Організація бізнес-заходів

Діяльність будь-досить великій компанії немислима без проводяться час від часу бізнес-заходів.
Це може бути формальний захід – конференцію або круглий стіл, презентація, семінар, тренінг чи майстер-клас, виставка або форум. Ці заходи орієнтовані в першу чергу на зовнішню середу – партнерів і клієнтів компанії, існуючих і потенційних. Мета формальних заходів — залучення уваги до компанії та її продуктів, отримання нових і утримання старих клієнтів.
Крім них існують ще й неформальні заходи – корпоративні свята, тім-білдінг тренінги. Вони призначені для “своїх”, для співробітників компанії. Мета таких заходів – згуртування колективу, побудова міцної, добре сработавшейся команди, тренування необхідних в роботі навичок.
Організувати заходи самостійно від і до — завдання дуже трудомістка і витратна, на це піде дуже багато коштів і часу, необхідних для основної роботи. Тому компанії, що бажають організувати той або інший бізнес-захід, зазвичай звертаються за допомогою до професійно займаються цим фірмам.
Які ж етапи включає в себе процес організації бізнес-заходу?
Перший етап – підготовка. Ви повинні продумати захід від і до: розробити сценарій, відповідно до формату заходу та передбачуваною аудиторією, врахувати всі можливі ситуації, які можуть скластися під час проведення заходу, і наперед підготуватися до них. Захід має “влучити в ціль”, залишити гарні враження у ваших гостей і послужити на благо компанії, а це можливо тільки при наявності креативних ідей і грамотно розробленого сценарію.
Але на одних ідеях далеко не виїдеш, для успіху заходу необхідно вдало підібраний і правильно оформлене приміщення, гарне технічне оснащення, вдала організація простору, наявність роздаткових матеріалів, сувенірка і т. д. Не забувайте також про кава-брейках і інших перервах на “перекусити”. Яким би цікавим не було ваше плановане захід, голодні і втомлені гості навряд чи будуть налаштовані лояльно.
Якщо з ідеями і сценарієм ви можете впоратися силами своєї компанії, влаштувавши “мозковий штурм”, то на організаційному етапі вам безперечно потрібна допомога зі сторони. Багато готелі, ресторани та виставкові центри надають таку послугу, як оренда конференц-залу або банкетного залу. Ці приміщення спеціально обладнані для проведення бізнес-заходів різного формату. Підготувати роздаткові матеріали та сувенірну продукцію вам допоможуть у друкарні або рекламному агентстві. Існують фірми, що продають і надають в оренду виставкове обладнання і стенди, обладнання для конференцій і презентацій (мікрофони, проектори, системи відеоконференцзв’язку тощо)
Мало розробити та організувати захід – потрібно ще донести інформацію про нього до потенційних гостей (якщо, звичайно, це не корпоратив). А значить, потрібна добре продумана рекламна кампанія. Реклама в ЗМІ, поширення інформації через партнерів і спонсорів, розсилка запрошень, поширення інформації про прийдешньому заході через Інтернет – способів багато, залишається вибрати найбільш для вас підходять. Тут вам прийдуть на допомогу рекламні агентства.
Прорекламувати свій захід в Інтернет вам допоможуть спеціальні портали і сервіси. Такі сервіси здатні якщо не повністю провести Вас через всі етапи організації бізнес-заходи, то як мінімум істотно полегшити його проведення, взявши на себе інформаційну частину роботи. Прикладом такого порталу може послужити .
Зареєстровані тут компанії отримують доступ до потужних інструментів роботи з заходами і прекрасну можливість прорекламувати прийдешня подія. Ви можете зареєструвати свій захід в системі, викласти будь-яку необхідну інформацію про нього, оповістити потенційних учасників, розіславши їм запрошення, тут же ваші гості зможуть підтвердити свою згоду на участь у майбутньому заході. Портал надає широкі можливості для спілкування з зареєстрованими учасниками заходу – ви можете сповістити їх, якщо в умовах проведення події щось зміниться, організувати форум, присвячений заходу. За підсумками заходу можна сформувати звіт і викласти його, разом з іншими підсумковими матеріалами, на сторінку своєї компанії.
Інформаційна підтримка ваших ділових заходів –