7 порад тим, хто хоче працювати продуктивніше

Важка і наполеглива праця — це гідний вибір, але не завжди найкращий шлях до успіху. Іноді потрібно працювати не більше, а розумнішим. Каталог публікує адаптований переклад статті засновниці агентства ThinkRenegade Камми Фам про те, як працювати ефективніше.
Камми Фам (CamMi Pham)
Маркетолог, засновниця агентства ThinkRenegade, блогер.
Працюючи менше, ви зможете домогтися кращих результатів. В якості прикладу давайте подивимося на власника малого бізнесу, який працює в режимі нон-стоп. Він може працювати 24 години на добу, але у нього немає тих же можливостей, як у конкурентів-корпорацій. Велика компанія може зібрати круту команду, вкласти багато грошей у такий же проект, як у стартаперів.
Але іноді маленьким компаніям вдається те, що виявилося не під силу зробити великим конкурентам. Facebook придбала Instagram — компанію з 13 осіб — за мільярд доларів. Snapchat — молодий стартап з 30 працівників — відхилив пропозиції від таких технологічних гігантів, як Facebook і Google. Частково їх успіх залежав від удачі. У всьому іншому — від ефективності.
Існує величезна різниця між «бути зайнятим» і «бути продуктивним». Якщо у вас багато справ, це не означає, що ви працюєте продуктивно. Працювати продуктивно — значить ефективно управляти своїм часом і розподіляти енергію.
Якщо ви хочете працювати не на 80, а по 40 годин на тиждень, встигаючи виконати у декілька разів більше роботи, спробуйте слідувати цим рекомендаціям.
1. Не працюйте понаднормово
Ви коли-небудь задавалися питанням, чому робочого тижня 40 годин? У 1926 році Генрі Форд, американський промисловець і засновник Ford Motor Company, провів експеримент: він зменшив кількість робочих годин в день з десяти до восьми і скоротив кількість робочих днів з шести до п’яти. Результат виявився цікавим: продуктивність різко зросла.
Чим більше часу ви приділяєте роботі, тим менш ефективно і продуктивно ви справляєтеся з робочими завданнями.
Коли на проект заплановано 60 і більше годин на тиждень, її виконання займе не більше двох місяців. Продуктивність знижується, дата здачі проекту переноситься. То ж кількість працівників може виконати аналогічне завдання в ті ж самі терміни, працюючи 40 годин на тиждень.
2. Добре висипайтеся
Збройні сили США провели незвичайне дослідження: вони скоротили на годину тривалість нічного сну солдатів. При цьому у молодих людей спостерігалося зниження когнітивних здібностей, як у стані алкогольного сп’яніння (за американською класифікацією — 10-го ступеня) Why We Have to Go Back to a 40-Hour Work Week to Keep Our Sanity . Яка іронія: вас можуть звільнити, якщо ви працюєте п’яним, а робота всю ніч безперервно вважається нормальним явищем. І в першому, і в другому випадку стан працівника ідентично.
Коли ви помітите, що працюєте непродуктивно, задайте собі питання: не чи ви входите в число 70% людей, які постійно не висипаються.
Можливо, ви можете нормально працювати після безсонної ночі. Але дуже малоймовірно, що ви дивитеся на навколишній світ з радістю та оптимізмом. Негативний настрій, погане самопочуття, відсутність емпатії і бажання діяти — наслідки перевтоми.
Більшість людей, які досягли неймовірних висот у своїй справі, розуміли, наскільки важливо відпочивати. Ось кілька прикладів з історії:
Леонардо да Вінчі кілька разів в день лягав подрімати, якщо хотів менше спати вночі.
Французький імператор Наполеон Бонапарт ніколи не соромився поспати вдень. Він робив це щодня.
Томас Едісон соромився своєї звички спати вдень, але практикував це кожен день.
Дружина американського президента Елеонора Рузвельт кожен раз лягала спати перед важливим виступом, щоб відновити сили.
Співак Джин Отрі регулярно спав у гримерці під час перерв між виступами.
Президент США Джон Кеннеді щодня обідав у ліжку, а потім лягав подрімати.
Джон Рокфеллер — промисловець, філантроп і перший мільярдер — кожен день спав у своєму кабінеті.
Післяобідній сон був обов’язковим справою в розкладі Вінстона Черчілля. Він вважав, що завдяки цій звичці встигає зробити за день в два рази більше.
З особистих спостережень: коли я стала спати по 7-8 годин на день, помітила позитивні зміни. Я стала більш продуктивною і встигала зробити набагато більше, ніж під час 16-годинного робочого дня. Хто б міг подумати, що сон — такий прекрасний інструмент для маркетолога?
3. Не кажіть «так» занадто часто
Згідно з принципом Парето, 20% зусиль дають 80% результату. Замість того щоб працювати більше, ми повинні зосередитись на тих зусиллях, що дають 80% результату, а від інших справ відмовитися. У вас з’явиться час сконцентруватися на найбільш важливих завданнях.
Перестаньте братися за завдання, які приносять низький або нульовий результат.
Виникає логічне запитання: коли говорити «так», а коли — ні? Якщо ви не можете розібратися, на що витрачати свій час, проведіть простий тест. Відстежуйте всі, що ви робите, а потім спробуйте оптимізувати цей процес.
У 2012 році вчені провели дослідження, результати якого були опубліковані в Journal of Consumer Research “I don’t” versus “I can’t”: When Empowered Refusal Motivates Goal-Directed Behavior. .
Дослідники розділили студентів на дві групи. В одній випробувані повинні були говорити «Я не можу», а в іншій — «Я не буду». Результати виявилися цікавими. Студенти, які говорили собі: «Я не можу їсти шоколадки», з’їдали цукерку або батончик в 61% випадків. Студенти, які говорили собі: «Я не буду їсти шоколад» або «Я не їм шоколад», з’їдали щось солодке лише в 36% випадків. Проста зміна формулювання значно підвищувало ймовірність того, що кожна людина зробить вибір на користь більш здорової їжі.
4. Не будьте перфекціоністом
Доктор Саймон Шеррі (Simon Sherry), професор психології в Університеті Далхаузі, провів дослідження, як перфекціонізм впливає на продуктивність. Виявилося, чим більше випробовувані професори були схильні до перфекціонізму, тим менш продуктивно вони працювали.
Ось кілька проблем, з якими часто стикаються перфекціоністи:
Вони проводять більше часу, працюючи над завданням, ніж потрібно.
Вони прокрастинируют і чекають слушного моменту. У бізнесі підходящий момент зазвичай настає занадто пізно.
Вони не бачать всієї картини, тому що зосереджені на дрібницях.
Ідеальний момент — це зараз.
5. Автоматизуйте повторювані завдання
За результатами дослідження, проведеного компанією Тетіс Solutions, у команди з п’яти чоловік, які витрачають 3, 20, 25, 30 і 70% свого робочого часу на виконання рутинних, повторюваних завдань, продуктивність падає на 3, 20, 25, 30 і 70% відповідно.
Вам не обов’язково чудово розбиратися в програмуванні, щоб автоматизувати рутину. Звичайно, чудово, якщо у вас є необхідні навички та ресурси. Якщо ви не можете зробити щось самостійно, дізнайтеся, чи можна це купити або замовити.
Люди багато продовжують робити вручну, тому що так легше і не потрібно нічого вивчати і шукати. Нормально перевірити вручну 30 фотографій для Instagram. Але якщо ви повинні управляти 30 тисячами фотографій і відеозаписів з п’яти різних платформ, то вам просто необхідно гарне програмне забезпечення для роботи з контентом.
Якщо ви не можете знайти рішення своєї проблеми самостійно, зверніться до фахівця, який зможе вам допомогти. Будьте готові до того, що вам доведеться витратити гроші. Час — ваш найцінніший товар.
Крім того, ви завжди можете перевірити GitHub або Google app script library. Там можна знайти безкоштовну і готову програму з відкритим кодом.
6. Приймайте рішення, ґрунтуючись на фактах і даних
Існують десятки корисних досліджень, результати яких ви можете застосовувати у своїй роботі. Наприклад, ви знали, що переважна кількість людей легко відволікається на сторонні речі до 16:00? Це випадковий факт з дослідження, яке провів Роберт Матчок (Robert Matchock), професор психології в Пенсильванському університеті.
Навіть якщо ви не знайшли потрібні дані, завжди можна самостійно провести просте тестування. Запитуйте себе, як можна виміряти і оптимізувати всі, що ви робите.
7. Відривайтеся від роботи і відпочивайте
Більшість людей не усвідомлюють, що ми, по суті, замикаємо себе на замок, коли зосереджені на чомусь. Дуже важливо періодично відриватися від роботи і залишатися на самоті. Під час таких перерв відпочиває голова, а настрій поліпшується.
Ніхто не сперечається, що повна ізоляція не кращим чином впливає на самопочуття людини, але якийсь час на самоті необхідно всім. Наприклад, у підлітків, які можуть побути наодинці з собою, помітно поліпшуються оцінки в школі.
Кожному необхідно час на роздуми. Ми часто знаходимо правильні рішення, коли не шукаємо їх.
Неможливо стати більш продуктивним в одну мить. Як і всі важливе в житті, це вимагає зусиль. Але ніяких змін не відбудеться, якщо просто сидіти і чекати. Тому нам потрібно вчитися краще розуміти себе, свій організм, знайти спосіб оптимізувати свої сили і йти до більш успішного і щасливого життя.