4 техніки аналізу даних в Microsoft Excel

Якщо вам по роботі або навчанні доводиться занурюватися в океан цифр і шукати в них підтвердження своїх гіпотез, вам обов’язково знадобляться ці техніки роботи в Microsoft Excel. Як їх застосовувати — показуємо з допомогою гифок.
Юлія Пермінова
Тренер Навчального центру Softline з 2008 року.
1. Зведені таблиці
Базовий інструмент для роботи з величезною кількістю неструктурованих даних, з яких можна швидко зробити висновки і не возитися з фільтрацією і сортуванням вручну. Зведені таблиці можна створити за допомогою декількох дій і швидко налаштувати в залежності від того, як саме ви хочете відобразити результати.
Корисне доповнення. Ви також можете створювати зведені діаграми на основі зведеної таблиці, які будуть автоматично оновлюватися при їх зміні. Це корисно, якщо вам, наприклад, потрібно регулярно створювати звіти по одним і тим же параметрам.
Як працювати
Вихідні дані можуть бути будь-якими: дані з продажу, відвантаження, доставках і так далі.
Відкрийте файл з таблицею, яку треба проаналізувати.
Виділіть діапазон даних для аналізу.
Перейдіть на вкладку «Вставка» > «Таблиця» > «Зведена таблиця» (для macOS на вкладці Дані у групі «Аналіз»).
Повинно з’явитися діалогове вікно «Створення зведеної таблиці».
Налаштуйте відображення даних, які є у вас в таблиці.
Перед нами таблиця з неструктурованими даними. Ми можемо їх систематизувати і налаштувати відображення тих даних, які є у нас в таблиці. «Суму замовлень» відправляємо в «Значення», а «Продавців», «Дату продажу» — в «Рядки». За даними різних продавців за різні роки тут же рахуються суми. При необхідності можна розгорнути кожен рік, квартал або місяць — отримаємо більш детальну інформацію за конкретний період.
Набір опцій буде залежати від кількості стовпців. Наприклад, у нас п’ять стовпців. Їх потрібно просто правильно розташувати і вибрати, що ми хочемо показати. Скажімо, суму.
Її можна деталізувати, наприклад, по країнах. Переносимо «Країни».
Можна подивитися результати по продавцях. Міняємо «Країну» на «Продавців». За продавцям результати будуть такі.
2. 3D-карти
Цей спосіб візуалізації даних з географічною прив’язкою дозволяє аналізувати дані, знаходити закономірності, що мають регіональне походження.
Корисне доповнення. Координати ніде прописувати не потрібно — досить лише коректно вказати географічну назву таблиці.
Як працювати
Відкрийте файл з таблицею, яку потрібно візуалізувати. Наприклад, з інформацією по різних містах і країнах.
Підготуйте дані для відображення на карті: «Головна» > «Форматувати як таблицю».
Виділіть діапазон даних для аналізу.
На вкладці «Вставка» є кнопка 3D-карта.
Точки на карті — це наші міста. Але просто міста нам не дуже цікаві — цікаво побачити інформацію, прив’язану до цих міст. Наприклад, суми, які можна відобразити через висоту стовпчика. При наведенні курсору на стовпчик показується сума.
Також досить інформативною є кругова діаграма років. Розмір кола задається сумою.
3. Лист прогнозів
Найчастіше в бізнес-процесах спостерігаються сезонні закономірності, які необхідно враховувати при плануванні. Лист прогнозу — найбільш точний інструмент для прогнозування в Excel, ніж всі функції, які були до цього і є зараз. Його можна використовувати для планування діяльності комерційних, фінансових, маркетингових та інших служб.
Корисне доповнення. Для розрахунку прогнозу потрібні дані за більш ранні періоди. Точність прогнозування залежить від кількості даних за періодами — краще не менше, ніж за рік. Вам потрібні однакові інтервали між точками даних (наприклад, місяць або рівну кількість днів).
Як працювати
Відкрийте таблицю з даними за період і відповідними йому показниками, наприклад, від року.
Виділіть два ряди даних.
На вкладці Дані у групі натисніть кнопку «Лист прогнозу».
У вікні «Створення листа прогнозу» виберіть графік або гістограму для візуального представлення прогнозу.
Виберіть дату закінчення прогнозу.
У наведеному нижче прикладі у нас є дані за 2011, 2012 і 2013 роки. Важливо вказувати не числа, а саме часові періоди (тобто не 5 березня 2013 року, а березень 2013-го).
Для прогнозу на 2014 рік вам будуть потрібні два ряди даних: дати і відповідні їм значення показників. Виділяємо обидва ряди даних.
На вкладці Дані у групі «Прогноз» натискаємо на «Лист прогнозу». У вікні «Створення листа прогнозу» вибираємо формат представлення прогнозу — графік або гістограму. У полі «Завершення прогнозу» вибираємо дату закінчення, а потім натискаємо кнопку «Створити». Помаранчева лінія — це і є прогноз.
4. Швидкий аналіз
Ця функціональність, мабуть, перший крок до того, що можна назвати бізнес-аналізом. Приємно, що ця функціональність реалізована найбільш дружнім по відношенню до користувача способом: бажаний результат досягається буквально в кілька кліків. Нічого не треба вважати, не треба записувати ніяких формул. Досить виділити потрібний діапазон і вибрати, який результат ви хочете отримати.
Корисне доповнення. Миттєво можна створювати різні типи діаграм або міні (микрографики прямо в комірці).
Як працювати
Відкрийте таблицю з даними для аналізу.
Виділіть потрібний для аналізу діапазон.
При виділення діапазону внизу завжди з’являється кнопка «Швидкий аналіз». Вона відразу пропонує зробити з даними декілька можливих дій. Наприклад, знайти підсумки. Ми можемо дізнатися суми, вони проставляються внизу.
У швидкому аналізі також є кілька варіантів форматування. Подивитися, які значення більше, а які менше, можна в самих клітинках гістограми.
Також можна проставити у клітинках різнокольорові значки: зелені — найбільші значення, червоні — найменші.
Сподіваємося, що ці прийоми допоможуть прискорити роботу з аналізом даних в Microsoft Excel і швидше підкорити вершини цього складного, але такого корисного з точки зору роботи з цифрами програми.
Читайте також:
10 швидких трюків з Excel >
20 секретів Excel, які допоможуть спростити роботу >
10 шаблонів Excel, які будуть корисні в повсякденному житті >