Впровадження систем обліку робочого часу

Одному керівнику досить складно встежити за всіма співробітниками – своєчасними явками на робоче місце кожного, заняття кожного працівника в робочий час і т. п. Революція у сфері технологій чітко визначила, якою повинна бути успішна фірма. Оснащеність передовим обладнанням – візитна картка будь-якого офісу. Мова не про звичні атрибути офісу, телефону, факсу тощо, ми маємо на увазі зовсім нові технології – системи контролю доступу і обліку робочого часу. Якщо дисципліна, суворий контроль приходу, догляду та запізнень співробітників – не Ваше кредо, системи контролю доступу не для Вас. Вони для тих, хто живе за принципами «Мій дім – моя фортеця» і мудрої організації роботи офісу.
Установка такої системи відкриває широкі можливості контролю доступу в Ваш офіс всіх без винятку людей. Завдяки системі Ви завжди будете в курсі переміщень, парафій і відходів кожної людини. Основа такої поінформованості – передбачена в системі можливість управління доступом певних осіб на територію підприємства в залежності від часу доби і дня тижня. Система цілодобово відстежує всі переміщення на території. У будь-який час можна отримати звіт про знаходження конкретних людей в приміщенні або на території в цілому. Такий звіт містить відомості про те, коли чоловік увійшов і вийшов, намагався він проникнути в заборонені для нього приміщення.
Для служби безпеки системи контролю доступу і обліку робочого часу – це повний доступ до управління внутрішніми приміщеннями, віддалене блокування і розблокування дверей за рахунок встановлених на них електричних замикаючих пристроїв (електромагнітних замків, відеодомофонів, домофонів). Якщо Ви за якість і ефективність роботи Вашої служби безпеки, система контролю доступу та обліку робочого часу має стати неодмінним атрибутом Вашого офісу. Завдяки такій системі служба безпеки зможе здійснювати стовідсоткову ідентифікацію осіб, що перебувають на території, порівнювати зовнішність проходить з фотографією з облікового запису. Системою передбачено і створення нового облікового запису, автофотосъемка в разі приходу нового відвідувача.
Система дозволяє визначити умови блокування: надання людині «гостьової карти» (блокування дверей виходу здійснюється при порушенні виділеного на присутність часу); блокування окремих входів або виходів і всього приміщення в цілому; блокування входу і виходу для певних осіб залежно від дня тижня і часу доби; організація шлюзів (поки не закриється одна двері не відкриється інша).
Система контролю доступу і підвищить якість роботи бухгалтерії. Бухгалтер назавжди забуде, як виглядає звіт вахти про відвідуваності. Тепер порівнювати заявлене «прийшов о 9.00» з дійсним «прийшов в 12.00» можна за допомогою звітів, які надасть програма обліку робочого часу.
Цінна інформація, яку отримує служба безпеки про переміщення співробітників завдяки системі, незамінна в роботі відділу кадрів. Кадровик отримує повний звіт про перебування співробітників на робочому місці в певний час. Система дозволяє врахувати те, що не помітить людина: прогули, запізнення, переробки співробітників, дотримання часу перерви і навіть час перекурів.
Якщо навіть Ваш співробітник постарається обійти систему, фальсифікувати час приходу на роботу (скажімо, одна людина передасть карту доступу іншому) – нічого не вийде. Автофотосъемка кожного вхідного дозволить відстежити, хто надав картку на вході. Фото не збігається з особистістю? Ви кадровий відділ, Вам вирішувати, чи повинен працювати у Вас ця людина.
Уявімо функціональні можливості системи контролю доступу:
1. В першу чергу, це – ведення бази даних співробітників і відділів, при цьому кількість співробітників і відділів в базі не обмежена (обмеження кількості співробітників діють на конкретні точки проходу виходячи з моделі обладнання).
2. Створення і підтримка облікового запису співробітника, в якій містяться такі відомості: ім’я, прізвище, по батькові, фотографія людини; назва відділу; графік робочого часу і доступу; код і термін дії картки доступу; точки проходу для початку і закінчення робочого дня.
3. Зберігання в базі даних облікових записів відділів, які включають довільну назву і опис відділу.
4. Оформлення облікового запису гостьової карти, шляхом введення коду картки доступу, поточної приналежності (ім’я, прізвище, по батькові та довільний текст), автофотографирования або сканування документа, графіка доступу та терміну дії картки.
5. Складання графіка робочого часу. Для кожного дня тижня визначається початок і кінець робочого дня і обідньої перерви, сумарний час допустимого відсутності на робочому місці, «Авто-вихід» – зарахування закінчення робочого дня без зчитування карти (для роз’їзний роботи). Кількість графіків, які можуть бути складені, не обмежена. Для кожного графіка складають індивідуальний список коротких і святкових днів.
6. Складання графіка доступу. Обмеження кількості можливих графіків доступу діє на конкретні точки проходу виходячи з моделі обладнання. Графік доступу складають для кожного дня тижня і враховують часовий інтервал дозволеного доступу.
7. Створення облікових записів точок проходу. Ці записи містять відомості про назву та порядковий номер точки, регламентують час відкривання в секундах, налаштування фотозйомки події і апаратну адресацію.
У функціональні можливості системи входить трансляція подій і управління ними в реальному часі. Це стає можливих за рахунок вибору способу відображення точок проходу, відображення фотографій з облікового запису, трансляції події (із зазначенням часу, дати і точки проходу), а також за рахунок управління точки проходу допомогою операцій: відкрити, блокувати, розблоковувати і т. п., фактично повний контроль доступу.
Одна з найважливіших функцій системи – формування звітів. Звіт може включати наступні відомості: робочий час, недоробки або переробки сумарно за місяць і по кожному дню, запізнення або прогули (період – місяць), спроби несанкціонованого доступу, а також відомості про дії користувачів програми. Також можна отримати звіт на основі вибірки: подіям «вхід без виходу» та «вихід без входу»; довільної вибірки по подіям із заданими параметрами (період часу, вид події, точка проходу, співробітник гість), при цьому можливе збереження у форматі csv для експорту в сторонні додатки; вибору конкретного приміщення з метою отримання інформація про те, хто в ньому знаходиться. Ви зможете фіксувати час приходу (відходу) на роботу кожного з працівників у будь-якому з Ваших офісів, дотримання підлеглими часу, виділеного на перерву і т. д. З установкою системи автоматично знімається проблема пошуку конкретної людини на території організації. Тепер Вам не доведеться перебирати телефони кожного з офісів, розшукуючи співробітника. Сидячи вдома за екраном комп’ютера – Ви легко зможете відстежити останнє приміщення, у яке увійшов співробітник або, скажімо, вибрати будь-який відділ в офісі, щоб подивитися, хто в даний момент там знаходиться.
В системі передбачено розмежування прав доступу до самої програми. Співробітник може отримати повний доступ, доступ без можливості очищення журналу подій або доступ тільки для перегляду подій в реальному часі.
Отже, система контролю доступу та обліку робочого часу, не тільки економить Ваш час, але дозволяє контролювати і оперативно керувати діяльністю Вашого персоналу.