3 поради, які допоможуть завжди закінчувати наради вчасно

Навчитеся отримувати від зустрічей більше користі, скоротивши їх тривалість всього на 5-10 хвилин.
Якщо на день призначено кілька зустрічей, одне тривале нарада може порушити всі плани. Підприємець Патрік Еверс (Patrick Ewers) пропонує три стратегії, які допоможуть цього уникнути.
1. Перед нарадою: скоротіть тривалість зустрічі
Найчастіше наради тривають півгодини або годину. Такі часові відрізки найзручніше вносити в календар. Але з-за цього виходить, що одна зустріч починається відразу після іншої. В результаті виникає безліч незручностей.
Замініть півгодинні наради 25-хвилинними, а вартові — 50-хвилинними. Ви цілком встигнете зробити все те ж, що і раніше. Зате між двома нарадами, наступними один за одним, залишиться небагато часу на підготовку, відпочинок або рішення екстрених питань.
Щоб не образити нікого з учасників, попереджайте про зміни заздалегідь. Коли домовляєтесь про зустріч, просто згадайте, що ваші наради тепер тривають 25 або 50 хвилин.
2. Під час наради: нагадайте присутнім про мету зустрічі та разом підведіть підсумки
Перші хвилини наради вкрай важливі. Використовуйте їх, щоб нагадати всім, для чого ви зібралися і скільки триватиме зустріч. Згадайте, що у вас близько 50 хвилин на обговорення всіх питань, а останні п’ять підуть на підведення підсумків. Тоді ніхто не здивується, що ви почали згортати зустріч через 45 хвилин. Швидше за все, інші учасники навіть будуть вдячні, адже так ви економите не тільки свій час, але і їх.
Поставте нагадування або будильник, який продзвонить через 45 хвилин, і покладіть телефон на стіл, щоб усі пам’ятали про час і не відволікалися. Коли пролунає сигнал, закінчуйте нарада, на чому б ви не зупинилися.
Якщо ви не встигли вирішити всі питання, що залишилися п’ять хвилин заплануйте нову зустріч на інший день. А також:
повторіть, будь хто взяв на себе зобов’язання;
коротко перерахуйте основні висновки;
домовтеся про наступні кроки;
поділіться чимось позитивним, наприклад скажіть, що вам сподобалося в цій нараді.
3. Після наради: коротко розберіть пройшла зустріч і підготуйтеся до наступної
Після 50-хвилинної наради у вас повинно залишитися 10 вільних хвилин. Перші п’ять витратьте на розбір головних пунктів попередньої зустрічі, щоб нічого не забути. Також напишіть чернетку листа всім учасникам, щоб нагадати про прийняті рішення і зобов’язання. Це збільшить користь від затраченого часу, а крім того, дасть щось ще цінніше — відчуття завершеності.
Другі п’ять хвилин присвятіть підготовці до майбутньої зустрічі. Якщо ви вже знайомі з учасниками, нагадайте собі:
які питання потрібно обговорити;
які попередні завдання потрібно було виконати;
що ви знаєте про учасників: їх професійні й особисті інтереси.
Якщо ви не знайомі з людиною, зустріч з яким вам належить, пошукайте інформацію про нього: уточніть ім’я і посаду, перегляньте профілі в соцмережах. І подумайте, з якою фрази почнете розмову.
Читайте також
??
6 способів скоріше закінчити нараду і отримати результат
Як зробити наради більш продуктивними
3 правила сверхпродуктивных нарад від Стіва Джобса