fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Технології

5 головних помилок в тайм-менеджменті, які заважають нам усе встигати

Ми складаємо список завдань і намагаємося дотримуватися розкладу незважаючи ні на що. Але, як би ми не намагалися, все одно будуть з’являтися нові і термінові завдання. Список стає довшим, а ми не можемо звільнитися від відчуття, що час буквально вислизає з рук. Так давайте розберемося, які помилки найчастіше ми робимо і як грамотно розпоряджатися своїм часом.
1. Не розставляємо пріоритети
Звичайно, список завдань — це ефективний спосіб навести порядок у своїх думках про те, що необхідно зробити. Але якщо не розставляти пріоритети, то найбільш важлива справа може просто випасти з поля зору. Потрібно розуміти напрям, мету своєї діяльності, а не перескакувати з одного завдання на інше. Неправильна розстановка пріоритетів може багато що сказати про ситуацію, робочій обстановці.
Багато хто, працюючи в команді, відчувають дискомфорт, коли начальство або колеги просять їх щось зробити: вони відкладають свої поточні завдання, не розставляють пріоритети, а потім не встигають за своїм розкладом. Тому, якщо ви займаєтеся свого дня, тижня або місяця, запитайте себе, яке завдання є для вас найбільш важливим в цей період.
Часто виходить так, що робота над важливим завданням займає всі думки і поступово перетікає в прокрастинацию. Тому що зазвичай вона вимагає серйозних розумових зусиль і повної сфокусованості. Куди звабливіше весь день займатися невеликими пятиминутными справами, ніж однією великою задачею, яка дається нелегко, хоча і приносить у підсумку більшу віддачу.
2. Переоцінюємо свої сили
Переоцінка своїх можливостей — відомий гріх в тайм-менеджменті. Коли думаєш, що виконання завдання займе від сили пару хвилин, а вона з’їдає як мінімум півгодини. Щоб уникнути такої ситуації, перед початком роботи де-небудь запишіть, скільки часу ви плануєте витратити на її.
Якщо завдання займе 25-30 хвилин, обов’язково помістіть її у розклад.
Ще одна порада: подумайте, скільки часу насправді може зайняти виконання завдання.
Якщо ви впевнені, що робота на 30 хвилин, відведіть на неї у своєму розкладі час для підстраховки. В іншому випадку ви можете стати одним з тих нещасних трударів, що працюють всю ніч безперервно.
На початку робочого дня приділіть 10 хвилин перевірці свого розкладу. Факт: 10 хвилин планування з ранку заощадять вам час протягом робочого дня. Але не завантажуйте свій розклад цілком, не забудьте залишити вільний час для нових та/або непередбачених завдань.
3. Відволікаємося
Розсіяна увага — головна причина прокрастинації. І найбільше від роботи нас відволікають соціальні мережі і пошта. Щоб цього уникнути, рекомендується вимкнути сповіщення про вхідні, коли ви намагаєтеся сфокусуватися на нюансах завдання, або вказати інтервал для сповіщень, наприклад через кожні три години. Це допоможе не відволікатися на листи кожні дві хвилини.
Є ще один відмінний спосіб: виділити в розкладі особливий час, який ви будете витрачати на роботу з вхідними. Постійно перевіряти пошту — значить приділяти їй недостатньо уваги: ви швидко переглядаєте лист і так само швидко відправляєте відповідь, часто неточний і з помилками. Вибачатися і повторно пояснювати, що ви насправді мали на увазі, — невиправдана трата часу, якого можна було б уникнути.
Безлад також може сильно відволікати. Розкидані папки з паперами на столі, хаос в канцелярському приладді, замітки, які неможливо знайти в цьому бардаку… Візьміть собі за правило прибирати на столі кожен раз в кінці тижня і безжально викидайте папери, які вам не знадобилися і навряд чи будуть потрібні.
4. Думаємо, що підрахунок витраченого часу — це зайве
Є два способи звільнити час: ігнорувати нові завдання або раціоналізувати його використання. Але поки ви не почнете стежити, скільки часу витрачаєте на те чи інше заняття, не дізнаєтесь, який із способів вам підходить.
Тиждень або два спробуйте засікати час, який ви витрачаєте на виконання робочих завдань. Це допоможе побачити і проаналізувати те, як ви витрачаєте час, а надалі — уникнути своїх же помилок.
Вас постійно переривали телефонні дзвінки та стук в двері? Ви занадто багато часу проводите в Мережі або занадто часто перевіряєте пошту? Подивіться, скільки часу йде у вас на ці малопродуктивні справи, і виробіть стратегію — ігнорувати їх або зменшувати кількість.
5. Віримо в мультизадачність
Експерти по тайм-менеджменту твердять в один голос: такої речі, як мультизадачність, не існує. Те, що зазвичай позначають терміном «мультизадачність, насправді є метаннями від однієї задачі до іншої, і нічого хорошого в цьому немає.
Для кращого результату потрібно сконцентруватися на одній задачі, поставити таймер і працювати в означений час тільки над нею.
Повторюйте про себе як мантру: «Прямо зараз я дороблю це завдання», — і ви не будете перестрибувати з однієї задачі на іншу.