Як економити час? Про контроль багатофіліальної мережі з будинку.
Дійсно, для багатьох керівників час – найвища цінність. Дуже часто ми шкодуємо про втрачені хвилинах і навіть секундах, ми готові жертвувати сім’єю і домом, сном і відпочинком, викроюючи зайву годину для вирішення ділових проблем, і все одно не встигаємо. Час, як і раніше, працює проти нас.
На початку ділового шляху, коли Ви тільки відкривали свій перший офіс, піднімали організацію на ноги і засипали за робочим столом, здавалося, мине рік-два, бізнес розростеться до рівня багатофіліальної мережі, Ви зможете управляти своїм часом, а засипати за столом будуть Ваші численні підлеглі. Але, як виявляється, час схильне спотворено втілювати в реальність наші мрії. Опинившись на чолі розгалуженої мережі організацій, ми не тільки відчуваємо ще більшу нестачу часу, але і як наслідок, стикаємося з цілою низкою інших проблем. Особливу гостроту здобуває питання про неможливість перебування в двох різних місцях одночасно» і контролю дій кожного зі співробітників.
Як простежити, що відбувається в кожному з Ваших офісів, особливо, якщо вони розташовані на відстані один від одного? Як контролювати діяльність мережі організацій, при цьому не забуваючи про економію часу? Звичайно, можна щодня влаштовувати засідання в кожному з представництв, але це займе багато часу і навряд чи дасть обізнаність про дії окремих співробітників.
Найбільш розумним рішенням даної проблеми нам бачиться установка системи контролю доступу і обліку робочого часу. Що являє собою така система? На рівні технічної оснащеності Ви отримуєте комплект пристроїв, систему (відеодомофон, електромагнітні замки тощо), які дозволяють контролювати будь-які переміщення всередині організації, випадки приходу і відходу людей, а також спроби незаконно проникнути в заборонені приміщення.
Однак Ви не тільки контролювати, а й керуєте будь переміщеннями працівників, а точніше кажучи, встановлюєте порядок доступу певних осіб в офіс, приміщення офісу і на територію в цілому залежно від графіка роботи людини, часу доби і дня тижня. Відповідно, Ви завжди будете в курсі порушення порядку доступу: запізнень на роботу, частих поїздок з робочого місця, прогулів і т. д.
Такий високий рівень контролю пояснюється тим, що в системі передбачено створення бази даних співробітників. База даних являє собою сукупність облікових записів. Кожна така обліковий запис містить такі відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові особи; назва відділу, в якому він працює, графік робочого часу і доступу в офіс, код і термін дії картки доступу і т. д. До облікового запису додається фотографія. Таким чином, стає можливою ідентифікація людей на вході в установу, – Ви просто порівнюєте зовнішність входить з фотографією, яка зберігається в облікового запису людини. У разі первинного відвідування система дозволяє автоматично сфотографувати людину і створити новий обліковий запис гостьової карти для наступних візитів.
Звичайно, складно уявити всі функціональні можливості системи: контроль своєчасного приходу людей на роботу, управління доступом людей у конкретні приміщення, ідентифікація осіб на вході – це лише мала частина її величезного потенціалу.
Мабуть, для Вас, людей, які не звикли пускати справу не самоплив і вміють цінувати свій час, головний плюс системи контролю доступу і обліку робочого часу в тому, що при наявності локальної мережі, мережі Internet або будь-якої іншої, яка об’єднує Ваші численні офіси, – Ви можете контролювати переміщення співробітників, не виходячи з дому. Відповідна програма будинку, підключена через Інтернет до встановленої в офісах системі контролю доступу і обліку, по-перше, дозволить в реальному часі відстежувати дотримання співробітниками графіка роботи. Дивлячись на монітор будинку, Ви зможете фіксувати час приходу (відходу) на роботу кожного з працівників у будь-якому з Ваших офісів, дотримання підлеглими часу, виділеного на перерву і т. д.
З установкою системи автоматично знімається проблема пошуку конкретної людини на території організації. Тепер Вам не доведеться перебирати телефони кожного з офісів, розшукуючи співробітника. Сидячи вдома за екраном комп’ютера – Ви легко зможете відстежити останнє приміщення, у яке увійшов співробітник або, скажімо, вибрати будь-який відділ в офісі, щоб подивитися, хто в даний момент там знаходиться.
Крім того, у разі неможливості постійної присутності перед екраном домашнього комп’ютера, Ви можете легко, у зручний для Вас час отримувати звіти про переміщення людей на території Вашої організації і робити відповідні висновки. Система контролю доступу та обліку робочого часу дозволяє збирати звіти наступного типу: звіти про недарботках або переробках будь-якого з працівників за період, що цікавить, відомості про запізнення і прогули, а також звіти на основі будь-яких, призначених Вами критеріїв пошуку інформації в системі.
Отже, система контролю доступу та обліку робочого часу, безпосередньо підключена до Вашого дому, не тільки вирішує проблему нестачі часу, але дозволяє контролювати і оперативно керувати діяльністю Ваших співробітників. І хто сказав що тільки з будинку можна спостерігати за своїми офісами? Інтернет є майже в будь-якій точці світу.
Системи контролю доступу і обліку робочого часу