fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Бізнес

Корпоративний портал: ефективне зберігання файлів. Частина 1

Корпоративний портал – це основна точка інформації для співробітників компанії. Це вказує, що, в ідеалі, всі дані, додавання і файли повинні викладатися тут. Тобто В ідеалі всі проекти та описи до них повинні весеть на порталі, всі регламенти, стандарти, інструкції, новини, опису і все-все інше зобов’язана бути там.
Файли, дані… чи Замислювалися Ви, чому файли у загальних директоріях як правило називають «файлової смітником»? Відповідь проста: якщо користувачі працюють з файлами немає правил, які відповідають на питання такого плану: «Яка повинна бути структура загальних папок?», «Як файли повинні називатися?», «Де файли повинні зберігатися», «Як архівувати файли», «Як надавати справи (а також і файли згодом звільнення співробітника)» та інші.
Припустимо, що Ви вирішили саме так використовувати корпоративний портал – систематитизровать документи в підприємстві.
Припустимо, що фірма, яка налаштовує вам портал, яких ви своїми силами структурували і перенесли на корпоративний портал всю необхідну інформацію, а не потрібну інформацію «передали в архів». Звичайно ж, постає питання «Що зробити, щоб корпоративний портал вмирати подібної «смітником», як і «загальні папки».
Щоб уникнути такого роду проблеми, потрібно виконати такі положення:
Впроваджене рішення повинне мати:
Жорсткою структурою і гнучкою системою розширення рішення
Засобами пошуку типу «куди зберегти мій документа»
Засобами виявлення старих даних та документів
Засобами передачі інформації в архів
На підприємстві повинні
Бути розроблені стандарти, що описують, як і що зберігати, як доручати справи, файли та іншу інформацію при звільненні працівника
Призначені відповідальні за ведення і підтримку актуальності інформації.
Працівники організації повинні:
Бути навченими по взаємодії з корпоративним порталом
Усвідомлювати, що документи не повинні бути на робочих столах, а зобов’язані бути на порталі
Розуміти, як і куди зберігати документи, як їх іменувати
Усвідомлювати як класифікувати та структурувати дані
Знати як відшукувати документи
Вміти налаштовувати подання інформації так, як їм це було б зручно
Розуміти, що потрібно робити якщо знайшли упущення при роботі корпоративного порталу або з’явилися пропозиції щодо його поліпшення
Системні адміністратори зобов’язані мати:
Можливості виявляти невикористовувану інформацію або інформацію, яка неправильно ведеться
Зворотний зв’язок від користувачів
Як встигати виконання кожного з пунктів і зробити портальне рішення ефективним, я розповім в наступних статтях.
Open in Google Docs Viewer
Open link in new tab
Open link in new window
Open link in new window incognito
Download file
Copy link address
Edit PDF File on PDFescape.com
Джерело: IT-Brama