Юридична адреса та вибір приміщення

В даний час фірма, ТОВ повинна бути зареєстрована за місцем свого знаходження. На момент реєстрації ви можете ще не знати, де ви будете перебувати. З вами можуть не укладати договір довгострокової оренди (та й не з ким). До питання отримання юридичної адреси потрібно ставитися дуже серйозно.
Для початку роботи і на момент реєстрації фірми можна отримати гарантійний лист тієї організації, у якій Ви збираєтеся орендувати приміщення до моменту укладення договору оренди, в якому буде зазначено юридичну адресу.
Можна домовитися з ким-небудь із знайомих, хто має у власності нежитлові приміщення, і зареєструватися у них. Як варіант (для реєстрації фірми і на перший час до початку роботи фірми), укласти договір на поштово-секретарське обслуговування. Вартість залежить від обсягу послуги. Адреси з секретарським обслуговуванням дорожче, але краще. Якщо хтось буде приймати і передавати вам кореспонденцію, що надходить на адресу вашої організації, і відповідати за номером телефону, вказаний при реєстрації, ви виключаєте проблему юридичної адреси.
Адреси ці зазвичай серійні, фірм на них зареєстровано багато, але Ви скористаєтеся цими послугами тимчасово, до укладення договору оренди, і до то ж якщо ви реєструєте нормальне легальне підприємство і не будете ховатися від податкової інспекції, з Вами завжди можна буде зв’язатися.
Коли з’явиться можливість, краще перереєструвати фірму на адресу постійного місцезнаходження. За законом ви зобов’язані це зробити. А закон краще не порушувати, собі дорожче встане.
І ще, при зміні юридичної адреси Вам необхідно внести зміни до СТАТУТУ Товариства, а це, як Ви розумієте, додаткові витрати.
Отже, що б не нести зайвих витрат, краще всього після прийняття рішення про створення організації безпосередньо зайнятися питанням пошуку приміщення для бізнесу. Справа в тому, що відповідні варіанти з’являються рідко, існують недовго і тривалість їх підбору непередбачувана. Ідеально, щоб ви зняли приміщення одночасно з виходом документів з реєстрації і відкриттям розрахункового рахунку, а вони збіглися з початком вашої діяльності.
При виборі місця для оренди чітко визначитеся, яке вам необхідно (саме необхідно, а не підійде) приміщення і де. Вирішіть, скільки ви готові платити за оренду. Після цього приступайте до пошуків. Не виходьте за рамки критеріїв підбору. Всі три складові повинні співпасти (який, де, скільки). Вам не підійде приміщення, куди не поїдуть клієнти або яке не буде відповідати іміджу вашого підприємства. Вас не влаштує приміщення, яке не відповідає за технологічним можливостям. Ну і, звичайно, ви не зможете платити за нього більше, ніж у вас є грошей.
Приміщення необхідно брати тільки тоді, коли ви повністю впевнені, що воно вам підходить. Не намагайтеся переконати себе, що воно, загалом-то, нічого, що машина тут все ж впишеться, клієнти знайдуть, персонал як-небудь рассядется і т. п. Якщо не підходить, то не підходить. Без варіантів. Переїзди згубно позначаються на бізнесі.
Для початку в невідповідному місці ви можете просто не розвинутися. Навіть якщо і вдасться піднятися, то при переїзді необхідно перенести телефони, що не завжди можливо, оповістити всіх клієнтів, що вимагає часу, змінити координати у всіх джерелах інформації і не повторити колишніх помилок.
Коли ви будете шукати приміщення, ваше підприємство ще може знаходитися в стадії реєстрації. Відповідно друку та реквізитів у вас ще не буде. Орендодавцю пояснюйте це, не соромлячись. Ситуація цілком нормальна, не така рідкісна. Зазвичай друга сторона погоджується взяти заставу готівкою і почекати пару тижнів.
Що необхідно з’ясувати при обговоренні умов оренди:
Чи має право орендодавець здавати приміщення в оренду, тобто чи є у нього право власності на дане приміщення.
На який строк укладається договір оренди. До одного року, вважається короткостроковий договір, більше одного року — довгостроковий договір, який у відповідності з Цивільним кодексом РФ необхідно реєструвати в державних органах.
Чи оподатковується орендна плата ПДВ. Якщо ви платите, то вам завжди кращі умови з зазначенням ПДВ у рахунок-фактурі та акті виконаних робіт. Вони видаються за підсумками оренди кожного місяця. Уточніть двічі, на початку розмови і наприкінці. Різниця для вас 18% від суми.
Яка вартість оренди обговорюється — з ПДВ чи без ПДВ. Різниця все ті ж 18% — чимало. Теж уточніть двічі.
Входять у вартість оренди комунальні платежі (електроенергія, вода, вивезення сміття, охорона. Несе матеріальну відповідальність охорона.
