fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Технології

13 речей в діловому листуванні, які просто бісять

Якщо не хочете вивести співрозмовника з себе, не робіть так.
1. Відсутність привітання
Діловий лист ви пишете не для задоволення, вам щось потрібно від адресата. Тому правильно почати його з акту ввічливості — привітання. Обходитися без нього — все одно що відкривати двері в чужій кабінет ногою.
Як не треба
Олена, мені потрібні скани договору на купівлю снігу взимку.
Краще так
Добрий день, Олено! Мені потрібні скани договору на купівлю снігу взимку.
2. Фраза «Доброго часу доби»
Якщо ви пишете діловий лист не прямо з двохтисячних років, то вибирайте більш сучасні формулювання. Неважливо, що ви не можете передбачити, коли саме співрозмовник прочитає повідомлення. Варіант «добрий день» самий нейтральний, але можна використовувати і період, коли ви відправляєте лист. А «добрий час доби» залиште напівмертвим форумів з минулого.
Як не треба
Доброго часу доби, анон!
Краще так
Доброго дня, Петре!
3. Звернення з помилками
Дивно, як багато помилок можна зробити в такому короткому відрізку тексту. По-перше, багато хто сприйняв правило «звернення виділяється комами» буквально. Це породжує шедеври на зразок «Шановний, Антон Михайлович». Звернення — це не тільки ім’я, але й залежні від нього слова.
По-друге, уважно перевіряйте, як звуть адресата. Не називайте Алексєєв Олександрами, Марін Маріями і розшифровуйте ініціали.
Як не треба
Вельмишановний, А. М.
Краще так
Шановний Антон Михайлович!
4. Скорочення, односкладові відповіді
Діловий стиль листування припускає, що ви будете спілкуватися повними реченнями. У такого підходу є практична користь: співрозмовнику не доведеться здогадуватися, що ви мали на увазі, тому що ви розкриваєте всі нюанси і не даєте можливості тлумачити слова перекручено. А ваше «ОК» може означати що завгодно. До того ж скорочення економлять не так багато часу.
Як не треба
Ранок! Ок. Пжлст, вийшли звіт до обіду, планерка в 12.
Краще так
Доброго ранку, Ігор! Всі дані вишлю до кінця робочого дня. Планірку призначили на 12 годин. Будь ласка, надішліть звіт до обіду.
5. Гумор і метафори
Діловий лист не повинно залишати простору для інтерпретацій. Всі слова вживаються в прямому значенні і не припускають різних тлумачень. Інакше чекайте додаткового витка листування, в якому ви будете з’ясовувати, хто що мав на увазі. І це може зайняти чимало часу.
Як не треба
Юлія, як мовиться, на чужий роток не накинеш хустку, тому нехай базікають, перемелеться — мука буде.
Краще так
Юлія, пропоную ніяк не реагувати на інфопривід. Законно спростувати цей факт ми не можемо, виправдання тільки підігріють інтерес до історії. Якщо через тиждень все не вщухне, будемо думати над новою стратегією.
6. Окличні знаки
Окличні знаки і в художніх текстах використовуються нечасто, тому що покликані виражати сильні почуття. Діловий лист — це не майданчик для експресії, навіть якщо вам дуже хочеться висловити співрозмовнику, що ви про нього думаєте.
Ви, може, нічого особливого не мали на увазі, але для співрозмовника знак оклику буде сигналом, що він, ймовірно, робить щось не так. Тому тримайте і почуття, і поєднання клавіш Shift + 1 під контролем. Вигук доречно тільки в зверненні.
Як не треба
Марія! Дякую за оперативну відповідь!!! Прошу внести у звіт нові дані: в квітні 2018 року ми витратили на скріпки 3 мільйона рублів. І ще 1 мільйон на папір!
Краще так
Марія, дякую за оперативну відповідь. Прошу внести у звіт нові дані: в квітні 2018 року ми також витратили 3 мільйони рублів на скріпки і 1 мільйон на папір.
7. Велика кількість канцелярита
Прагнення виражатися більш формально часто породжує монструозна конструкції, в яких вкрай важко розгледіти сенс. Не зловживайте складними зворотами і пишіть простіше.
Як не треба
Стосовно ситуації з відділом обліку та звітності, нашими співробітниками прийняті всі заходи по забезпеченню підрозділи працюють пристроями для друку шляхом заміни картриджів в принтері.
Краще так
