Інтеграція IBM Rational ClearQuest і Microsoft Project – ключ до успішного планування

Не секрет, що успіх проекту залежить від ефективного планування та оперативних відомостей про стан проекту. На ринку зараз багато різних систем, які дозволяють виконувати планування з оцінкою завантаження ресурсів, відстежувати і оцінювати хід виконання завдань. Але жодна з існуючих систем не забезпечує весь обсяг необхідних можливостей. Найкращий вихід з цієї ситуації – це вибрати дві системи, які б забезпечували різні і непересічні можливості, і об’єднати їх.
Чому MS Project?
Всім відомо, що даний інструмент є одним з кращих у своєму роді і забезпечує всі необхідні при плануванні робіт на виконавців потреби:
Простий і наочний інтерфейс для виконання планування завдань. Корпорація Microsoft у всіх своїх додатках забезпечує дружній інтерфейс для всіх своїх додатків. Простий метод введення планованих дані і різні, конфігуровані подання для відображення введених даних;
Оцінка завантаження ресурсів. Планування завдань з використанням інформації про завантаження виконавців, обчислення критичного шляху при виконанні завдань, вирівнювання завдань по завантаженості виконавців.
Чому ClearQuest?
IBM Rational ClearQuest запатентував себе як зручний, гнучкий і адаптується під будь-який процес інструмент.
Необхідну кількість атрибутів для опису задач. Інструмент дозволяє визначати будь-яку кількість основних атрибутів при описі завдань, які можуть визначатись і змінюватись в ході виконання завдання, і можуть бути корисні вже виконавцям, але необов’язкові для менеджера проекту;
Оцінка поточного стану виконання завдання. Завдання в ClearQuest мають свій життєвий цикл, який може бути специфічним для кожної організації. Менеджеру проекту інформація про станах завдань допомагає отримати реальну оцінку про стан проекту в цілому;
Історія виконання завдання. Після виконання як проектів, так і завдань менеджер проекту повинен проаналізувати процес та результат їх виконання для оцінки ефективності роботи виконавців, їх компетенції, для корекції поточних робіт, обліку цього аналізу при плануванні робіт в майбутніх проектах.
Інтеграція
Інтеграція – це об’єднання властивостей двох різних систем. У нашому випадку – це інтеграція IBM Rational ClearQuest і Microsoft Project. Принципова схема зображена на малюнку нижче.
Опис схеми роботи з інтеграцією:
Менеджер проекту виконує планування в MS Project і зберігає план;
За допомогою модуля інтеграції всі планові терміни переносяться в систему ClearQuest з призначенням на кінцевих виконавців;
Отримавши нові завдання, виконавці починають роботу в ClearQuest змінюючи стану завдань;
Всі зміни фактичних термінів за допомогою модуля інтеграції переносяться в план MS Project;
На основі отриманих даних з системи ClearQuest, менеджер проекту виконує корекцію плану, якщо це необхідно.
Малюнок 1. Принципова схема інтеграції систем Microsoft і IBM Rational
Можливості інтеграції
Інтеграція дозволяє об’єднати дві різні системи IBM Rational ClearQuest і Microsoft Project і використовувати як єдине ціле, при цьому кожна роль в процесі використовує свій інструмент:
Менеджер проекту – планує і відстежує хід виконання завдань безпосередньо з MS Project;
Виконавець – отримує завдання і виконує їх, звітує про виконання завдань тільки в системі ClearQuest.
Інтеграція надає наступні поліпшення при плануванні завдань на виконавців:
Планування «наперед». Інтеграція дозволяє виконувати планування завдань на виконавців в MS Project і не реєструвати їх в системі ClearQuest. У будь-який момент інтеграція дозволяє зареєструвати необхідну кількість задач у системі ClearQuest;
Перепланування. Часто при виконанні проектів зустрічається ситуація, коли необхідно змістити планові терміни на певний проміжок часу. Незручність системи ClearQuest в цьому випадку полягає в тому, що необхідно викликати форму кожного завдання на редагування і оновлювати планові терміни. Інтеграція дозволяє за допомогою однієї операції оновити планові терміни у будь-якої кількості завдань;
Збереження ієрархії. Модуль інтеграції дозволяє реєструвати завдання в системі ClearQuest із збереженням структури ієрархії, яка була створена в плані MS Project.
