“1С:управління Виробничим Підприємством 8” Допомагає Керувати Вісьмома Регіональними Підприємствами Зат “аспэк”

Компанія “Баланс-Сервіс” успішно завершила проект комплексної автоматизації мережевого нафтотрейдера ЗАТ “АСПЭК” на базі “1С:Управління виробничим підприємством 8”. В єдиній інформаційній системі працюють центральний офіс і вісім регіональних підприємств холдингу. Керівництво ЗАТ “АСПЭК” отримало єдину систему обліку, що дозволяє в складній економічній ситуації оперативно керувати регіональними підприємствами, управляти дебіторською заборгованістю, скорочувати витрати компанії і підвищувати продуктивність праці. В ході проекту автоматизовано 77 робочих місць.
ЗАТ “АСПЭК” має 16-річний досвід роботи на ринку нафти і нафтопродуктів. Щомісячна реалізація підприємства становить більше 100 тисяч тонн нафтопродуктів. Підприємство має понад 800 постійних партнерів в 73 регіонах Росії, серед яких нафтотрейдери, власники АЗС, автотранспортні організації, промислові підприємства, дорожньо-будівельні управління, підприємства агропромислового комплексу, муніципальні утворення та ін.
Для забезпечення повноцінного управління всіма бізнес-процесами холдингу ЗАТ “АСПЭК” була потрібна комплексна, сучасна система автоматизації обліку, що дозволяє уніфікувати бухгалтерський, податковий, управлінський облік центрального офісу та регіональних підприємств в єдиному інформаційному просторі. Необхідно було забезпечити оперативне управління регіональними підприємствами, отримання консолідованої звітності, оцінки ефективності роботи як холдингу в цілому, так і кожного підприємства окремо.
У результаті детального аналізу як бази для реалізації проекту був обраний програмний продукт “1С:Управління виробничим підприємством 8”, що дозволяє організувати комплексну інформаційну систему, відповідну корпоративним, російським і міжнародним стандартам і забезпечує фінансово-господарську діяльність підприємства. Більшу частину потреб ЗАТ “АСПЭК” можна було вирішити типовими можливостями даного продукту, а масштабованість і гнучкість платформи “1С:Підприємство 8” дозволяли адаптувати типову конфігурацію під галузеву специфіку підприємства – облік нафтотрейдерської угод. При прийнятті рішення про вибір продукту керівництво ЗАТ “АСПЭК” враховувало також, що “1С:Управління виробничим підприємством 8” крім автоматизації обліку господарських операцій, що дає можливість здійснювати планування продажів і закупівель, виконувати формування бюджетів та контроль їх виконання, проводити аналіз діяльності підприємства за різними показниками.
Підрядником виконання проекту була вибрана компанія “Баланс-Сервіс”, що володіє багаторічним досвідом виконання великих корпоративних проектів і добре зарекомендувала себе в області впровадження рішень на платформі “1С:Підприємство 8”.
Першим етапом проекту було передпроектне обстеження, результатами якого стали: опис концепції майбутньої системи і технічне завдання, в якому були зафіксовані функціональність системи, бюджет і терміни проекту. Саме впровадження було розбито на п’ять етапів, відповідних завданням автоматизації: облік нафтотрейдерської операцій, бухгалтерський і податковий облік, облік регіональних продажів, бюджетування, тиражування системи на 8-ми регіональних підприємствах. Поетапне впровадження дозволило значною мірою знизити ризики проекту, заздалегідь спланувати бюджет і терміни, швидко отримати відчутні результати.
Проект автоматизації об’єднав в єдиний інформаційний простір головне підприємство ЗАТ “АСПЭК” і вісім регіональних підприємств: ТОВ “АСПЭК-Волгоград”, ТОВ “АСПЭК-Казань”, ТОВ “АСПЭК-Самара”, ТОВ “АСПЭК-СевероЗападНефтеПродукт”, ТОВ “АСПЭК-Смоленськ”, ТОВ “АСПЭК-Тверь”, ТОВ “АСПЭК-Уфа”, ТОВ “АСПЭК-Челябінськ”. У загальній складності було автоматизовано 77 робочих місць.
В промислову експлуатацію запущені наступні підсистеми:
управління замовленнями покупців,
управління закупівлями,
управління запасами,
управління продажами,
управління ланцюжками поставок,
бухгалтерський облік,
податковий облік,
розрахунок зарплати,
управління персоналом,
управління грошовими коштами,
бюджетування,
планування продажів,
планування закупівель.
