База клієнтів

Як відомо, одним з основних видів діяльності переважної більшості компаній є пошук і залучення клієнтів. А разом із зростанням кількості клієнтів організація починає стикатися з проблемами зберігання і обробки великих обсягів даних по клієнтам: особові дані клієнта, статистика звернень в компанію, сумарна прибуток по клієнту та інше. У подібних організацій виникає нагальна потреба створення і ведення бази клієнтів. База клієнтів може бути реалізована в різному вигляді, або це таблиця, в якій зберігаються необхідні контактні дані або ж це повноцінний програмний комплекс, система взаємовідносин з клієнтами, з можливістю інтеграції в системи управління підприємством і бізнес-процесами.
Керівнику залежно від масштабів підприємства та інших факторів, таких як, наприклад, середня кількість нових клієнтів в місяць, необхідно прийняти рішення, яку базу клієнтів використовувати, – це буде вже готовий програмний продукт або ж необхідно вдатися до послуг програмістів або організацій-розробників програмного забезпечення, щоб максимально налаштувати систему під потреби компанії. Володіти системою управління базою клієнтів ще мало, необхідно керуватися рядом правил для ефективної роботи з нею. Так, будь це готове програмне рішення або написане розробником, працювати з ним буде менеджер, якому необхідно в найкоротші терміни отримувати необхідну йому інформацію.
Перша вимога до бази клієнтів – вона повинна бути простою. Знати повну біографію клієнта в більшості випадків не має сенсу. Система повинна зберігати тільки необхідну для коректної роботи інформацію, в більшості це: назва фірми, ім’я клієнта, прізвище, прямий номер телефону (стаціонарний), додатковий номер, номер мобільного телефону, номер факсу та адресу електронної пошти. Друге правило – база клієнтів має бути коректно заповнена (без граматичних помилок), а інакше це ускладнить пошук даних і породить надалі дублювання інформації про клієнта. Третє правило, свідчить про те, що необходимособлюдать стандарти форматів даних при заповненні бази. Четверте правило – уникати дублювання інформації в базі. В більшості це виникає, коли неправильно користуються попередніми правилами. П’яте правило – повнота інформації. Після того, як, згідно з першим правилом, визначилися з набором інформації про клієнта, необхідно щоб вона була вся заповнена. Якщо виникає ситуація коли яка-небудь частина даних у клієнта, необхідно вказати про це. Наприклад якщо немає електронної адреси, у графі так і поставити відсутня, а не залишати поле порожнім. Шосте правило свідчить про те, що інформація повинна бути актуальною, тобто повинен бути період зберігання інформації, щоб не роздувати базу клієнто в старими даними. Сьоме правило – повинна бути налаштування прав доступу на читання і редагування даних в базі клієнтів. Восьме правило – необхідно систематично наводити лад в базі даних, видаляти старі записи клієнтів, перевіряти актуальність даних по клієнтам. В ідеальному варіанті необхідно найняти окремого фахівця, який би тримав базу клієнтів в актуальному стані. Пам’ятайте, підприємство, яке веде облік в системі управління взаємовідносинами з клієнтом і робить це правильно, підвищує ефективність роботи менеджерів в кілька разів.
База клієнтів