Бізнес-фортеця

Планування офісного простору – як гра в кубики, кожен з яких відповідає окремому приміщенню. При цьому важливо вибирати різні елементи з трьох «наборів»: спілкування з клієнтами, робоча обстановка, зручність і комфорт співробітників. В залежності від пріоритетів, методів роботи і галузі діяльності можна вибудувати з цих складові безліч комбінацій, які створять справжню фортецю для компанії.
Перша лінія фронту
Клієнт – ключова фігура бізнесу, і ця аксіома правильна для будь-якого напрямку. Однак робота компаній будується по-різному. Багато знаходять для себе варіанти організації, завдяки яким клієнти можуть взагалі не відвідувати офіс. Представники невеликих організацій часто самі виїжджають на зустрічі до замовника. Серед тих, хто рідко зустрічається з клієнтами, і фірми, що займаються інтернет-продажами. Треба зауважити, що в даний час багато провідні міжнародні корпорації розвивають цей напрям. «На сьогодні розвиток системи електронної комерції є для нас пріоритетним, – пояснює Костянтин Хохлов, директор з продажу та маркетингу напряму «Теплової автоматики компанії» Данфосс» (виробник енергозберігаючого обладнання для систем опалення). – Вона дозволяє нам за добу обробляти більше 10000 запитів. З її допомогою клієнт може самостійно розрахувати замовлення, розмістити його, сформувати рахунок і контролювати відвантаження і т. д. Цей спосіб допомагає підвищити оперативність, уникнути непотрібних посередників у ланцюжку. Крім того, така форма взаємодії дозволяє скоротити витрати на утримання офісу».
Незважаючи на те, що високі технології все частіше беруть участь у роботі бізнесу, при побудові партнерських відносин більшість воліє ґрунтуватися на прямому спілкуванні. Тому при проектуванні офісного приміщення обов’язково виділяється територія, призначена для прийому відвідувачів.
На думку архітектора Артура Оганяна, все безліч рішень об’єднує загальна схема планування. «Якщо брати безлико, то фронт-офіс починається з ресепшен, далі розміщується зона, в якій клієнти очікують прийому, – пояснює він. – Для проведення зустрічей, як правило, виділяють окрему переговорну, вона повинна перебувати в безпосередній близькості від робочого місця секретаря, який допомагає в організації бесіди». На етапі проекту слід враховувати сферу діяльності компанії і кількість клієнтів, які відвідують офіс. І, виходячи з цього, планувати і площа приміщення, і необхідне число окремих переговорних.
«Якщо в процесі спілкування з клієнтом потрібно демонстрація продукції, то приймальна такого офісу трансформується в шоу-рум, де представлені зразки різних рішень,- пояснює Олена Тепина, директор департаменту продажів компанії «Астарта престиж», виробника систем перегородок. – Найяскравіший приклад – роздрібні продажі: у цьому разі торговий зал і стає тією самою зоною ресепшен для всіх відвідувачів. Крім того, існує багато компаній, яким важливо продемонструвати товар, щоб зацікавити покупця, і не обов’язково це має бути магазин». У даному вигляді можна реалізувати проект офісу для фірми, що займається виготовленням якихось дизайнерських рішень, ательє. Крім того, банки, автомобільні салони побудовані саме за таким принципом.
Трудові фланги
Незважаючи на чільну роль в бізнесі клієнта, все одно двигуном організації залишаються її співробітники, для яких необхідно забезпечити гідні умови праці. Плануючи робочу зону офісу, кожна компанія виходить з необхідності забезпечити ефективне виконання бізнес-процесів. Тому, визначаючи набір і площа приміщень, відштовхується від тих функцій, які виконують співробітники.
У цьому питанні теж існують фірми, які задовольняються малим, тобто взагалі не поділяють робочу зону: в одному приміщенні працюють всі співробітники офісу – так звана відкрита планування. Вона відрізняється доступністю, оскільки для облаштування немає необхідності вибудовувати перегородки, а також не демократичністю, оскільки все, від підлеглих до начальства працюють в одній команді. Треба зауважити, що безпосередня близькість колег полегшує процес комунікації, це дуже важливо, якщо всі співробітники працюють над єдиним проектом.
Однак на практиці цей спосіб застосовується тільки для компаній з невеликою кількістю фахівців. «Загальна робоча зона, як правило, не перевищує 30-40 кв. м, – пояснює Олена Тепина. – Більшість компаній йдуть стандартним шляхом, розбиваючи простір у відповідності з тим числом функціональних підрозділів, які існують в організації: бухгалтерія, технічний відділ, відділ продажів, і т. д.». В якості альтернативного способу вона називає зонування за проектним групам. Дійсно, якщо над рішенням задачі трудиться певна команда різних фахівців, то таке планування буде більш вдалою, ніж функціональна.
