Прибутковий касовий ордер

Господарська діяльність будь-якого підприємства супроводжується документальним оформленням кожної дії. Обіг готівкових грошових коштів – не виняток. Рух їх по касі відображається в прибуткових і видаткових ордерах – уніфікованих первинних документах бухгалтерського обліку.
Що являє собою ПКО
Прибутковий касовий ордер (ПКО) – документ, оформлюваний бухгалтерією при кожному надходженні грошових коштів у касу підприємства (КП).
ВАЖЛИВО! Чинне законодавство, а саме Вказівка ЦБ №3210-У, звільняє від обов’язку вести облік прибуткових та видаткових операцій індивідуальних підприємців. Інші економічні суб’єкти повинні відображати рух готівкових грошових коштів в Журналі обліку (форма КО-3).
Згідно п. 15 Положення про порядок ведення бухобліку в РФ, первинна документація складається на момент здійснення господарської операції або після закінчення робочої зміни. Саме тому оформлення бланка ПКО повинно здійснюватися в день надходження готівкових коштів у КП, в іншому випадку документ визнається недійсним або відсутнім.
Керівництво підприємства може завантажити зразок прибуткового касового ордера в інтернеті, а потім роздрукувати бланки для подальшого заповнення від руки. Ще один варіант – створити приходник онлайн за допомогою спеціального сервісу та роздрукувати вже готовий документ. Чинне законодавство не забороняє економічним суб’єктам вести документообіг в електронному вигляді, проте на вимогу інших учасників господарських операцій або контролюючих органів, керівництво підприємства зобов’язане надати всі необхідні дані в паперовому вигляді.
Відміну від витратного
РКО є бланком суворої звітності, фіксує виплату готівки з КП. Форма заповнюється в наступних випадках:
інкасація грошових коштів;
повернення раніше сплаченого товару;
видача підзвітних коштів;
розрахунок з постачальниками;
оплата послуг сторонніх організацій;
видача коштів на потреби підприємства.
На відміну від приходников, РКО необхідно оформляти на кожну операцію окремо. Крім співробітників організації, що видала кошти, підпис на документі ставить особу, яка отримала зазначену в бланку суму. Порядок заповнення видаткового ордера регламентований законодавством, відсутність документа або неправильне оформлення загрожує керівництву організації штрафом.
Слід знати! Видатковий ордер може бути заповнений, як і ПКО онлайн або від руки – все залежить від того, який спосіб ведення документообігу вибирає організація.
Коли використовується ПКО
Як і говорилося раніше, бланк ПКО треба заповнювати при надходженні готівки в КП. Підставою для оформлення документа є:
отримання виручки від продажу товарів і послуг;
повернення раніше виданих та невитрачених підзвітних грошових коштів;
переведення в готівку грошей з розрахункового рахунку організації;
одержання внесків в статутний капітал;
повернення раніше виданого позики;
надлишок в КП на кінець робочого дня.
Для оприбуткування загальної виручки за робочу зміну, в кінці дня може бути оформлений один ПКО.
Форма ПКО
ПКО – документ установленої Постановою № 88 (від 18.08 1998) форми. Чинне законодавство зобов’язує використовувати бланк КО-1 всі бюджетні організації, ІП та юридичні особи мають право розробити форму звітності самостійно. Як буде виглядати бланк значення не має, головне, щоб документ містив у собі наступні реквізити:
найменування;
дату складання;
найменування організації, яка складає документ;
факт вчинення діяння і його підставу;
суму, що надійшла в касу організації;
підпис посадової особи, яка прийняла ДС, та головного бухгалтера.
Бланк приходника складається з двох частин:
Основна. Заповнюється касиром і підкріплюється до касового звіту за день.
Квитанція. Заповнюється касиром і передається вносить грошові кошти особі.
Додатком до ПКО служать касові або товарні чеки, квитанції та інші платіжні документи, що використовуються в якості підтвердження факту отримання грошових коштів.
