Чому ми зриваємо дедлайни і як це зупинити

Якщо вас засмучує те, що ви ніколи не встигаєте здати роботу вчасно, то терміново читайте цю статтю. Ми пояснюємо, чому зриви дедлайнів — це не ваша вина, і розповідаємо, як же все-таки витримувати терміни.
Обожнюю дедлайни! Особливо той свист, з яким вони зриваються.
Письменник Дуглас Адамс
Всі ми знаємо, як важливо планування для ефективної роботи. Деколи ми буквально схиблені на ньому. Але, коли приходить час приступити до реалізації списку завдань, ми починаємо їх відкладати, дотягуючи виконання до останньої хвилини, а то і зовсім остаточно зриваючи терміни. Так відбувається з усіма більшою чи меншою мірою. І цьому є виправдання, яке криється в особливостях нашого мислення.
Чому ми зриваємо дедлайни
Може бути, ви чули історію Сіднейського оперного театру, будівництво якого планували закінчити у 1963 році, витративши 7 мільйонів австралійських доларів, а в підсумку закінчили тільки через 10 років — у 1973 році. До того ж початковий проект театру зазнав численних змін, і будівля стало менше, а витрачено було в підсумку 102 мільйони доларів!
Проектувальники стали жертвою повсюдно поширеної помилки: вони неправильно оцінили, скільки часу займе виконання завдання. Знову і знову їм доводилося відсувати терміни і змінювати план робіт, тому що вони не врахували проблеми, які вплинули на швидкість виконання проекту.
Наше мислення влаштовано таким чином, що ми закладаємо в план стільки часу і коштів, скільки знадобиться, якщо все піде за найкращим сценарієм.
Але неминуче на шляху зустрічаються перешкоди, внаслідок яких обсяг робіт стрімко збільшується. Потім ми пояснюємо зриви термінів тим, що виникли непередбачені обставини, а не тим, що ми не змогли врахувати можливість їх появи на етапі планування.
Навіщо нам все-таки потрібні дедлайни
Суворі терміни не тільки постійно зриваються, але і приносять сильний стрес учасникам проекту, так, може, краще від них відмовитися? Немає. Найчастіше наявність дедлайну — єдина причина, за якої робота взагалі рухається з місця.
Раніше словом dead-line називали лінію навколо в’язниці, за яку укладеним не можна було заступати ні вдень ні вночі під страхом негайно отримати кулю.
Тепер дедлайни асоціюються виключно з роботою, а їх зрив не загрожує розстрілом всього відділу. Але суть залишилася колишньою: дедлайн — життя або смерть для вашої продуктивності або проекту.
Робота заповнює час, відпущений на неї.
Закон Паркінсона
Будь-яка задача займе стільки часу, скільки ви відведете. Ось чому іноді ми дивуємося, як швидко можемо щось зробити. З цієї ж причини ми часто на межі можливостей в останні хвилини закінчуємо те, на що було відведено кілька днів або навіть тижнів.
Беручи до уваги закон Паркінсона, розуміємо, що якщо ми не встановимо терміни, за які повинна бути виконане завдання, то ми будемо робити її вічно!
Як подолати постійні зриви термінів
Як боротися з помилковим плануванням і звернути наявність дедлайнів собі на благо? Це буде дуже непросто, адже доведеться воювати з систематичними помилками нашого мислення. Але знання про те, як дедлайни змінюють нашу поведінку, допоможуть підвищити продуктивність.
Яскравий старт
Коли ви розподіляєте робоче навантаження на місяць, тиждень, навіть на день вперед, максимально щільно забийте початок періоду і максимально розвантажите залишок часу до дедлайну.
В першу чергу зосередьтеся на найбільш складних, важливих, трудозатратных завдання проекту. Ви все одно будете робити їх довше, ніж припускали. Змиріться. Але завдяки вашій активній старту у вас в кінці періоду утворюється той час, який ви будете витрачати на рішення непередбачених проблем і завершення.
Вам не знадобиться напередодні дедлайну подгружаться з головою в нові складні завдання, зустрічаючи підводні камені, про які ви ще не підозрюєте.
Додатковий дедлайн
Особисто для себе позначте дедлайн на пару днів раніше реального. Так радить робити маркетолог Метью Гай (Matthew Guay) з Zapier. Ідеально, якщо ви не знаєте, скільки часу у вас є від вашого особистого дедлайну до реального — один день або три. Але така ситуація слабо уявляється. Ви, звісно, будете пам’ятати, скільки часу у вас в запасі, тому знадобиться сила волі, щоб не зірвати свої терміни.
Придумайте яку-небудь нагороду для себе, якщо ви зробите роботу у встановлений вами термін. Втім, непоганим заохоченням буде задоволення від вчасно виконаних завдань.
Публічна заява
«Я урочисто клянусь закінчити статтю до п’яти вечора» — скажіть це не в своїй голові, а голосно на весь кабінет. Тепер в гру вступив ваше самолюбство. Що буде для вас більш болісно: змусити себе активно попрацювати або зірвати терміни і голосно визнати свій провал?
Письменник Івлін Во, беручись за свій новий роман «Повернення в Брайдсхед», публічно заявив: «Я починаю нову книгу і напишу її за три місяці». У не витримав терміни і кілька разів, знову ж публічно, просив про відстрочку дедлайну. Тим не менше він досить швидко закінчив роман, тому що знав: читачі пам’ятають його обіцянку і чекають його виконання.
Постійні нагадування про наближення дедлайну
Якщо ми починаємо роботу над великим проектом, то терміни зазвичай досить великі. Дедлайн стає якоюсь абстракцією — де-то там, коли-небудь. Чим він ближче, тим виразніше ми усвідомлюємо, скільки саме часу у нас залишилося, і можемо більш адекватно зіставити його кількість і обсяг робіт, що залишилися.
Встановіть собі регулярні нагадування, які будуть постійно повертати вас до реальності, сповіщаючи про наближення дня Х:
термін виконання спливає через місяць;
тиждень;
три дні;
день;
8 годин.
Так, це стрес, це буде дратувати. Але, може бути, це єдиний спосіб заставити себе?
Будь-яку справу завжди триває довше, ніж очікується, навіть якщо врахувати закон Хофштадтера.
Закон Хофштадтера
Цей жартівливий рекурсивний закон від доктора філософії Дугласа Хофштадтера говорить про неможливість планування термінів. Дедлайни буквально створені для того, щоб їх зривати. Однак ми сподіваємося, що наші поради допоможуть вам не доводити справу до критичної позначки, коли постійне невыдерживание термінів надзвичайно шкодить вашій робочої репутації і вводить вас в стан безперервного стресу.
А вам вдається не зривати дедлайни?