Електронна пошта. Основні принципи написання листів

Листування по електронній пошті є відносно новим видом епістолярного жанру, в якому є свої особливості, що відрізняють її від традиційного “паперового” спілкування. В Інтернет навіть існує таке поняття як “нетикет” (мережевий етикет) – набір правил, що використовуються для спілкування в Мережі. Частина цих правил належать до спілкування через електронну пошту. Знання цих правил допоможе вам з найбільшою ефективністю вести листування зі своїми друзями та колегами. Давайте розглянемо основні моменти, які необхідно знати при використанні e-mail.
“…мені б не хотілося, щоб електронна пошта представлялася вам якимось чудовиськом.
Більшості людей подобається ця форма спілкування – потрібно тільки відвести їй належне місце в розпорядку дня”.
(К. Крампиш)
Неформальність стилю спілкування.
Приступаючи до листування через електронну пошту, вам потрібно буде звикнути до нового стилю спілкування. Деякі правила, характерні для “паперової” пошти тут не використовуються. Так, абсолютно нормальним вважається відсутність звичних вітань, таких як “здрастуйте”, “шановний”, “дорогий” і т. п. Замість цього нормою вважається почати свій лист з привітання “привіт”, або взагалі опускати вітання чи звертання і відразу ж переходити до суті справи.
Заповнення полів “Тема” (“Subject”), “Кому” (“To”), “Важливість листа”.
При відправленні електронних повідомлень у полі “Кому” (“To”) ви вводите e-mail адресу одержувача. Якщо ви хочете відправити одне листа відразу декільком одержувачам, адреси можна ввести через коми. У разі, якщо ви хочете відправити лист відразу великої кількості адресатів, але не хочете, щоб вони змогли побачити адреси інших одержувачів повідомлення, то вам слід вписати електронні адреси в поле “прихована копія” (“Bcc”). В полі “Тема” (“Subject”) обов’язково напишіть тему повідомлення. Вважається поганим тоном відправляти листи, без зазначення теми.
В деяких програмах ви також можете вказати ступінь важливості вашого повідомлення. Це особливо актуально, якщо людина, якій ви пишіть, отримує щодня велику кількість листів. Позначаючи свій лист як “важливе”, ви позначаєте, тим самим, пріоритетність його прочитання. Але не слід занадто захоплюватися цією функцією. У одержувачів може виробитися імунітет на ваші послання.
Адресна книга.
Зовсім не обов’язково пам’ятати електронні адреси ваших друзів і колег на пам’ять. Для цього в будь-якій програмі є так звана “Адресна книга”, в яку ви можете занести прізвища та імена ваших кореспондентів, а також їх e-mail та іншу контактну інформацію. Щоб написати лист потрібного вам людини, досить виділити його ім’я в адресній книзі, і натиснути кнопку “відправити пошту”. У формі, що з’явилася, для нового повідомлення, його електронну адресу буде автоматично занесений в полі “Кому”. Як бути, якщо хтось з ваших знайомих не пам’ятає свій e-mail на пам’ять? У цьому випадку просто повідомте йому свою адресу і попросіть надіслати вам будь-яке повідомлення. Отримавши від нього лист, ви зможете знайти його адресу у полі “Від” (“From”).
Відповідь на отримане повідомлення.
Щоб відповісти на одержаний лист, як правило, досить натиснути на кнопку “Відповісти”(“Reply”) у вашій поштовій програмі. При цьому з’явиться форма для нового повідомлення, де в полі “Кому” (“To”), автоматично буде вписаний адресу одержувача, а в тілі листа буде включений текст вихідного повідомлення. Рекомендується не видаляти цей текст і відправити відповідь разом з ним. Таким чином, одержувач вашого повідомлення легко зможе згадати про що йшла мова у вашій попередньої листуванні. Іноді з цією метою в одному листі можуть міститися 3-5 і більше попередніх повідомлень.
Цитування.
При відповіді на листи часто використовується цитування фрагментів листа з метою нагадати, про що йдеться. Це одна з істотних переваг електронного листування. При цьому в більшості поштових програм цитований фрагмент виділяється знаком “більше” (>). Наприклад:
Ти мене питаєш:
>Розкажи мені розклад майбутніх заходів нашої
>компанії на найближчий місяць.
Висилаю тобі розклад вкладеним файлом…
Сортування вхідних повідомлень.
