Отчеты о прибылях и убытках – руководство

Управляя бизнесом, иногда кажется, что ты потерялся в море без навигационной карты и не видишь земли.

Выдерживают ли ваши показатели? Остаются ли ваши операционные расходы на низком уровне? Как узнать, достигли ли вы цели в четвертом квартале?

Вместо догадок (или изучения навигационных карт) на помощь могут прийти отчеты о прибылях и убытках (P&L).

Эти отчеты дают вам представление о доходах и расходах компании за определенный период времени, помогая оценить состояние компании и решить, что нужно улучшить.

Давайте разберемся, как получить максимальную пользу от отчета о прибылях и убытках.

Что такое отчет о прибылях и убытках?

Отчет о прибылях и убытках – это финансовый отчет, в котором суммируются расходы, затраты и доходы организации за определенный период времени, часто за квартал или год.

Каждая публичная компания выпускает отчеты о прибылях и убытках ежеквартально и ежегодно, наряду с балансом и отчетом о движении денежных средств. Сравнивая отчеты о прибылях и убытках за разные периоды времени, вы можете оценить финансовое благополучие вашей компании.

В чем разница между отчетом о прибылях и убытках и балансовым отчетом?

Балансовый отчет (или отчет о положении дел) отражает активы, обязательства и капитал акционеров компании на определенную дату.

С другой стороны, отчет о прибылях и убытках (или отчет о доходах) показывает доходы и расходы компании, понесенные в течение финансового года.

Как правило, баланс составляется в конце месяца, квартала или финансового года, а отчет о прибылях и убытках – каждый квартал или год.

Все ли компании обязаны составлять отчеты о прибылях и убытках?

Руководству компании обычно приходится составлять отчеты о прибылях и убытках за несколько лет при подаче заявки на получение кредита, привлечении инвесторов или при попытке продать компанию. Они также должны отправлять отчеты о прибылях и убытках своему налоговому агенту при заполнении декларации о доходах.

Что входит в отчет о прибылях и убытках?

Отчет о прибылях и убытках содержит два основных компонента: полученные доходы и расходы за определенный период.

Затем эти два компонента разбиваются на более мелкие части, относящиеся к вашему бизнесу.

• Доходы: сумма денег, которую предприятие зарабатывает в течение отчетного периода.
• Расходы: сумма денег, которую компания тратит в течение отчетного периода.
• Себестоимость проданных товаров (COGS) : Затраты, которые несет компания для производства своей продукции или платформы.
• Валовая прибыль: Общая выручка минус COGS
• Операционный доход: Валовая прибыль минус операционные расходы
• Доход до уплаты налогов : Операционный доход минус внереализационные расходы
• Чистый доход: Доход до уплаты налогов минус налоги
• Прибыль на акцию (EPS) : Чистый доход, деленный на общее количество акций в обращении
• Амортизация: Стоимость, которую активы теряют со временем: Прибыль до вычета процентов, налогов, износа и амортизации.

Вы также можете разбить эти компоненты на большее количество статей в зависимости от политики компании и от того, насколько подробным является отчет о прибылях и убытках.

Как создать отчет о прибылях и убытках

Отчет о прибылях и убытках можно создать с помощью бухгалтерского программного обеспечения – в частности, платформы FP&A – или обычной электронной таблицы Excel.

Хотя вам может быть удобно использовать Excel для подготовки отчетов о прибылях и убытках, автоматизация этих отчетов с помощью платформы FP&A быстрее. Это также повышает точность, поскольку ручной ввод данных часто приводит к ошибкам. Вы можете вводить данные непосредственно из централизованной базы данных, а программное обеспечение автоматически формирует отчет о прибылях и убытках, оставляя вам больше времени для углубления и получения новых сведений.

Независимо от того, какой инструмент вы используете, вот шаги, которые вам необходимо выполнить:

• Выберите кассовый метод или метод начисления.
• Выберите временной интервал.
• Составьте список доходов.
• Рассчитайте прямые затраты.
• Рассчитайте валовую прибыль.
• Рассчитайте операционные и внереализационные расходы.
• Рассчитайте чистую прибыль.

Выбор между кассовым методом и методом начисления

При подготовке отчета о прибылях и убытках вы можете использовать один из двух методов – кассовый или метод начисления.

• Кассовый метод (или метод учета денежных средств): Запись доходов или расходов только тогда, когда вы получаете деньги или когда они уходят с вашего банковского счета.
• Метод начисления: учитывайте доход, когда он получен. Если вы ожидаете получить доход в будущем, вы должны записать его еще до поступления денег на ваш банковский счет.

Хотя кассовый метод более прост в применении, он используется не так часто, поскольку не является точным отчетом о финансовом состоянии бизнеса.

