fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Бізнес

Відновлення кадрового діловодства. Ведення кадрового діловодства. Управлінські аспекти.

Організаційна структура роботи будь-якої компанії будується з трьох складових:
– процедури взаємодії з державними органами;
– процедури взаємодії з контрагентами;
– процедури взаємодії з працівниками.
Предметом цієї статті є останні за порядком, але не за значущістю процедури взаємодії з працівниками.
Взаємодія з працівниками ділиться в свою чергу на дві складових:
– елементи вербального (усного) спілкування;
– елементи документального оформлення.
Вербальне спілкування залежить, в першу чергу, від підібраного роботодавцем топ-менеджменту, від того, які навички має керівництво у спілкуванні з людьми, наскільки добре вміє доносити свої думки до підлеглих, ставити завдання, впливати на працівників психологічно. Цей елемент знаходиться повністю на совісті власника бізнесу, який, як правило, самостійно підбирає людей на керівні позиції, а, отже, і сам відповідальний за їх роботу.
Більш піддається контролю і систематизації другий елемент – документальне оформлення. Правильно розроблені форми документів по взаємодії з працівниками дають можливість чітко поставити завдання, чітко розуміти, хто і за що відповідає, хто і що виконує. Якщо розуміння цих найважливіших по суті питань є, то є з кого питати у разі невиконання роботи, є, кого позбавляти премії або навпаки преміювати в разі успіху.
З усіма прийнятими і знову надходять працівниками необхідно оформляти (або ознайомлювати) наступні документи:
– трудовий договір;
– наказ про прийом на роботу;
– посадова інструкція;
– договір про повну матеріальну відповідальність (за відповідальним працівникам);
– правила внутрішнього трудового розпорядку;
– положення про оплату праці;
– положення про порядок роботи з персональними даними працівників;
– положення про комерційну таємницю;
– особову картку Т-2;
– і т. д.
В подальшому необхідно оформляти наказами, угодами та іншими необхідними документами всі рухи працівників – переміщення, переведення, звільнення. При кожному перекладі або переміщенні трудова функція працівника кілька видозмінюється, що потрібно належно оформляти, щоб працівник розумів, яка його нова зона відповідальності, які зв’язки і взаємодії з посади він повинен здійснювати.
Процес формування цього пакету документів на кожного працівника, відстеження своєчасності їх оформлення, називається ведення кадрового діловодства, або ведення кадрового обліку, або просто кадровий облік.
У випадках, коли компанія функціонує вже деякий час, а зазначені документи працівниками не оформлялися по тим чи іншим причинам (не було часу, не хотілося цим займатися, не було розуміння, як і що оформляти і т. д.), а в якийсь момент компанія приходить до рішення, що документи необхідно оформити, потрібно провести аудит кадрового обліку/документації (знайти і вивчити прогалини в документації), відновлення кадрового обліку, відновлення кадрового діловодства за минулий вже з дня заснування період і подальше ведення.
На жаль, багатьма роботодавцями ведення кадрового обліку та відновлення кадровогоучета сприймається, як обтяжлива обов’язок, яка обумовлена необхідністю відбиватися від можливих перевірок Рострудинспекции або Прокуратури.
Фахівці завжди роблять акцент і звертають вашу увагу на те, що ведення кадрового діловодства, необхідно, в першу чергу, для самого роботодавця! Правильно розроблені форми локальних нормативних актів та інших документів, що підписуються працівниками, які покликані чітко розмежувати обов’язки працівників, налагодити документообіг всередині компанії, призначити відповідальних, визначити форми звітності, визначити показники дляпремирования/депреміювання і т. д.
Звужуючи значимість кадрового діловодства до запобігання відповідальності перед державними органами роботодавець позбавляє себе найважливішого інструменту управління і організації роботи, витрачає грошові кошти на формальні папірці, тоді як ці «папірці», будучи правильно складені, допомогли б збільшити ефективність роботи підприємства, дати базу і структуру для подальшої роботи, уникнути дублювання обов’язків, «білих плям» в посадових обов’язках, хаосу в управлінні.
З повагою, Приходин Сергій Олександрович.
Автор, Приходин Сергій Олександрович, є кандидатом юридичних наук, які мають більш ніж 10-річний стаж в юридичній роботі, в тому числі, по трудовому праву.
Посилання по темі:
Ведення кадрового діловодства, обліку
Відновлення кадрового діловодства, обліку, документації