Впровадження СЕД. Часті питання

Отже, почнемо з самого першого і важливого питання.
Що
таке СЕД?
СЕД-система електронного документообігу. В останні роки все більше компаній
переходить на використання СЕД.
Дорого
чи впровадити на підприємстві СЕД?
Ні, не дорого. З досвіду багатьох клієнтів витрати на
впровадження набагато нижче тих наслідків, які несуть штрафи і неустойки за
несплачені рахунки і не вчасно підписані документи.
Які
організаційні одиниці підходять для впровадження СЕД?
Впровадження СЕД можливо для будь-яких організаційних
підрозділів, це може бути і керівництво, і бухгалтерія, і канцелярія, і
юридичний відділ, відділ продажів і т. п. Все залежить від побажань клієнта.
Великою популярністю в даний час користується SED Directum.
Як
ж впливає СЕД на діяльність підприємства?
Переваг впровадження СЕД безліч! В першу чергу, звичайно, це збільшення продуктивності
праці та оптимізація процесів всередині організації. Істотно скорочується час
на пошук, редагування документів, їх оформлення. У співробітників, що працюють з
одним документом, що є можливість постійно контролювати, на якій стадії знаходиться
документ, і до кого звертати у разі порушення термінів. Так само система
електронного документообігу дозволяє виявити навантаження кожного з
співробітників, як наслідок це служить поштовхом для керівництва в компанії
перерозподіл людських ресурсів і потоків документів.
За рахунок автоматизації різних аспектів
діяльності підприємства, ми можемо уникнути багатьох помилок, зроблених за
неуважність працівника, тобто знизити вплив людського фактору при
роботі з документами.
Потрібно
якось готуватися до впровадження СЕД?
Звичайно, невелика підготовка потрібна! Необхідно
підібрати команду фахівців, з досвідом впровадження систем документообігу,
наприклад компанія ЗАТ
«Тюмбит-АСУ» брала участь у багатьох проектах, у тому
числі і проекти з інтеграції систем електронного документообігу з іншими ERP-системами на підприємства,
ознайомитися з одним із проектів ви можете в статті Впровадження СЕД в Directum
компанії «Аскона».
Як впровадження
СЕД допоможе заощадити гроші?
Якщо
на підприємстві впроваджена система електронного документообігу, то зростання обсягів
виробництво компанії знижують потребу в нових кваліфікованих кадрах. Ще
слід зазначити, що знижується стаття витрат на папір і заправку картриджів
для принтерів, документ зберігається в системі і можна в будь-який час його подивитися
з будь-якого комп’ютера.
Як
можуть поставитися співробітники до впровадження СЕД?
Так як системи електронного документообігу мають
досить прозорі процеси, то потрібно бути готовим до того, що трохи
відразу сподобається бути під контролем, але, тим не менш, багато співробітників,
належали до впровадження СЕД скептично до таких систем, через пару місяців
вже не уявляють робочий процес без СЕД. Адже розвивається корпоративне
свідомість, працівники відчувають себе однією командою, працюючи одночасно над
якимось документом, підвищується ефективність взаємодії між співробітниками
та структурними одиницями компанії.
Які
мінімальні і максимальні терміни впровадження СЕД?
Деяким клієнтам, достатньо просто встановити на
робочу машину СЕД і 8-10 годин консультація на старті, а для деяких більш
великих, де кількість користувачів перевищує 50, впровадження відбувається менш швидко,
адже роботи потрібно провести у декілька етапів. Вобщем, розліт термінів від 1,5 місяців до півроку.
Багато
чи компаній в УРФО займаються впровадженням СЕД?
Компаній безліч, з різним портфелем клієнтів і
різним досвідом впровадження та інтеграції СЕД з іншими продуктами.
ЗАТ «Тюмбит-АСУ» – консалтингова компанія, що входить в
групу компаній «ТюмБИТ» (Тюменське бюро
інформаційних технологій). Ми займаємося впровадженням передових технологій
управління, що базуються на світовому досвіді і сучасних інформаційних
технологіях. Працюємо в цій сфері понад 15 років – за ці роки нашими клієнтами
стали понад 5000 організацій, у тому числі було проведено більше 100 великих
проектів, отримано безліч нагород від наших постачальників.
стаття Впровадження СЕД в Directum
компанії «Аскона».
SED Directum.