Правила заповнення форми
Бланк ПКО можуть бути заповнені як від руки, так і на комп’ютері. Паперовий варіант документа засвідчується компетентними посадовими особами. При веденні документообігу в режимі онлайн прибутковий ордер підписується електронними факсиміле. Для правильного заповнення форми економічному суб’єкту необхідно відобразити наступні моменти:
Графа
Правила заповнення
Організація
Найменування економічного суб’єкта із зазначенням його організаційно-правової форми
Структурний підрозділ
Найменування підрозділу, що видав ПКО. При його відсутності в графі позначається прочерк
Код за ЄДРПОУ
Зазначена у статутних документах підприємства
Номер
Порядковий номер приходника, відповідний даними журналу КО-3
Дата
Дата складання документа у форматі ДД.ММ.РРРР
Дебет
Номер рахунку, з якого будуть оприбутковані кошти
Кредит
Код структурного підрозділу
Код підрозділу, на залишок якого будуть оприбутковані кошти, при його відсутності в графі позначається прочерк
Кореспондуючий рахунок
Номер рахунку, по якому буде відображено надходження грошових коштів
Код аналітичного обліку
У разі його відсутності позначається прочерк
Сума
Прописана цифрами сума, що надійшла в касу організації
Код цільового призначення
Код цільового призначення приходуемых коштів
Прийнято від
Найменування організації та ПІБ особи, що передає гроші в касу. Якщо кошти надходять від працівника, прописується тільки його ПІБ
Підстава
Найменування господарської операції
Сума
Сума надійшли в касу коштів прописом
В тому числі
Сума ПДВ цифрами, якщо надійшли гроші не входять у оподатковувану базу, зазначається «Без податку»
Додаток
Найменування доданого документа (при його наявності)
Заповнений від руки або онлайн ПКО завіряється підписами касира і головного бухгалтера.
На замітку! У випадках, коли посада головного бухгалтера не передбачена статутом організації, підписувати документи первинної звітності повинен безпосередньо керівник підприємства.
До оформлення прибуткових касових ордерів пред’являються строгі вимоги:
Всі поля бланка повинні бути заповнені достовірною інформацією.
Документ не повинен містити помарок, виправлень, помилок.
Заповнення форми олівцем неприпустимо.
Після повного заповнення форми квитанція відрізається, а номер ПКО вноситься в реєстр ордерів.
Штрафи за неправильне оформлення ПКО
Чинне законодавство не передбачає штрафних санкцій за неправильне оформлення прибуткових ордерів. Однак при проведенні податкової або аудиторської перевірки-документ, що містить помарки, виправлення, некоректну інформацію, може бути визнано відсутнім. Слід зазначити, що таке рішення неправомірним, що і підтверджує судова практика.
У разі внесення до бланку завідомо неправдивої інформації керівництво організації і відповідальна посадова особа притягується до адміністративної або кримінальної відповідальності. При виявленні факту заниження бази для розрахунку податків, на організацію накладається штраф у розмірі 20% від прихованої суми, але не менше 40 тисяч рублів. Згідно ст. 15.11 КоАП, грубе порушення встановлених правил (спотворення сум більш ніж на 10%) тягне за собою штраф у розмірі до 10 тисяч рублів. Повторне порушення в одному звітному періоді призводить до збільшення суми до 20 тисяч рублів або дискваліфікацію на строк до двох років.
ВАЖЛИВО! Термін давності за вказаною вище статтею становить 60 днів з моменту вчинення протиправного діяння.
Терміни зберігання ПКО
Чинне законодавство регламентує строки зберігання первинної документації кількома законодавчими актами:
Податковий кодекс РФ. Згідно пп.8, п. 1, ст. 23, економічний суб’єкт зобов’язаний забезпечувати збереження первинної документації, що містить в собі дані бухгалтерського і податкового обліку організації, протягом 4 років.
Федеральний закон № 402, прийнятий 6 грудня 2011 року. Згідно п. 1, ст. 29, організація зобов’язана забезпечувати схоронність звітності протягом не менше п’яти років.
Додаткова інформація! Останній документ також зобов’язує підприємців та юридичних осіб забезпечити належні умови для збереження звітності. Керівник економічного суб’єкта може організувати архів всередині підприємства або укласти договір зі сторонньою компанією, що спеціалізується на зберіганні документів.
Відповідальність за порушення зазначених вище розпоряджень обговорена у Кодексі адміністративних правопорушень. Так, відсутність первинних документів посадовій особі загрожує штрафом у розмірі від 5 до 10 тисяч рублів. При повторному порушенні сума збільшується – від 10 до 20 тисяч рублів. Порушення правил зберігання, що призвело до втрати інформації, призводить до накладення штрафу в розмірі від 100 до 300 рублів на громадян від 300 до 500 рублів на посадових осіб.
Оформлення бланків первинної документації вимагає від уповноважених осіб знань основ бухобліку. Для того щоб уникнути проблем і суперечливих ситуацій, слід відображати в ПКО тільки коректні дані, а також заповнювати форму за фактом приходу готівки в КП кожен день.