї низькокваліфікованої, по-справжньому машинної роботи. Студентки заочних відділень, школярки на канікулах, кого тільки не доводиться шукати на ці вакансії.
І найголовніше – Ви платите їм гроші. Ваші гроші.
Саме тому, провівши простий розрахунок окупності інвестицій, більшість керівників схиляється до переходу на системи автозаповнення і підготовки документів. Перехід від «ручного праці» дійшов, нарешті, до цієї сфери.
Тут, однак, криється серйозна проблема. Незважаючи на об’єктивний попит на програмні продукти такого роду, ця ніша досі є якщо не порожній, то заповненої вкрай бідно. Так, великі компанії, що мають власні відділи інформатизації, можуть собі дозволити виділяти кошти на створення програмних продуктів під власні потреби. А як бути індивідуальним підприємцям, малому бізнесу та іншим людям? Адже комплексної системи, яка включала б в себе підготовку шаблонів документів, створення власних, підготовку пакетів документів по створюваним бізнес-сценаріїв, і мають централізований архів записів, просто не існувало.
На щастя, кілька років тому компанія EleWise вже зробила перший крок назустріч усім, хто хоче зробити свою роботу з документами швидкою і ефективною, і зараз рада оголосити про продовження роботи в цьому напрямку і вихід версії 2.0, який вже зарекомендував себе з найкращої сторони програмного продукту АвтоДок.
АвтоДок – це система автозаповнення типових документів та пакетів документів на основі шаблонів.
Приємний і інтуїтивно зрозумілий інтерфейс програми був розроблений таким чином, що інтерактивні автоматизовані шаблони можуть створюватися у MS Word або MS Excel звичайними користувачами, які не володіють навичками програмування. У версії 2.0 з’явилася можливість працювати з Open Office. У цьому одне з ключових, але далеко не останніх, вигідних відмінностей системи АвтоДок від інших програмних продуктів і систем схожої спрямованості.
Знайдіть співробітникам краще застосування – заповненням документів займеться Автодок.
При розробці продукту співробітники компанії, перш за все, прагнули зробити максимально функціональний і в той же час простий і зручний повсякденний інструмент, зрозумілий як IT спеціалістам, так і звичайним користувачам офісних додатків. Ці простота і легкість в установці, налаштуванні і роботі і дозволили зробити АвтоДок максимально доступним для кожного кінцевого споживача – будь то індивідуальний підприємець, провідний своє сімейне справу або бухгалтерський відділ великого державного підприємства.
Вам не потрібно бути програмістом, інженером або конструктором. Ми вже про все подумали за Вас.
Враховуючи те, що необхідність автоматизації роботи з документами не залежить від розміру підприємства і актуальна як в малому, так і в середньому, і у великому бізнесі, система АвтоДок має дві версії: локальну (персональну), більш затребувану в роботі малих підприємств, і мережеву, при використанні якої з’являється можливість організації єдиного сховища шаблонів і документів на підприємстві з можливістю розмежування прав доступу та системою ведення статистики, що є необхідною умовою для впровадження в підприємствах середнього та великого бізнесу.
Перелік основних операцій, які візьме на себе АвтоДок: підготовка документів; розставляє закінчення в необхідних відмінках для прізвища, імені та по батькові; (користувач завжди вводить ПІБ в називному відмінку); автоматично формує прописи для введених дат, сум; автоматично друкує задану кількість документів; дозволяє працювати і здійснювати автоматичні перевірки правильності введення для наступних типів: Гроші, Рядок, Текст, Ціле число, Дробове число; дозволяє працювати з складовими типами і автоматично формує текстові блоки для:
– ПІБ
– Паспортні дані
– Реквізити організації
– Поштову адресу
– Дані автомобіля
– Заносить введену запис в архів.
При введенні даних можливо 2 режиму роботи. У 1-му режимі користувач бачить перед собою форму вводу, на якій показані всі поля. У 2-му режимі користувач бачить тільки поточне поле введення і місце в документі MS Word або MS Excel , куди дане поле буде підставлятися. Користувач може перемикатися між 2-ма режимами “на льоту”.
АвтоДок веде архів записів і пошук по архіву за всіма полями запису.
Сфера застосування цієї системи обмежується лише Вашою уявою і простягається від автоматизації заповнення договорів і типових документів, бланків, наказів, розпоряджень, листів, юридичних та презентаційних документів до автоматизації цілого бізнесу, як, наприклад, монотонної роботи бухгалтерського відділу.
Крім користувальницької доступності і високої функціональності системи АвтоДок, інший пріоритетним завданням компанії EleWise було прагнення зробити і максимально дешевий програмний продукт. Що, в період загального економічного спаду, для багатьох стало вирішальним при остаточному виборі робочого інструменту.
Давайте зробимо простий розрахунок окупності інвестицій:
Припустимо, співробітник заповнює 20 документів в день (22 робочих дня в місяць). Всього заповненням документів займається 3 людини. Їх заробітна плата становить 15 000 рублів на місяць.
Після впровадження мережної версії АвтоДок 2.0 на 3 робочих місця продуктивність праці зростає приблизно в 3-5 разів.
Простий математичний розрахунок показує, що зараз із заповненням документів може впоратися одна людина (або три людини будуть зайняті неповний день). Отже, два звільнилися людини ми можемо використовувати для інших робіт. Так ми отримуємо економію 30 тисяч рублів в місяць.
Які витрати необхідні для впровадження системи?
По-перше, вартість мережевої версії на 3 робочих місця становить 10 450 рублів. По-друге, для впровадження системи і складання шаблонів необхідно 2 тижні роботи фахівця вартістю 30 тисяч рублів.
Отже, вартість впровадження становить 10 450 + 30 000/ 2 = 25 450 рублів.
Отримуємо, що навіть якщо враховувати якесь «гальмування», яке спостерігається при впровадженні будь-якої інформаційної системи, окупність впровадження відбудеться через 1-2 місяці робіт.
Компанія EleWise www.auto-doc.ru