Треба зауважити, що часом виникає необхідність поєднати ці два підходи. Якщо число співробітників в окремому підрозділі велике, наприклад великий штат менеджерів з продажу або операціоністів, то, об’єднуючи їх в одному приміщенні, роботодавець ризикує знизити ефективність роботи підлеглих. «На жаль, часто можна зустріти офіс, де у величезному приміщенні на американський манер розміщені робочі місця більше 20-30-ти співробітників, – зауважує Артур Оганян. – Але, незважаючи на те, що індивідуальну зону, як правило, відокремлюють за допомогою невисоких офісних перегородок, такі простори, як з’ясовується, російській людині важкі. Звичайно, поки співробітник сидить за столом, його огляд закритий, але зосередитися на роботі серед такого числа колег непросто». На думку архітектора, необхідно додатково розділяти великі групи персоналу, формуючи відокремлені кабінети на 5-7 чоловік. У цьому випадку функціональний поділ по відділам поєднується з проектним. Співробітників розподіляють у відповідності з тими проектами, над якими вони працюють, замовниками, територіями обслуговування і т. д.
Додатково у багатьох офісах обладнують зону обговорення. У роботі часто потрібно «навалитися» на проблему всім разом, але для цього необхідно просторе приміщення, оскільки площі кабінету не завжди буває достатньо. Тому для проведення нарад, мозкових штурмів виділяють спеціальну кімнату, при цьому її можна задіяти для проведення навчальних семінарів, і для святкування корпоративних заходів. Оскільки багато компаній обмежені у розмірах офісу, то для цих цілей іноді використовують переговорну, яку заздалегідь планують досить просторою.
Кабінети, згідно стереотипу, що склався останнім часом, – прерогатива керівництва компанії. Однак у деяких випадках виділення кожному співробітникові окремого приміщення виправдано. В якості прикладу можна навести фірми, що надають консалтингові послуги: юридичні, фінансові і т. д. В цьому випадку будь-який працівник виступає в якості експерта і сам веде роботу з клієнтами.
Комфортні тили
Питання про те, чи треба економити на комфорті співробітників, кожна компанія вирішує для себе окремо, в залежності від можливостей і поглядів керівництва на необхідність зручностей. «Додаткові зони, які призначені саме для вирішення якихось особистих цілей співробітників, у проектах планування офісів зустрічаються не так часто, – розповідає Олена Тепина («Астарта престиж»). – Компанії в першу чергу вирішують завдання робочого процесу». Однак самі співробітники, як правило, звертають увагу на брак комфорту в офісі, оскільки багато хто змушений проводити в ньому більшу частину дня. Марія Лук’яненко, менеджер страхової компанії, відповідаючи на питання про те, які зміни потрібні в її компанії, пояснює: «У нас дуже продумана робоча обстановка, і, треба зауважити, що я дуже комфортно і легко себе відчуваю на робочому місці. Однак додати кімнату відпочинку все ж хотілося б, оскільки зараз у нас немає навіть окремої зони, де можна було трохи зняти напругу від трудової суєти».
Безумовно, подібні бажання для керівників компаній не секрет. Але більшість з них мислить раціонально, вважаючи, що робоча обстановка повинна залишатися такою. «Офіс нашої компанії включає кабінети керівників, окремі приміщення для співробітників, а також їдальню, – каже Олег Серебренніков генеральний директор компанії «Гипсодекор» (виробництво декоративних виробів з гіпсу і полімерів). – Я вважаю, що додаткові надмірності не потрібні, обстановка повинна настроювати на роботу, а не розслабляти персонал». Часом позиція роботодавців обґрунтовано виключно дисциплінарними підходами. Виникають побоювання, що їхні підлеглі почнуть години безперервно проводити в кімнаті для відпочинку та влаштовувати регулярні перерви на чай. Тому більшість обмежується невеликою кухнею, якщо компанія не надає харчування у власній їдальні.
Тим не менш, нехай не так швидко і широко, як хотілося б, але практика включення до планування офісу таких зон, як кімната відпочинку, кухня, їдальня, роздягальня, поступово з’являється. На думку експерта компанії «Астарта престиж», будь-який, навіть скромний офіс можна доповнити невеликою зоною спілкування, наприклад, розмістивши за перегородкою невеликий диван і бойлер для приготування окропу. «Сьогодні в багатьох компаніях – божевільний ритм роботи, тому можливість на деякий час відключитися необхідна, – пояснює Олена Тепина. – Я впевнена, що комфортні умови праці є одним з важливих складових задоволеності співробітників компанією-працедавцем, і додаткова турбота, лише допоможе підвищити лояльність персоналу, але аж ніяк не знизить його працездатність».
Офіс – це справжня фортеця компанії, в якій кожна складова допомагає досягти конкретної мети. Тому, створюючи проект майбутньої цитаделі, необхідно враховувати інтереси всіх учасників бізнес-процесів. Слід дотримуватися головних принципів: увага – відвідувачам, функціональність – робочого місця, комфорт – всім членам команди.
Світлана Топал,
експерт компанії «Астарта престиж»