Імпорт ресурсів. Інтеграція дозволяє використовувати один джерело виконавців ClearQuest. Як тільки в системі ClearQuest реєструється новий виконавець, він автоматично з’являється в плані MS Project;
Використання додаткових полів. Інтеграція дозволяє відображати будь-яку кількість додаткових полів завдань ClearQuest, які необхідно бачити або конфігурувати при плануванні завдань у плані MS Project;
Доступ до форм ClearQuest з MS Project. Модуль інтеграції дозволяє відкривати форми завдань ClearQuest безпосередньо з плану MS Project. Це дає можливість менеджеру проекту при необхідності побачити всю інформацію про завдання (атрибути завдання, звіти про виконання) або виконати зміни в задачі безпосередньо в системі ClearQuest з MS Project;
Імпорт завдань в план MS Project. Модуль інтеграції в будь-який момент дозволяє «відновити» збережений в ClearQuest пул завдань в план MS Project шляхом операції імпорту.
Переваги
Інтеграція при її використанні дає ряд переваг у процесі планування завдань і відстеження виконання поставлених завдань:
Економія часу при плануванні завдань. Використовуючи MS Project як інструмент планування, менеджер проекту може формувати необхідну кількість завдань і зберігати в ClearQuest, не замислюючись при цьому про необхідність заповнення введення всіх даних в ClearQuest, т. к. модуль інтеграції це робить за нього;
Економія часу при переплануванні завдань. При використанні інтеграції не потрібно заходити в ClearQuest і змінювати планові терміни для кожної задачі окремо. Інтеграція дозволяє в автоматичному режимі з MS Project виконати зсув планових термінів і зберегти їх в ClearQuest;
Використання одного інструменту для менеджера проекту. Менеджер проекту для планування й оцінювання процесу виконання завдань використовує тільки MS Project, що дозволяє йому в будь-який момент отримати всю необхідну інформацію з ClearQuest.
Основні функції інтеграції
Інтеграція реалізована у вигляді модуля розширення для MS Project Professional і для її використання досить запустити MS Project після інсталяції модуля інтеграції. Після запуску в додатку з’являється пункт меню «Інтеграція ClearQuest» (див. Малюнок 2), яке містить доступ до всіх функцій модуля інтеграції.Можна виділити три основних функції в інтеграції:
Малюнок 2. Інтеграція з MS Project
Імпорт – процес формування нових завдань у плані MS Project з сутностей ClearQuest на основі запиту, який визначається користувачем. Також можна імпортувати не всі завдання, а тільки ті, які менеджер проекту вважатиме необхідними (див. Малюнок 3);
Малюнок 3. Вибір завдань для імпорту
Оновлення – при цій операції всі атрибути завдання (найменування, виконавець тощо) для кожної задачі в плані встановлюються відповідно атрибутами її запиту ClearQuest. У цьому процесі обробляються тільки завдання з заповненими службовими поля (див. Малюнок 4), які формуються автоматично модулем інтеграції і містять ідентифікатор запису ClearQuest, її стан та належність задачі до системи управління змінами;
Малюнок 4. Збереження завдання в календарному плані
Збереження – в процесі збереження (див. Малюнок 5) всі завдання зберігаються у систему ClearQuest:
o Якщо завдання існує, то всі атрибути запису ClearQuest встановлюються рівними значенням її завдання в плані. Однак може бути ситуація, в якій будь-яке поле не доступно для редагування в поточному стані, – в цьому випадку значення цього поля завдання у плані встановлюється рівним значенню запису ClearQuest;
o Якщо завдання не існує, то створюється новий запис у системі управління змінами.
Малюнок 5. Процес збереження завдань
Модуль інтеграції також дозволяє переглядати записи ClearQuest, які були імпортовані або збережені в плані MS Project. Відкрити сутність можна, вибравши пункт меню «Відкрити форму CQ» і при цьому активна клітинка в плані повинна знаходитися на цікавої задачі. Форма перегляду запису ClearQuest дозволяє також редагувати відкриту сутність або змінювати її стан.
Малюнок 6. Перегляд завдання ClearQuest з MS Project
Висновок
У великій кількості систем і методологій часто важко знайти що-то одне, що дозволило б ефективно виконувати планування і отримувати зворотний зв’язок з поставленими завданнями. З використання інтеграції двох систем IBM Rational ClearQuest і Microsoft Project менеджер проекту отримує один інструмент, який забезпечує все необхідне для ефективного планування та відстеження виконання завдань. Використовуючи модуль інтеграції, менеджер проекту економить час при виконанні планування завдань, оскільки йому вже не потрібно виконувати планування в одній системі і переносити планові терміни на виконавців в іншу систему. Використовуючи відстеження фактичних термінів і станів завдань, менеджер проекту може оперативно вносити зміни в завдання для зменшення ризиків під час виконання проекту в цілому.
СМ-Консалт
Новачків Олександр
Шамрай Олександр