Аудит ІТ-проекту

Специфіка українських фірм така, що велика частина з них не готові до побудови інформаційної системи (ІС). І починаючи ризикований проект, ґрунтуючись лише на запевненнях постачальників, вони не мають гарантій успішного завершення проекту. Ситуацію ускладнює ще й той факт, що більшість таких «проектів» складно вважати повноцінними, так як вони не задовольняють вимогам методології управління проектами.
В майбутньому можливо ситуація зміниться, коли замовник і виконавець, набивши шишок, вчаться ефективно організовувати проекти і управляти їх розвитком.
Але є засоби, які уже сьогодні дають можливість фірмі отримати максимально можливу вигоду від витрачених коштів на ІТ.
________________________________________
МОЖЛИВОСТІ
Практика створення інформаційних систем (ІС) на українських фірмах показує, що цей процес не завжди виявляється успішним, незважаючи на те, що в ньому беруть участь компетентні співробітники, як і з боку підприємства, так і організації постачальника або розробника ІС. Консультанти компанії acomIT досліджували цю проблему і дійшли висновку, що часто це відбувається через що виникає протиріччя – з одного боку фірма прагне задовольнити мінливі в ході створення вимоги до ІС, а з іншого – постачальник не хоче зміни обсягу робіт, а також вирішувати проблеми, що виникають у ході виконання проекту, якщо вони безпосередньо не пов’язані з його роботою або компетенцією. Це протиріччя зазвичай призводить до поступового накопичення як невирішених проблем, так і взаємної незадоволеності проектом. В результаті фірма отримує ІС, яку не може використовувати на повну потужність і тимчасове неприйняття будь-яких змін. Таким чином, цілі побудови ІС не досягаються, а відповідальні особи не поспішають виправляти ситуацію.
Така ситуація є цілком об’єктивною, а значить є і способи її змінити з користю для фірми.
РІШЕННЯ
У світовій практиці вже досить давно знайдено і використовується ефективне рішення розглянутих вище проблем. Воно полягає в залученні незалежного спостерігача у вигляді консалтингової компанії, яка б брала участь у проекті. Головною метою такої компанії є забезпечення успішності проекту. Під цим мається на увазі досягнення цілей проекту до встановленого терміну з заданим якістю за допомогою запланованих ресурсів (людських, грошових та ін).
Цікавим є той факт, що методологія створення ІС запозичені із західних джерел, а в ній у свою чергу відведена певна роль зовнішньої контролюючої компанії, але вітчизняні компанії нехтують цим. Хоча це – один із головних гарантів якості проекту, тобто побудови ІС.
Для того щоб гарантувати підприємству успіх і допомогти постачальнику впровадити ІС консультанти acomIT розробили програму ІТ-консалтинг – Аудит ІТ-проекту.
Аудит проекту передбачає участь консультантів на всіх стадіях проекту, починаючи від планування і закінчуючи введенням ІС в експлуатацію.
Основні завдання наших консультантів:
• підготовка підприємства до проекту (діагностика, впровадження методології управління проектом, формування робочої групи проекту та центру компетенції, оцінка витрат та ефективності ІС, зниження сукупної вартості володіння майбутньої ІС, розробка цілей створення, впровадження ІС);
• планування проекту (визначаються способи досягнення цілей проекту, методи і засоби реалізації робіт за проектом, ув’язування ресурсів, необхідних для виконання проекту і узгодження дій організацій учасників проекту, розробка документації проекту);
• управління проектом (ініціювання – виявлення необхідності реалізації проекту, планування етапів, стадій та робіт проекту, розподіл прав і обов’язків учасників проекту);
• ідентифікація і рішення проблем, що виникають у ході виконання проекту (контроль зміни вимог до результатів робіт, визначення впливу змін на рамки проекту, зміна рамок проекту, перепланування, визначення можливості вирішення проблем без зміни рамок проекту, усунення причин виникнення проблем);
• верифікація результатів проекту (підтвердження відповідності форми і змісту результатів робіт встановленим вимогам, організація аналізу, прийняття та затвердження результатів проекту);
• методична підтримка (навчання учасників проекту, розробка методик, стандартів процесів побудови, впровадження, експлуатації ІС).
РЕЗУЛЬТАТИ
Будь-який проект націлений на кінцевий результат, на досягнення певних цілей.
Що б проект був успішним, він повинен бути організованим, планованим і керованим.
Залучення незалежних консультантів дозволяє керувати наступними параметрами впроваджуваного проекту:
• обсяги і види робіт за проектом;
• вартість, витрати, витрати на реалізацію проекту;
• тимчасові параметри, що включають строки тривалості виконання робіт, етапів, стадій, фаз проекту;
• ресурси, необхідні для здійснення проекту, у тому числі: людські, фінансові, матеріально-технічні, а також обмеження ресурсів;
• якість проектних рішень і застосовуваних ресурсів.
Головним же результатом ІТ-аудиту проекту можна вважати зниження ризику невдачі проекту, підвищення ймовірності отримання необхідних результатів проекту в заданий час при запланованому фінансуванні з забезпеченим рівнем якості.
ПЛАН РЕАЛІЗАЦІЇ
Рішення про необхідність залучення сторонньої допомоги при створенні ІС фірма може прийняти на будь-якій стадії проекту, або з самого початку, або при виникненні труднощів або при прийомі його результатів і введення ІС в експлуатацію. Звичайно найбільш ефективно залучати консультантів на початкових стадіях проекту або при зародження ідеї про створення або модифікації ІС. Це допоможе не тільки уникнути не ефективних рішень, але і значно заощадити кошти. Так як в противному випадку вартість роботи консультантів може збільшитися за стислих часових рамок і накопичених проблем.
Аудит ІТ-проекту включає в себе діагностику проекту, яка передбачає:
• визначення оточення проекту;
• вивчення предмету проекту і вимог до нього;
• вивчення змісту проекту – визначення діяльності, необхідної для отримання результату проекту;
• аудит ресурсів проекту;
• аналіз проектної документації;
• аналіз результатів проекту;
• збір інформації, вивчення і класифікація проблем, як вирішених в ході проекту, так і не вирішених;
• визначення причин виникнення проблем і спірних питань;
• розробка заходів по усуненню причин виникнення проблем та їх вирішення;
• навчання персоналу;
• розробка «Діагностичного звіту».
Залежно від ступеня участі консультантів сторонньої ІТ-компанії в проекті розробляються детальні плани роботи консультантів, критерії оцінки результатів, а також визначається вартість послуг.
Джерело: ІТ компанія acomIT – ІТ аудит, ІТ аутсорсинг, СКС