Вхідні повідомлення електронної пошти необхідно сортувати по створеним вами папок. Будь-яка сучасна програма дозволяє легко це робити. Частина вступників до вас повідомлень ви будете видаляти. Але частина (і з мого досвіду досить велику) необхідно зберегти. Щоб потім легко можна було знайти потрібну вам лист, сортуйте всю приходить до вас пошту по папках. Наприклад, я використовую близько 20 різних папок. В папку “бізнес”, я складаю повідомлення отримані від спонсорів і від компанії, в папку “дистриб’ютори” я розміщую повідомлення від своїх дистриб’юторів, в папку “психологія” я зберігаю поштові розсилки на відповідні теми і т. д.
Смайлики (Smileys).
“…Смайлики – це не тільки зразки крякозяблового мистецтва, маленькі тренажерчики для уяви,
але і незамінні замінники невербальної складової людського спілкування, в умовах загальної клавиатуризации,
технократизації, і все більшого віддалення людини від людини…”
Коли ми розмовляємо “в живу”, крім вербального компонента ми широко використовуємо жести, міміку, інтонації, збагачують зміст сказаного. Спілкування через електронну пошту позбавляє нас головного козиря людського спілкування – можливість обміну емоціями. Але цей недолік частково подолана. Сьогодні в Мережі для віртуального спілкування, в тому числі і через електронну пошту, широко використовуються так звані “смайлики” – пики, складені з крапок, ком, дефісів та інших символів. здатні передавати емоційне забарвлення вашим текстам. До прикладу подивіться на цей набір символів 🙂 Подумки переверніть цей малюнок на 90° за годинниковою стрілкою і ви побачите весело усміхнену пику. Якщо ви надрукували цей смайлик після фрази, то вона відразу наповнюється гарним настроєм. Використовуючи різні смайлики при листуванні, ви тепер зможете вести жваву бесіду в листах і при цьому передавати не тільки думки, але й почуття. Ось найбільш поширені смайлики:
Вид смайлика Його значення
🙂 Основна усмішка – використовується для вираження сарказму або оцінки жартівливого твердження (зустрічаються різні по ширині усмішки 🙂 :-)) :-)))…)
😉 Посмішка з пращурами, іронічна або хитра
🙁 Невдоволення, смуток, печаль (різні ступені глибини: 🙁 :-(((…)
😕 Використовується для вираження нерозуміння щойно висловленої думки.
😀 Свідоцтво гучного, життєрадісного сміху щодо обговорюваної проблеми.
:-< Одне з найсумніших виразів обличчя. 😐 Строгість, нерозуміння, твердження – в залежності від контексту. Електронний підпис. Електронний підпис – це спеціально створений файл (signature), який являє собою вашу текстову підпис. Наявність електронного підпису у ваших повідомленнях є не тільки правилом хорошого тону для листування, але і прекрасним способом ненав'язливої реклами вашого бізнесу. Справа в тому, що пряма реклама, включена в тіло листа, як правило, сприймається дуже негативно, особливо малознайомими і незнайомими людьми. Тоді як, кілька рядків підпису сприймаються як цілком коректна форма подання рекламної інформації. Уявіть собі, якщо ви залишаєте своє повідомлення на одному з популярних форумів. Ваш підпис зможуть побачити тисячі людей! У всіх сучасних поштових програм є опція створення електронного підпису. У поштової служби MAIL.RU ця функція доступна в "Налаштуваннях інтерфейсу". Розглянемо основні правила складання і використання електронного підпису: Електронний підпис не повинна перевищувати 5-6 рядків. Кількість символів в рядку має бути не більше 70-ти. Вона повинна вимикати в себе ваше прізвище та ім'я, електронну адресу, адресу сторінки в інтернеті (якщо є), а також текст чи слоган, що дає уявлення про вашому бізнесі, (або) продуктах, (або) послуги. Іноді підпису включають свої улюблені афоризми. Ваш e-mail і адресу сторінки в інтернеті мають бути активними. Це означає, що не всі поштові програми "дізнаються" електронні адреси електронної пошти та Інтернету, виду ivanov@mail.ru або www.ivanov.ru. Вирішується ця проблема легко. Просто до адреси електронної пошти потрібно підписати "mailto:" а до веб-адресою "http://". Отримуємо: mailto:ivanov@mail.ru і . Використовуйте розділову лінію, яка відокремлює підпис від основного повідомлення. Розділова лінія сприяє залученню уваги до ваших даних. Корисно мати кілька варіантів підписів, які можна гнучко використовувати в залежності від характеру листування. А тепер складемо приблизну електронний підпис з урахуванням перерахованих вище правил: ----------- Іванов Іван,Найбільший в мережевик мире.mailto:ivanov@mail.ruhttp://www.ivanov.ru "Удача – це коли можливість виростає на підготовленому грунті". Тепер, одного разу створена підпис, буде автоматично включатися у всі ваші вихідні листи. Бажаю вам удачі в освоєнні віртуального простору! Автор: Дмитро Смакотин