“Історія зміни документообігу та довідників (ІІДС)” – необхідність?

«Історія зміни документообігу та довідників (ІІДС)»
Розробка програм «1С:Підприємство 8» – Універсальна, встановлюється на програмні продукти : «1С:Бухгалтерія 8»
«1С:Управління торгівлею 8»
«1С: Підприємство 8. Управління торгівлею і взаєминами з клієнтами (CRM)»
«1С:Предпритияе 8 Управління виробничим підприємством»
Мета розробки – встановити контроль над змінами електронного документообігу в системі автоматизації.
Необхідні такі методи контролю над програмним продуктом? Для чого потрібно визначати з точністю до зміни будь-якого реквізиту документа? Як це допоможе організації? Ті основні питання, які задаються при прийнятті рішення про придбання розробки.
Необхідно чи ні – вирішувати безпосередньо Вам. Можемо відзначити лише кілька прикладів, які допоможуть визначитися у виборі.
«Історія зміни документообігу та довідників (ІІДС)» – фіксує зміни будь-якого, вже створеного в системі документу. Наприклад, якщо в системі був виписаний документ «Замовлення покупця» (Рахунок), і, в якийсь момент Замовник попросив змінити що-небудь в рахунку – кількість, ціну продукції, дату оплати, договір і т. д. Співробітник поміняв документ – система негайно зафіксує ці зміни у форматі – Документ , Співробітник дані, Які були змінені (Старе значення, Нове значення), Дата зміни. Історія зміни документа зберігається, поки підприємство працює в даній інформаційній базі.
Які саме документи контролювати, визначаються в ході установки розробки, в подальшому по мірі необхідності, контрольовані документи можна додавати. Аналогічним чином, система починає контролювати будь-який інший документ. Як показала практика, особливо затребуваним до контролю стають реалізації документи (накладні, акти, рахунки–фактури) – будь-яка зміна якої спричиняє зміни в обліку і мати історію зміни документа стає просто необхідно.
Особливо затребуваним, контроль за історією зміни документів, стає коли з одним і тим же видом документа працюють кілька співробітників – приміром, кілька менеджерів (бухгалтерів, фахівців і т. д.) виписують документ Акт. Будь-яка зміна ким із співробітників документа, сформованого іншим, також зафіксується, визначиться і буде зберігатися в історії документа.
По мірі використання системи, база змін розростається і стає нелегко запам’ятати, коли і що змінювалося – в цей момент на допомогу приходять звіти, які можна вивести як за видами документа (наприклад, всі зміни по документу Реалізація та задати період), так і з конкретного співробітника підприємства.
І, якщо позитивно відповісти на будь-який з трьох основних питань позитивно, то варто задуматися про установку «Історії зміни документообігу та довідників (ІІДС)». Установка проводиться сервісними інженерами компанії. Що важливо – інформаційна база”1С” після установки розробки залишається типовою, подальші оновлення системи здійснюються у звичайному режимі.
Ми сподіваємося, що Ви оціните сучасні методи контролю за електронним документообігом, які дозволять підприємству працювати у “прозорому режимі із своєю документацією.