Як часто змінюється вартість оренди і послуг. Від чого це залежить.
Уточніть графік платежів. Чи беруть передоплату за останній місяць оренди. Інакше після укладення договору вас може чекати неприємний сюрприз у вигляді подвійного першого платежу.
Платні чи ні вхід і в’їзд клієнтів до вас. Як вони будуть оплачуватися (готівковий, безготівковий).
Дізнайтеся, які комунікації проходять через потенційне приміщення. Як часто відбуваються їх ремонт та обслуговування. Хто це робить. Плануються взагалі якісь ремонти, перенесення комунікацій і коли.
Чи проводиться перерахунок орендної плати у разі, якщо ви не можете користуватися приміщенням з-за ремонту та обслуговування тих же самих комунікацій. Як він виробляється.
Як відбувається поточна експлуатація (наприклад, ремонт електропроводки та перенесення розеток і вимикачів, ремонт сантехніки). Чи потрібно за це платити, скільки і як (готівкові, безготівкові, робочого, підприємству тощо).
Режим роботи підприємства. Умови виходу на роботу у вихідні і святкові дні. Можна працювати понаднормово і цілодобово.
Дізнайтеся, чи можна повісити рекламний щит вашої організації на під’їзді до адресою, на фасаді будівлі, табличку на вході у ваше приміщення.
Є у орендодавця інженер по техніці безпеки і відповідальний за протипожежну безпеку. Цей персонал може знадобитися і вам. Найпростіше взяти цих людей на частину ставки до себе, і нехай вони заодно і вирішують ваші питання, ніж брати окремої людини.
Що залишиться в приміщенні (меблі, обладнання тощо). Візьмуть з вас за це гроші.
З ким вирішуються поточні, експлуатаційні і спірні питання.
Де здійснюється стоянка особистого автотранспорту, транспорту підприємства і автотранспорту клієнтів.
Коли ви будете підбирати приміщення для оренди, з’ясуйте ситуацію з телефонами. Вам необхідно заздалегідь дізнатися можливості розширення кількості телефонних номерів або ліній на термін приблизно три роки. Якщо можливості розширення стаціонарними телефонами обмежені, з певного моменту доведеться вводити мобільні.
Відкриваючи виробництво, необхідно вирішити питання, пов’язані з його організацією.
1. Екологія. Дане питання залежить тільки від виробництва. Наприклад, може не виявитися роздільної каналізації, тільки общесплавная. А для вашого виробництва необхідно скидати рідкі відходи.
2. Наявність необхідних для виробництва ресурсів з урахуванням розширення. Це електроенергія, вода, пар.
3. Питання, пов’язані з монтажем/демонтажем технологічного обладнання.
4. Окремий облік спожитих ресурсів (лічильники електроенергії, води, тепла, пари) на орендованій площі.
5. Вивіз сміття. Архіважливе питання.
Обміняйтесь номерами телефонів з відповідальною особою.
Пам’ятайте, що завжди є ймовірність, що ви що-небудь забудете запитати та дізнаєтеся про який-небудь прикрої дрібниці вже в процесі оренди. Ставтеся до цього спокійно. Ідеальних варіантів не буває.
Крім прямої оренди у власника трапляються варіанти суборенди, тобто оренди у вже існуючого орендаря. При суборенді необхідно письмовий дозвіл власника на суборенду. Без нього орендувати не можна. Врахуйте, що при суборенді ризик непродовження оренди підвищується.
При укладенні договору не поспішайте. Читайте уважно, бажано удвох. Все повинно бути максимально обумовлено в договорі. Що можна відобразити в офіційній частині, краще оформити внутрішнім угодою. Менше буде розбіжностей, спокійніше життя.
Строк суборенди не може перевищувати строку дії основного договору оренди. Зверніть на це увагу при розгляді документів.
Орендодавець при укладенні договору може запросити у вас копії установчих документів організації, дані на засновників і генерального директора. Це нормальна поширена практика.
Таким чином, пристойні орендодавці страхують себе від неприємностей. Вони ж віддають вам у користування свою власність — ризикують. Крім того, орендодавцю необхідно знати, з кого питати борги і з ким розбиратися в разі виникнення серйозних проблем або розбіжностей. Заздалегідь про це вимозі говорять не завжди. Звичайно вже на момент укладення договору оренди.
До договору оренди обов’язково має бути додаток – акт прийому-передачі нежитлового приміщення. У програмі повинно бути прописано в якому технічному стані передається приміщення (зроблений ремонт, в якому стані сантехніка та інше) і зафіксована передача ключів від приміщення. До цього треба серйозно підійти, т. к. за таким же актом Ви будете здавати приміщення, і в разі виявлення ушкоджень або інших недоліків Вам буде виставлений рахунок на ремонт або відновлення.
Документи для реєстрації ТОВ