Системний адміністратор замінив картриджі до принтерів у відділі обліку і звітності, потрібні договори роздруковані.
8. Caps Lock
Виділяти рядка великими літерами не варто. В інтернеті це все ще символізує крик. Нікому не подобається, коли на нього кричать. Щоб суть послання була зрозуміла, просто пишіть зрозуміліше.
Як не треба
Шановні колеги! Повідомляємо вас, що в зв’язку із зменшенням фінансування на клінінгові послуги 2 червня в офісі відбудеться СУБОТНИК. ЯВКА ОБОВ’ЯЗКОВА!!!
Краще так
Колеги, з-за зменшення бюджету ми не можемо в цьому році оплатити генеральне прибирання. Тому 2 червня в офісі пройде суботник. Явка обов’язкова.
9. Фраза «Заздалегідь спасибі»
Спасибі, звичайно, в кишеню не покладеш, але дострокова подяку ставить співрозмовника в незручне становище. Вихована людина відчує себе зобов’язаним виконати ваше прохання, навіть якщо буде розуміти, що не повинен цього робити. І ви запомнитесь тим, що підкидаєте проблем.
Якщо співрозмовника все-таки треба підштовхнути, краще опишіть, чим йому вигідно відгукнутися на ваше прохання.
Як не треба
Будь ласка, привезіть мені, батюшка, квіточка аленький. Заздалегідь спасибі.
Краще так
Батюшка, прошу привезти мені квіточка аленький. У перспективі це дозволить нам перейти з купецького стану в дворянське.
10. Дивна тема листа або повна її відсутність
Відкривати незрозумілі листи небезпечно, тому послання без теми ризикує відправитися в спам. Природно, людина буде дуже злитися, коли виявить, що під словами «Зіна, резина» переховувався важливий документ від менеджера заводу з виробництва шин Зінаїди.
Як не треба
Тема: важливий лист від Анни!
Краще так
Тема: коментарі по другому ролику для «Синього жовтня».
11. Панібратство
Не варто відступати від ділового стилю, навіть якщо адресат — ваш кращий друг. По-перше, йому може знадобитися переслати лист начальнику або підрядникам. По-друге, лист може потрапити в треті руки випадково і скомпрометувати його, а заодно і вас.
По-третє, потрібно розмежовувати і персональне робоче. Не завжди корпоративні інтереси збігаються з особистими. Варто залишити собі поле для маневру, щоб зберегти дружні відносини, не йдучи на поступки в переговорах.
Як не треба
Сорян, бро, але гроші пішли на корпоратив, тому нам дорого купувати монітори у вас. Дізнайся щодо знижки, дуже треба.
Краще так
Ми зараз не готові купити монітори за запропонованою ціною. Просимо вас зробити знижку на це замовлення.
12. Відсутність історії листування
Якщо ви активно переписуєтесь з ким-то в чаті, адресат в курсі, про що йде розмова, і легко може повернутися до початку діалогу, крутанув колесо миші. Але коли ви зрідка обмінюєтеся листами по електронній пошті, співрозмовник може забути, хто ви і що вам від нього треба.
Полегшите людині завдання: в одному абзаці нагадайте, про що йде мова.
Як не треба
З приводу питання, по якому ми спілкувалися в квітні: керівник схвалив.
Краще так
У квітні ми обговорювали співпрацю із запуску ракети в космос. Ви пропонували надати частину палива в обмін на 20% акцій нашої компанії. Керівник схвалив співпрацю, можемо починати переговори.
13. Невміле поводження з гілками листів
Поштові сервіси і агенти дозволяють працювати з гілками листів. Це дійсно корисний інструмент, якщо поводитися з ним правильно. Але виходить не у всіх.
Можливо, ви вже ставали жертвою масової розсилки, учасники якої відповідають не безпосередньо автору, а всім. У підсумку нецікава вам бесіда переповнює поштову скриньку, а ви придумуєте кари тим, хто не може відшукати потрібну кнопку. При цьому в загальний инфополе нерідко потрапляє інформація, не призначена для чужих очей.
У медалі є й зворотний бік: коли у важливій розмові один з учасників відповідає не всім, а комусь одному. І одержувач змушений витрачати купу часу на пересилання листів, замість того щоб виконувати свою роботу.
А що в діловому листуванні дратує вас? Діліться у коментарях.
Читайте також
??
12 речей, які дратують в листуванні
14 правил спілкування в месенджері
5 правил поведінки в соцмережах для співробітників компаній

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *