fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Бізнес

Управління комунікаціями проекту

Дана замітка присвячена управління комунікаціями проекту. Згідно PMBoK 4-ї редакції, управління комунікаціями включає в себе такі процеси: визначення зацікавлених сторін проекту, планування комунікацій, поширення інформації, управління очікуваннями зацікавлених сторін проекту і звіти про виконання. Практичні рекомендації по управлінню комунікаціями були викладені раніше(1), в цій замітці, коротко, хотілося б показати складність і важливість комунікацій на проекті.
Якщо хто не знайомий з дисципліни управління проектами або жодного разу не керував роботами по проекту, то область управління комунікацій на проекті може здатися до смішного простий. Зразок, що в неї можна включити, визначив, хто зацікавлений в проекті та розсилаєш їм інформацію, ходиш на наради і звітуєш по проекту перед керівництвом. Все просто. Однак реалізація хоча б тільки перерахованих дій не так проста, як виглядає.
Почнемо з того, що всі процеси в управлінні комунікаціями итеративны. Це означає, що ви не можете скласти список зацікавлених сторін проекту і поставити галочку, що робота виконана. Склавши такий список (реєстр зацікавлених сторін проекту) ви зобов’язані стежити за його актуальністю, тобто вчасно змінювати дані в списку, щоб він містив свіжу інформацію зацікавленим сторонам проекту, інакше можна його і не складати. Це сильно додає роботи, якщо врахувати, що подібні дії вам необхідно виконувати не тільки з реєстром зацікавлених осіб, а також, що зацікавлених осіб на проекті може бути безліч. Крім того, більшість комунікацій на проекті необхідно продумувати, тобто вам потрібно спланувати їх найбільш оптимальним чином і виконати у відповідності з планом. Навіть така проста дія, як проведення зустрічей і нарад вимагаємо ретельної підготовки, втім, про це в іншій статті(2). Крім итеративности процесів управління комунікаціями і ретельності підготовки дій, варто звернути увагу на різноманітність форм комунікацій і навичок комунікацій. Наприклад, форми комунікацій можуть включати в себе внутрішні комунікації, формальні, письмові, офіційні та інші комунікації. Також для грамотних комунікацій, менеджер проекту повинен мати навички комунікацій, наприклад, вміння слухати, вести переговори та вміння переконувати, і це лише приклади безлічі подібних навичок.
Багато, дуже багато часу і нервів витрачається на управління конфліктами. Менеджеру проектів, який за статистикою до 70% часу приділяє комунікацій в ході проекту, доводиться багато спілкуватися з різними людьми. У кожного з них є якась зацікавленість в проекті або в роботах за проектом, причому найчастіше інтереси різних людей протилежні один одному. І менеджер проекту повинен збалансувати ці інтереси у проекті. Також варто враховувати, що менеджеру проекту необхідно залізне терпіння, оскільки саме йому доводиться підлаштовуватися під інших. Саме менеджер проекту вибирає способи комунікацій найбільш зручні для інших, а не для себе.
Що ж станеться, якщо не виконувати всі ці дії, які необхідні для ефективного управління комунікаціями? Наприклад, якщо не складати і не актуалізувати реєстру зацікавлених сторін, можна забути вислати кому-небудь з них важливу інформацію. Уявіть собі, що станеться, якщо ви забудете при розробці прототипу ERP системи про існування бухгалтерії, або про те, що вони теж можуть пред’явити свої вимоги до системи. Зрозуміло, ви ризикуєте отримати систему не відповідає вимогам бухгалтерського обліку. А якщо ви не плануєте комунікації на проекті, ви ризикуєте не відіслати важливу інформацію тим, кому вона необхідна. Наприклад, ви не надасте державному регулятору специфікацію обладнання, яка обов’язково повинна затверджуватися їм, що обов’язково призведе, в кращому випадку до штрафів, в гіршому до краху проекту. Можна не управляти очікуваннями зацікавлених сторін проекту, але це в кращому випадку призведе до здивування з боку замовника при демонструванні йому результатів. В гіршому ж – повна не відповідність очікувань, реальних результатів проекту і відповідно до оголошення проекту невдалим. Ну і нарешті, якщо на проекті не використовується звітність про хід проекту, то ні ви, ні інші зацікавлені особи не зможуть відновити хід проекту і витягти з нього засвоєні уроки. Також, підвищуються ризики непорозуміння зацікавленими сторонами менеджера проекту.
Як видно з наведених прикладів, область знань по управлінню комунікаціями дуже важлива для успіху проекту, хоча і складна. Пам’ятати про неї і адекватно оцінювати вплив комунікацій на проекті – обов’язкове, хоча і недостатня умова успіху проекту.
Успішних вам проектів.
Джерело: Засвоєні уроки в управлінні проектами
1. Стаття “Тисяча слів про управління комунікаціями”
2. Стаття “Управління проектами. Наради і зустрічі на проекті”