fbpx

Налагоджуємо облік довіреностей

Чи замислювалися Ви коли – небудь, які небезпеки таять у собі довіреності, які видаються Генеральним директором господарського товариства, які ризики вони формують для юридичної особи?
Оскільки довіреність є документами, що підтверджують повноваження для вчинення правочинів від імені юридичної особи (укладення договорів, приймання – передачі майна тощо), контроль за видачею, поверненням та закінченням терміну дії довіреностей є суттєвим аспектом діяльності юридичного підрозділу організації.
Такий контроль необхідний для своєчасної мінімізації ризиків, пов’язаних з можливими зловживаннями з боку повіреного, своєчасного відкликання довіреності у разі втрати довіри з боку керівництва до повіреного, своеврменного продовження повноважень повіреного, оскільки закінчення терміну дії довіреності, необхідної для здійснення нормального виробничого процесу, може призвести необґрунтованим затримкам в ході здійснення господарських операцій.
У великих компаніях необхідно мати на увазі, що видачу довіреностей ініціюють, як правило, функціональні керівники, а не Генеральний директор, що формує для працівників юридичної служби, як виконавця, додаткову відповідальність, що передбачає облік відомостей про ініціатора видачі довіреності і по можливості запиту на підготовку доручень.
Ось кілька заповідей до організації процесу видачі та обліку довіреностей в юридичній особі:
довіреності видаються, як правило на разові або однотипні дії від імені організації (виходячи з функціоналу повіреного), тобто бажано обмежити кількість т. зв. генеральних довіреностей, які видаються на тривалий (від 1 року і більше) строк;
видачу довіреностей на виконання однотипних функціональних дій (водіям, комірникам, бухгалтерам тощо) бажано організувати одномоментно в календарному році. Так, довіреності на водіїв видавати на 1 рік кожне 15 -е січня, а довіреності на комірників, терміном на 1 рік, видавати кожне 1-е лютого;
необхідно організувати облік довіреностей з зазначенням ПІБ функціонального керівника, який ініціював підготовку і видачу довіреності;
необхідно організувати облік видачі, повернення та відкликання довіреностей, що дозволить знижувати ризики, пов’язані із зловживаннями з боку повірених і своєчасно ставити до инвестность зацікавлених осіб про повноважних представників організації.
облік довіреностей