fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Технології

5 порад, які допоможуть організувати робочий день

Прості прийоми, які врятують вас, якщо постійно ні на що не вистачає часу.
1. Розставляйте пріоритети
Існує дуже простий, але ефективний спосіб розподілити свої справи по терміновості і важливості. Це схема, яка називається матрицею Ейзенхауера. Її винайшов Дуайт Ейзенхауер, американський президент, генерал армії США і просто дуже продуктивний людина.
У мене є два види справ: термінові і важливі. Важливі рідко бувають строковими, а термінові рідко бувають важливими.
Дуайт Ейзенхауер Д.
У матриці Ейзенхауера чотири розділу. Горизонтальна вісь показує терміновість справи, а вертикальна — важливість. Матриця дозволяє легко розмістити всі ваші завдання по категоріях: «Нетермінові і неважливі», «Термінові, але неважливі», «Важливі і нетермінові» або ж «Термінові і важливі».
Спробуйте розподілити пріоритети по матриці Ейзенхауера, і ви здивуєтеся, як багато часу витрачаєте на термінові, але не дуже важливі справи. Наприклад, на нескінченні повідомлення від колег або телефонні дзвінки, які тільки відволікають вас від нагальних завдань.
Приділяйте свій час правильним речам. Якщо є щось важливе і термінове — зробіть це негайно. Важливі, але не термінові завдання заплануйте, оцініть приблизний час на їх виконання і вирішіть, коли ви займетеся цим. Неважливі, але термінові справи можна делегувати комусь іншому. Нетермінові і неважливі завдання відкладіть на потім або відмовтеся від них зовсім.
2. Відводите час для Deep Work
Венчурний капіталіст Сем Альтман якось сказав: «Цифрове відволікання (Digital Distraction) — одна з головних психологічних проблем нашого часу». Подумайте тільки: ми в середньому перевіряємо Study Reveals How Often We Look At Our Phones In A Day наші смартфони 50 разів у день. І, як вважає вчений і письменник Кел Ньюпорт, це значно погіршує наші здатності до ясного мислення і творчої діяльності.
У своїй книзі «В роботу з головою. Патерни успіху від IT-спеціаліста» він вводить поняття «глибока робота» (Deep Work). Цей вид роботи передбачає повну зосередженість і занурення в певну задачу. Ніяких відволікань — максимум зусиль і концентрації. Тільки так ви зможете виконувати складні завдання з належним рівнем якості.
Ньюпорт приводить в приклад тактику, яку використовує його колега, професор Пенсільванського університету Адам Грант. Він присвячує осінній семестр викладацької діяльності, а весну і літо — досліджень і ніколи не змішує ці дві задачі. Під час напружених досліджень професор піддає себе повній ізоляції, щоб студенти йому не заважали.
Цілком імовірно, що у вас немає можливості піти тим же шляхом і на кілька місяців сховатися від джерел роздратування. Не впадайте у відчай: не обов’язково занурюватися в «глибоку роботу» на цілий семестр. Ньюпорт пропонує скласти власний графік, орієнтуючись на ваші особисті переваги.
Вирішіть, в який час ви відчуваєте найбільший приплив сил і уважності, і виконуйте найскладнішу роботу саме тоді, відключивши при цьому смартфон і відмовившись від перевірок електронної пошти. Наприклад, сам Ньюпорт починає працювати рано вранці, але ніколи не робить цього після 17:30.
3. Оцінюйте час для зустрічей
Пол Грем, співзасновник стартап-інкубатора Y Combinator, каже, що існує два види робочих графіків: графік «менеджера» графік «творця».
Перший варіант — для організаторів та начальників. На їхню думку, робочим часом просто управляти. Потрібно розділити день на часові інтервали. І коли з’являється нове завдання, ви просто відводите на неї пару годин, позначаючи це в органайзері. Таким чином, якщо «менеджеру» потрібно призначити час для ділової зустрічі або мозкового штурму, він дивиться у свій календар, знаходить незайнятий годину і збирає своїх колег.
