Перші кроки до безбумажному документообігу на Вашій фірмі

Перші кроки до електронного документообігу
Вам пощастило. Бізнес зростає. шестерні обертаються, штатний розклад роздувається, офіс, подібно до “Титаніку”, тоне у величезному потоці паперів. Що робити? Які заходи вжити для підвищення ефективності роботи менеджерів?
У цій статті ми поговоримо про необхідність впровадження електронного документообігу.
Позбавлення від тонн даремно витрачається папери – це зовсім не найважливіший аспект використання програмних систем, що дозволяють налагодити електронний документообіг. Найважливішими перевагами є наступні.
1. Швидкість доведення розпоряджень до співробітників у підрозділах
2. Функція ефективного пошуку документів в базі даних системи
3. Протоколювання дій співробітників, вироблених в електронній системі управління підприємством
Все це добре – заявить далекий від проблем автоматизації осіб. Але з чого почати? Існують програми, спеціально написані для компаній, що вперше впроваджують у себе електронний документообіг – компаній, чия діяльність безпосередньо не залежить від наявності системи керування підприємством. Після побудови електронного документообігу продуктивність праці зростає. Знижуються витрати на комунікації співробітників, на здійснення зв’язку між віддаленими офісами. Економиться найцінніший ресурс – робочий час.
Для рядового співробітника, начальника відділу і топ-менеджера базові функції системи документообігу і управління справами компанії виглядають однаково. Це, по-перше, видача (одержання) і перевірка виконання доручень (звітність), і, по-друге, зберігання документів в надійній і резервованій базі даних зручним пошуком, тобто в електронному архіві документів.
Крім очевидної переваги – переведення внутрішнього документообігу в електронну форму, інформаційна система підвищує якість управління. Стає краще контроль, зростає відсоток виконаних у строк доручень. Зменшується час, що витрачається на попереднє погодження документів та проектів. Формалізована видача завдань, раніше доручаємої просто на словах, знижує імовірність різночитання.
Контроль дисципліни виконання налагодити найпростіше, з цього має сенс починати впровадження СЕД.
По суті, цей бізнес-процес – просто-напросто видача доручень певним працівникам, з фіксуванням дати виконання і пріоритету задачі.
Менеджер знає, що повинен зробити і коли відзвітувати, а начальник бачить, хто чим зайнятий.
Всі ходи записані – так забезпечується контроль виконавської дисципліни.
Документообіг – трохи більше складний предмет. Ефективний документообіг територіально розподіленого підприємства може починатися з того, що до доручень будуть прикладатися файли з текстами або зображеннями, для кращого пояснення того, що слід зробити.
Має великий сенс зберігати в базі даних різні накази, розпорядження та інші документи. Ви можете доручити секретареві скласти каталог ділової літератури або офісного обладнання.
Говорячи зрозумілою мовою, сенс документообігу полягає в тому, щоб створювати папери, узгоджувати їх і доводити до відома звичайних людей. Зміст електронного документообігу рівно той же. От тільки слово “папір” замінюється словосполученням “електронний документ”…
Для цілей побудови безпаперового документообігу, наприклад, створена система управління компанією FlyDoc 2.0. Програму ФлайДок можна експлуатувати на Linux та Windows, встановлювати в регіональних підрозділах і на мобільних робочих місцях – на ноутбуках. У ході експлуатації СЕД буде заощаджуватися не тільки робочий час, але і кошти, що витрачаються на телефонні розмови з філіями компанії.
Завантажити дистрибутив безкоштовної версії системи управління підприємством FlyDoc 2.0 Community Edition на 3 робочих місця Ви зможете на сайті постачальника.
Матеріали надані FlyDoc, www.flydoc.ru
Системи електронного документообігу та електронного архіву, інформаційна система управління підприємством ФлайДок.