У типовий функціонал “1С:Управління виробничим підприємством 8” додані нові можливості, які розширили область застосування програмного продукту і дозволили максимально наблизити порядок роботи з програмою до специфіки бізнес-процесів нафтотрейдера. Система забезпечує облік руху та повернень вагоно-цистерн, розрахунок відсотків і ведення обліку взаєморозрахунків за кредитами та позиками, роздільний облік і контроль виконання угод з закупівлі та реалізації нафтопродуктів, облік шляхових листів, облік автотранспорту, шин, акумуляторів, розрахунок показників преміювання співробітників.
В результаті впровадження:
автоматизовані всі процеси, пов’язані з закупівлею, транспортуванням і реалізацією нафтопродуктів, що дозволило оцінювати ефективність кожної угоди. Програма дозволяє враховувати всі витрати, пов’язані з угодами, включаючи транспортні витрати, витрати за зберігання, витрати по поверненню вагоно-цистерн, витрати на відволікання грошових коштів. Всі ці витрати розподіляються на відповідну операцію, відповідну відвантаження. Таким чином, можна отримати оцінку фінансового результату конкретної угоди по всіх питаннях керівництво розрізах і при можливості скоротити витрати на проведення таких угод, що дозволяє оптимізувати бізнес-процес і отримувати максимальний прибуток;
повний автоматизований цикл управління грошовими коштами від планових бюджетів руху грошових коштів до фактичного виконання платежів в системі “Банк-Клієнт”;
завдяки автоматизації обліку подорожніх листів автотранспорту, шин, акумуляторів з’явилася можливість планувати і контролювати витрати на ПММ, заміну автозапчастин, шин, акумуляторів;
у кілька разів зросла швидкість отримання звітів; по-перше, завдяки тому, що дані тепер перебувати в одній базі, а по-друге, завдяки універсальним механізмів схеми компоновки даних, що дозволяють дуже швидко отримувати різні варіанти налаштувань будь-яких звітів;
виключений подвійне введення інформації; підвищилася продуктивність праці;
автоматизація дозволила знизити трудовитрати на обробку первинних документів;
реалізована підсистема розмежування доступу до системи, що дозволяє гнучко налаштовувати параметри доступу користувачів до даних системи;
в рамках роботи з дебіторкою реалізована підсистема розрахунку і підготовки претензій, завдяки чому зросла швидкість підготовки претензійних документів;
впроваджена система мотивації менеджерів у відповідності з корпоративним положенням про преміювання;
розроблені та впроваджені єдині стандарти ведення бухгалтерського і податкового обліку (єдина облікова політика, план рахунків, єдині аналітичні довідники); централізована система з єдиної нормативно-довідковою базою для всіх підприємств холдингу виключає дублювання інформації, підвищує її вірогідність;
автоматизоване ведення бухгалтерського і податкового обліку відповідно до вимогами Російського законодавства та корпоративної облікової політики; в тому числі ведення обліку відповідно до Положення з бухгалтерського обліку “Облік розрахунків з податку на прибуток ПБО 18/02”;
час підготовки регламентованої звітності зменшилося в 2 рази;
час підготовки консолідованої звітності зменшилося в 4 рази.
Нова система автоматизації дозволяє підприємству:
ефективно управляти дебіторською заборгованістю, оперативно виявляти прострочену заборгованість, контролювати кожного дебітора виходячи з умов договірних відносин;
планувати рух грошових коштів, контролювати їх використання;
здійснювати контроль за витратами пов’язаними з нефтетрейдерскими угодами: транспортні витрати, послуги по поверненню вагоно-цистерн, послуги по зберіганню, відволікання грошових коштів;
контроль за витратами підприємства дозволяє виявляти статті витрат за рахунок яких підприємство може заощаджувати;
застосовувати систему оцінки різних показників (термін виконання замовлення, прострочена заборгованість та ін), що використовується для мотивації персоналу, що у свою чергу дозволяє підвищити ефективність праці.
Фінансовий директор – начальник фінансово-економічного управління ЗАТ “АСПЭК” Тарасов Юрій Олександрович: “В результаті впровадження “1С:Управління виробничим підприємством 8″ ми отримали єдину інформаційну базу, яка об’єднала головний і вісім регіональних підприємств. З’явилася можливість практично в реальному часі тримати руку на пульсі нашого бізнесу, оперативно приймати обґрунтовані управлінські рішення. У системі здійснюється облік усіх витрат, пов’язаних з реалізацією нафтопродуктів, як прямих, так і непрямих. З’явилася можливість отримання фінансового результату, як по окремих підприємствах, так і в цілому по холдингу, з розшифровкою даних до замовлення, контрагента, номенклатури, менеджера”.