Але для «творців» такі зустрічі, навіть заплановані заздалегідь, — катастрофа. Адже творчі люди, програмісти, письменники або митці, не ділять свій розклад як «менеджери». Для виконання завдань їм зазвичай доводиться використовувати півдня як мінімум, а за одну годину вони в кращому випадку тільки розігріваються. І коли в самий розпал трудової діяльності «творцям» доводиться відриватися і йти на зустріч з колегами, вони випадають зі свого ритму і потім повернутися до виконання завдання їм дуже важко.
Розклад «менеджера» розклад «творця» самі по собі чудово працюють. Але от коли вони перетинаються, починаються проблеми.
Пол Грем
Тому, якщо ви керівник, дізнайтеся завчасно у своїх підлеглих, коли краще організовувати спільні зустрічі, щоб не відривати людей від роботи в самі невідповідні моменти.
4. Контролюйте витрати вашої енергії
Тоні Шварц і Джим Лоэр у своїй книзі «Життя на повній потужності!» стверджують, що головний ресурс для продуктивного працівника не час, а енергія. Можна витратити цілий день на виконання складного завдання, але якщо вам не вистачає фізичних і розумових сил, ви будете тупцювати на місці і нічого корисного так і не зробите. А от коли у вас достатньо внутрішньої енергії, ви зможете розібратися з важкою справою через пару годин, а залишок дня присвятити чого-небудь простіше.
Шварц і Лоэр виділяють чотири види енергії: фізичну, емоційну, розумову і духовну. І якщо якийсь з них вам буде не вистачати, продуктивність впаде.
Фізична енергія безпосередньо впливає на вашу здатність реагувати на навколишній простір і приймати правильні рішення. Брак цього ресурсу пов’язана з поганим харчуванням, недосипом і втомою.
Емоційна енергія впливає на здатність належним чином управляти своїми емоціями в стресових ситуаціях.
Розумова енергія дозволяє вам фокусуватися на одній задачі і не відволікатися. Людина з її великим запасом може сконцентруватися навіть у стресовій ситуації, коли всі навколишні так і норовлять його відвернути.
Духовна енергія дозволяє побачити мету своєї діяльності, щоб підтримувати мотивацію. Вона служить паливом для ентузіазму, наполегливості й обов’язковості.
Щоб підтримувати всі чотири показника на належному рівні, правильно харчуйтеся, висипайтеся і займайтеся спортом (фізичні вправи стимулюють мозкову діяльність). І користуйтеся простими прийомами для поповнення енергії.
Життя — це не марафон. Життя — це серія спринтів.
Тоні Шварц
Хороший метод чергувати роботу з повним зануренням і короткий відпочинок — техніка Pomodoro, яка ідеально лягає на концепцію Deep Work Кела Ньюпорта. Принцип простий: заміряємо 25 хвилин таймером і займаємося однією важливою завданням весь цей час без відволікань. Потім — перерва на 5 хвилин. За цей час ми заповнюємо енергію. Після чого повторюємо цикл ще чотири рази і робимо велику перерву на 20 хвилин.
5. Їжте жаб на сніданок
У всіх коли-небудь бувало так: вам попадається якась задача, яку потрібно виконати, але робити це страшно не хочеться. Ви починаєте відкладати її, і по мірі наближення дедлайну вона все сильніше нависає над вами, відволікаючи від інших справ і змушуючи вас зайвий раз переживати.
Популярний письменник Брайан Трейсі називає такі задачі «жабами». І він рекомендує не відкладати на потім, а виконувати якомога раніше.
Якщо з ранку з’їсти жабу, залишок дня обіцяє бути чудовим, оскільки найгірше на сьогодні вже позаду.
Марк Твен
Позбувшись від складного завдання, ви відчуєте задоволення, отримаєте заряд позитивної енергії на весь залишок дня і зможете зі спокійною совістю перейти до наступних пунктів у вашому списку.
Каталог статей може отримувати комісію від покупки товарів, представлених в публікації.
Читайте також
??
Як успішні керівники проводять робочий день
Чому працювати по 8 годин немає сенсу і як правильно організувати свій день
50 рад для продуктивної роботи

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *