Чому списки справ марні і чим їх можна замінити

Про недоліки списків завдань і про те, як навчитися обходитися без них, все встигати і перестати відкладати важливі справи.
Чому списки справ не допомагають
Деніел Марковіц (Daniel Markovitz), глава Markovitz Consulting, у своїй статті виділяє кілька проблем, які роблять списки неефективними.
Парадокс вибору. Величезні списки, які складаються з десятка пунктів, вводять в ступор, ми не знаємо, за що хапатися. Психолог Баррі Шварц (Barry Schwartz) і психоэкономист Шина Айенгар (Sheena Iyengar) з’ясували, що чим менше у нас варіантів вибору, тим простіше почати діяти.
Різна складність завдань. Погляньте на свої пункти в списку справ. Одні завдання можна виконати за три хвилини, інші віднімуть у вас годину. Швидше за все, ви будете працювати над тими пунктами, які не займуть у вас багато часу. Ваш список помітно зменшиться, але важливі завдання так і залишаться «висіти».
Відсутність контексту. Списки справ дають мінімум інформації. Ви не можете визначити, скільки часу і сил у вас забере та чи інша задача. А це дуже важливий показник, без якого складно вибудувати ефективний план.
Як працювати продуктивніше
Підвищити свою ефективність допоможуть невеликі зміни, які ви можете внести в робочий розпорядок.
1. Живіть у своєму календарі
Деніел Марковіц пропонує спосіб планування, який називає «живи в своєму календарі». Вам потрібно буде перенести всі свої завдання зі списку в календар, прикинути, скільки часу піде на їх виконання, і скласти план на день, тиждень, місяць.
Розпланувавши час таким чином, ви зможете проаналізувати і скорегувати свій розклад, а також правильно розставити пріоритети.
Автор книг про тайм-менеджменті і засновник освітньої платформи LEADx.org Кевін Круз (Kevin Kruse) опитав багатьох мільярдерів, олімпійських чемпіонів і підприємців і з’ясував, що ніхто з них не користується списками, зате всі «живуть в календарі».
2. Використовуйте «правило двох хвилин»
Одна з причин того, що списки справ зі швидкістю світла обростають новими пунктами, полягає в тому, що ми ставимо багато дрібних завдань. Поглянувши на список, ви намагаєтеся вичавити з себе максимум і викреслити якомога більше пунктів, але єдине, що у вас вийде, — заробити нервовий зрив.
Популярний блогер Джеймс Клір (James Clear) пропонує скористатися «правилом двох хвилин». Якщо у вас з’явилася завдання, на виконання якого піде менше двох хвилин, не треба нікуди її записувати, просто зробіть це. З часом ваші списки стануть коротшими, а одного разу ви зможете обходитися без них.
3. Виховання звички
Коли ви почнете планувати своє життя в календарі, можете зіткнутися з тим, що незначні речі, такі як прибирання будинку і похід за продуктами, створюють хаос у вашому розкладі. Пріоритетні завдання губляться серед безлічі другорядних. Щоб такого не відбувалося, необхідно виробити звички. Ходіть за покупками в певні дні, чистіть поштову скриньку в кінці робочого дня, а прибирання робіть в суботу. Так ви привчите себе виконувати повсякденні справи без необхідності заносити їх в розпорядок дня.
Пам’ятайте, що якщо слідувати тільки одному поради, то навряд чи щось вийде. Потрібно комбінувати їх, пробувати впроваджувати в роботу. Тільки так ви зможете домогтися гарних результатів.
А які прийоми і методи використовуєте ви, щоб бути більш продуктивним?