Аутсорсинг: за і проти
Аутсорсинг – відносно новий вид послуг на російському ринку. Поняття аутсорсингу в нашому законодавстві відсутнє. Термін «аутсорсинг» походить від англійського «outsourcing» і дослівно перекладається як «використання зовнішніх ресурсів». Послуги аутсорсингу використовуються для управління непрофільними активами, які не приносять прибутку, але життєво необхідні для нормальної роботи будь-якої компанії, такими як – бухгалтерський облік і налооблажение, юридичні, кадрові, маркетингові послуги та IT-технології.
Якщо для великих компаній аутсорсинг – це часто дотримання сучасній моді управління бізнес-процесами, то для малого і середнього бізнесу, що намагається виплисти і не потонути «у нових економічних умовах», переклад деяких непрямих бізнес-функцій може стати не тільки необхідністю, але й іноді і шляхом «порятунку» свого фінансового становища і використовуватися як непоганий спосіб скорочення витрат. Користування послугами аутсорсингу, дає підприємству економію грошових коштів на адміністративні витрати, витрати на офіс (обладнання робочих місць) і сплату податків із заробітної плати працівників.
Крім можливості знизити витрати, аутсорсинг, безумовно має ряд переваг, якими можна скористатися для розвитку і нормального функціонування підприємства. Не всі підприємства можуть дозволити собі мати в штаті одночасно кваліфікованого бухгалтера, юриста, кадровика, IT-фахівця, маркетолога і т. д., в той час як для розвитку бізнесу послуги просто необхідні. У теж час, навіть при наявності таких спеціалістів, специфіка діяльності таких підприємств не завжди дозволяє опеспечить таким фахівцям обсяг роботи і повне завантаження. Приватно в цьому просто немає необхідності робота допомогу фахівців потрібна в меншому обсязі, ніж повний робочий день з 9:00 до 18:00 години, з перервою на обід з 13:00 до 14:00 години». У такій ситуації фахівці просто втрачають кваліфікацію або виконують менш кваліфіковану роботу за свою заробітну плату.
Іншим, незаперечним, на мій погляд перевагою аутсортинговых компаній, є те, що якщо така компанія надає на ринку послуги різного виду аутсорсингу, то підприємство звертаючись в таку компанію наприклад за бухгалтерськими послугами, однозначно виграє в якості таких послуг, т. к. ведення Вашої бухгалтерії буде супроводжуватися підтримкою та юристів і кадровиків та інших фахівців, до яких бухгалтера аутсорсингової компанії будуть незмінно звертатися.
Однак, атсорсинг має не лише переваги. Компанії, які вдаються до цієї категорії послуг, повинні усвідомлювати з якими ризиками вони можуть зіткнутися.
Насамперед, це ризик, що фірма надає Вам послуги аутсорсингу може зникнути з ринку в невідомому напрямку, залишивши Вас наодинці зі своїм бізнесом і відсутністю штатної команди. Для організацій, які сумніваються в надійності своїх партнерів-аутсортеров або поки не освоїлися на ринку цих послуг, зручно буде використовувати «змішаний варіант» – наприклад, прості щоденні операції будуть здійснювати штатні (внутрішні) бухгалтера, а складні бухгалтерські та юридичні питання вирішує аутсортинговая компанія. Якщо в організації багато співробітників, а штат бухгалтерів невеликий, і вони не встигають оперативно працювати, можна передати на аутсорсинг нарахування заробітної плати, облік руху товарів або будь-які інші ділянки. Або, якщо, наооборот, Ваш головний бухгалтер – висококласний фахівець, і ні Вам, ні йому невигідно, щоб він займався рутинною роботою, всю «текучку» можна передати аутсортерам, але поставити їх діяльність під «контроль» Вашого головного бухгалтера.
Друга група ризиків – часто обсуждаемся при передачі частини бізнес-функцій аутсортерам, – це питання, пов’язані з конфіденційністю інформації. Мені ця проблема здається трохи надуманою, тому що керівник організації сам вирішує, яку інформацію і в якому обсязі передавати аутсортерам, залежно від того наскільки міцні і довірчі між ними відносини. По-друге, у наш непростий час, «ображений» співробітник, тим більше колишній, може принести набагато більше клопоту в тому числі і з витоком інформації, ніж аутсортинговая фірма, що має інтерес довго і стабільно працювати на ринку, надаючи свої послуги Вам і Вашим партнерам.
Третє сумнів, «гложущее» менеджерів компаній при прийнятті рішення про можливість передати частину процесів зовнішнім фахівцям – це втрата контролю над кадрової функцією. Безумовно, Ви не зможете безпосередньо впливати на кадрову політику аутсортинговой компанії і застосовувати до працівників заходи так званого «адміністративного впливу, так популярні у наших російських компаніях. Всі відносини будуть стоиться на партнерких засадах і в межах укладеного між Вами договору.
У будь-якому випадку остаточний вибір завжди залишається за першою особою фірми. Так як саме керівник компанії перш за все відповідає за організацію та ведення підприємницької діяльності і за дотримання при цьому чинного законодавства. Головне, зваживши всі «за» і «проти», грамотно оцінити ефективність кожного з варіантів.
На що ж все-таки варто звернути увагу при укладанні договору з аутсортинговой фірмою, якщо Ви вирішили скористатися такими послугами.
Перше, це чітко обумовити які саме послуги і в якому обсязі будуть надавати Вам аутсортеры. Що буде відбуватися, якщо обсяг робіт зміниться з незалежних від Вас причин, наприклад, збільшитися або зменшитися оборот компанії, змінитися штат компанії, відкриється додатковий офіс або торгова точка. Доцільно відразу обумовити можливість такої зміни і зафіксувати вартість додаткових послуг, у яких може виникнути необхідність або методику її розрахунку. В іншому випадку Ви можете опинитися в ситуації, коли уклавши договір аутсорсингу з прийнятною для Вас вартістю, через місяць або два опинитеся перед необхідністю оплачувати додаткові роботи зовсім за іншими розцінками.
Слід звернути увагу на ту обставину, чи готова аутсорсингова компанія прийняти на себе відповідальності за свою «діяльність». Наприклад, готові юристи компанії відстоювати у суді позицію, обрану для обліку бухгалтерами компанії. На яких умовах? Великі аутсортинговые компанії здійснюють страхування своєї діяльності, що теж допомагає у разі виникнення проблем, наприклад, з податковими органами. Це, права, збільшує вартість аутсорсингових послуг, але дозволить «розділити» Ваші ризики з аутсортерами.
Автор: Ірина Файнгерш. Опубліковано в журналі “Бізнес.Східний Округ” за лютий 2009 року