Допустим, ваш бизнес заключил сделку в третьем квартале, но из-за условий оплаты вы получите деньги только в четвертом квартале. Если вы используете кассовый метод, может показаться, что вы не достигли цели по продажам. Однако при использовании метода начисления вы отразили бы продажи в третьем квартале, что является более точным представлением доходов компании.

Именно поэтому Общепринятые принципы бухгалтерского учета (GAAP), принятые почти всеми публично торгуемыми компаниями, рекомендуют использовать метод начисления.

Выберите временные рамки

Вы можете создать отчет о прибылях и убытках ежемесячно, ежеквартально или ежегодно, но убедитесь, что вы выбрали такой временной интервал, который не перегрузит вас таким количеством данных, что вы не сможете выявить какие-либо тенденции. Как правило, все, что меньше месяца или больше года, не позволяет выявить какие-либо значимые моменты.

Доход по списку

Как правило, ваш доход равен вашим продажам. Но сюда также можно включить доходы из других источников, например, франчайзинговые соглашения, доход от аренды или возврат налогов. Каждый источник дохода получает отдельную строку. После того, как вы указали все источники, сложите их для расчета валового дохода.

Рассчитайте прямые затраты

Прямые затраты или стоимость проданных товаров – это стоимость производства проданных товаров, которая входит в состав расходов.

Вот формула, которая поможет вам рассчитать COGS:

“Стоимость проданных товаров = начальные запасы + закупки – конечные запасы”.

Рассчитать валовую прибыль

Вычтите прямые затраты из общей выручки, чтобы получить валовую прибыль, и поместите ее под выручкой.

Вы также можете рассчитать валовую прибыль с помощью этой формулы:

Рассчитайте операционные и неоперационные расходы

Операционные расходы (OPEX) – это любые расходы, необходимые для вашего бизнеса, которые не являются прямыми затратами, или любые деньги, которые не идут непосредственно на создание товаров или оказание услуг.

В зависимости от типа вашего бизнеса, операционные расходы могут включать в себя:

• ежемесячные коммунальные услуги
• Интернет для бизнеса
• Телефонные планы
• Оборудование и аппаратура
• Маркетинговые расходы
• Офисные принадлежности
• Содержание здания
• Ремонт

Внереализационные расходы относятся к категории единовременных расходов, таких как судебные издержки или проценты по кредиту для бизнеса.

Рассчитайте чистую прибыль

Вот формула, необходимая для расчета итоговой прибыли: “Чистая прибыль = Валовая прибыль – Общие расходы”.

Ваша чистая прибыль определяет, ведете ли вы прибыльный бизнес или нет. Укажите чистую прибыль и маржу чистой прибыли в конце отчета о прибылях и убытках.

Как анализировать отчет о прибылях и убытках

При изучении отчета о прибылях и убытках вы можете использовать один из двух наиболее распространенных методов – вертикальный анализ или горизонтальный анализ.

• Вертикальный анализ: В этом методе вы перечисляете каждую статью в процентах от базовой цифры вместо точной суммы в долларах. Такая отчетность помогает понять, как статьи соотносятся друг с другом. Например, вы можете использовать процентные соотношения, чтобы понять, как отдельные расходы соотносятся с общими операционными расходами.

Этот вид финансового анализа может помочь вам проанализировать, как изменялись показатели эффективности за определенный период времени.

• Горизонтальный анализ: В этом методе вы представляете статьи расходов в виде точных цифр. Вместо того чтобы смотреть, как статьи соотносятся друг с другом, вы сравниваете статьи за несколько отчетных периодов. Именно поэтому инвесторы и аналитики предпочитают горизонтальный анализ – он помогает выявить закономерности и тенденции во времени.

Хотя вертикальный анализ позволяет привести финансовые документы компании в соответствие с GAAP, обе формы финансового анализа полезны – они позволяют получить различные, но полезные выводы, которые помогут вам принять решения.

Бесплатный шаблон отчета о прибылях и убытках (+ примеры отчетов о прибылях и убытках)

Впервые составляете отчет о прибылях и убытках? Скачайте наш бесплатный шаблон отчета о прибылях и убытках в формате Excel, чтобы уже сегодня создать свой первый отчет о прибылях и убытках.

Вот краткий обзор того, как выглядит шаблон отчета:

А если вы не знаете, как заполнить строки, вот несколько реальных примеров отчетов о прибылях и убытках, которые вы можете просмотреть:

Автоматизируйте отчетность о прибылях и убытках с помощью Datarails

Создавайте автоматизированные финансовые отчеты с помощью облачной платформы FP&A, такой как Datarails.

Самое приятное? Вам не придется менять методы работы, чтобы улучшить свои процессы. Datarails – это решение на базе Excel, поэтому вы можете использовать существующие электронные таблицы и не изучать совершенно новый интерфейс.