4 способи організувати список справ, щоб працювати ефективніше

Діліть завдання щодо енерговитратності, часу, пріоритету або сфері застосування.
Не всі справи однаково важливі, і щоб зосередитися на головному, варто сортувати їх за внесення у список. Майк Варді (Mike Vardi), автор, спікер і засновник проекту Productivityist, розповів, як розбити завдання на категорії.
1. Залежно від енерговитратності
Виберіть три групи завдань: з високими, середніми і низькими витратами ментальної енергії. Потім розподіліть всі справи за цими категоріями. Такий підхід допоможе просунутися в роботі навіть тоді, коли ви не можете взятися за важкі завдання. Але він вимагає чесності. Якщо ви бадьорі і енергійні, беріться за справи з високими енерговитратами, а не обманюйте себе, займаючись простими питаннями.
Плюс в тому, що навіть відчуваючи себе не дуже добре, ви просунетеся, виконуючи низьковитратні завдання. Навіть маленькі кроки допомагають рухатися вперед. А коли впораєтеся з легкими справами, у вас може з’явитися енергія і на великі.
2. Залежно від часу виконання
Такий підхід стане в нагоді, коли потрібно керувати завданнями в різний час дня. Це особливо корисно, якщо ви працюєте на основній роботі і одночасно починаєте будувати свою справу.
Наприклад, вам потрібно перевіряти пошту частіше одного разу на день. Тоді малоефективно вносити в список задачу «Перевірити повідомлення». Зручніше буде розбити день на три частини і перевіряти ранкову, денну і вечірню пошту. В цьому є й додатковий плюс — ви не будете надто часто заглядати у вхідні і відволікатися від інших справ.
Якщо протягом дня ви не знаєте, чим зайнятися, просто подивіться на список справ на цей часовий відрізок.
3. В залежності від пріоритету
Згідно матриці Ейзенхауера всі справи діляться на чотири категорії:
термінові важливі;
важливі нетермінові;
неважливі, але термінові;
неважливі і нетермінові.
Якщо розподіляти завдання по цим категоріям, відразу стає видно, що потрібно зробити зараз, що — потім, а що — ніколи. Такий підхід допоможе не забувати про важливі справи, що іноді трапляється, коли вони записані упереміж з іншими.
4. Залежно від сфери застосування
Пункт «Помити посуд» в робочому списку справ буде вам тільки заважати. Спробуйте ділити завдання за сферами: робоча/особиста. Це особливо важливо для тих, хто працює віддалено або займається фрілансом. Один список, в якому записані і робітники, і домашні справи, тільки відволікає і знижує продуктивність.
Природно, можна комбінувати всі чотири підходи. Використовуйте їх так, як вам зручно. Головне, щоб ваш список завдань став більш осмисленим.
Читайте також
??
Чим поганий список завдань на день і чим його замінити
Як вибрати головну задачу на день, щоб встигнути найважливіше і радіти життю
Як вийти із творчого тупика і вирішити будь-яку задачу