fbpx

Каталог статей

Каталог статей для размещения статей информационного характера

Технології

Чому списки справ не працюють і як це виправити

Щоб бути продуктивним, зосередьтеся на часі, а не на завданнях.
Грамотний тайм-менеджмент передбачає одержання більших результатів за менший час. Популярний блогер і підприємець Томас Оппонг розповідає, як правильно складати плани по досягненню цілей і чому прості списки завдань можуть тільки заважати продуктивності.
Чому звичайні списки справ не допомагають
У простому to-do-листі ви не відображаєте, скільки часу займе виконання якого-небудь завдання. І швидше за все, почати з невеликих і нескладних, які потребують не більше п’яти хвилин.
Поступово ви приходите до того, що раз за разом беретеся тільки за прості справи, а важливі і трудомісткі постійно відкладаєте на потім. У результаті великі проекти не рушають з місця. А більшість пунктів плану так і залишаються невиконаними, адже ви продовжуєте додавати до них нові, не маючи при цьому ніякої системи контролю.
Тут спрацьовує ефект Зейгарник, згідно з яким люди запам’ятовують незавершені або перервані дії краще, ніж виконані. Це означає, що думки про незакінчених завдання зі списку справ будуть крутитися у вас в голові, поки ви не виконаєте. Вас буде переслідувати нав’язливе відчуття, з-за якого буде складно зосередитися на виконанні роботи. У підсумку це може призвести до стресу і безсоння.
Як планувати ефективно
Опишіть свій ідеальний день
Джейсон Уомак, executive-коуч, спікер і автор про продуктивності, рекомендує свій підхід до організації процесу по досягненню мети. Він пропонує написати сценарій ідеального дня, щоб орієнтуватися на нього. Усвідомлення того, що для вас ідеал, мотивує на роботу.
Для створення сценарію дайте відповідь на наступні питання.
Як ви хочете провести день?
Які завдання точно потрібно завершити сьогодні?
В який час ви найбільш продуктивні?
Виходячи з відповідей, ви зможете розділити робочий час на відрізки, кожен з яких буде містити ті чи інші завдання з вашого to-do-листа.
Цей спосіб допоможе ефективніше працювати зі списком справ і вчасно справлятися і з терміновими, і з важливими справами.
Розплануйте все в календарі
Щоб списки справ були максимально ефективні, не складайте прості плани без дедлайнів і термінів, а навчитеся грамотно використовувати календар.
Детально розпишіть у ньому майбутній день або тиждень. Відзначайте всі свої справи в календарі і живіть по створеному розкладом. Це допоможе вам вирішити, за який проект взятися в першу чергу і можна додати ще задач.
Замість звичайної розстановки пріоритетів формуйте пункти плану з датою і точним часом — особливо в найбільш важливих завданнях. Це додасть відчуття терміновості, і у вас вийде завершити їх до певного моменту.
Оцінюйте кожну задачу
Якщо ви не аналізуєте, як проводите кожен свій день, швидше за все, ви витрачаєте більшу його частину даремно.
Одне з важливих правил продуктивності — не дозволяти задачі займати більше часу, ніж вона вимагає.
Для ефективного тайм-менеджменту недостатньо просто знати, що необхідно зробити. Потрібно враховувати, скільки часу це займе. Краще сказати «Сьогодні у мене є лише 40 хвилин, щоб зробити це», замість того, щоб планувати справи в простому порядку важливості без конкретних термінів.
Додайте в свій список завдань оцінку того, скільки часу займе виконання кожного пункту. Спробуйте розпланувати кожну хвилину з 8 ранку до 5 вечора. Заздалегідь визначте, коли будуть перерви. Складіть розклад для перевірки повідомлень, електронної пошти та соціальних мереж.
Може здатися, що це заняття лише забирає час. Але насправді воно задає планку, якої ви намагаєтеся відповідати. І в підсумку ви побачите, що ваша концентрація покращилася.
Стежте, скільки часу ви витрачаєте на виконання завдань, — це може стати для вас справжнім відкриттям. Так ви визначите стиль своєї роботи і зможете поліпшити її. Ще це допомагає зрозуміти, в який час доби ви більш та менш ефективні.
Вимірювання — це перший крок, який необхідний для контролю і в кінцевому рахунку поліпшення показників. Якщо ви не можете виміряти — ви не можете цього зрозуміти. Якщо ви не можете щось зрозуміти — ви не можете контролювати. А якщо ви не можете контролювати — вам точно не під силу це поліпшити.
Джеймс Харрінгтон, підприємець, фахівець з управління процесами
Аналізуйте свій час, і тоді ви зможете розподіляти його правильно.
Проставте терміни
Відкрийте свій щоденник або додаток для планування і доповніть список завдань термінами їх виконання. Призначте рівень пріоритету для кожної.
А щоб зрозуміти, чому варто приділяти більше часу, дайте собі відповідь на декілька питань:
Які завдання займуть менше 20 хвилин?
На які справи потрібно більше години?
Що краще зробити з ранку, коли найбільше енергії?
Тепер замість «Завершити дизайн-проект» пишіть «Завершити дизайн-проект за дві години». Навіть якщо закінчити його ви не встигнете, то хоча б зрушиться з мертвої точки, не витративши на це цілий день.
Якщо ж у вас немає мети завершити завдання у конкретну дату, все одно плануйте щодня витрачати на неї певний час. А після переходьте до інших не менш важливих речей. Так вам вдасться поступово розправитися з великими завданнями.
Дробіть великі завдання на дрібні
Деякі справи можуть займати годинник або навіть дні. Якщо вам належить робота над великим проектом, витратьте кілька хвилин, щоб його обміркувати. З яких частин він складається? Які потрібно докласти зусилля і скільки часу на це потрібно? Запишіть це.
Далі розбийте проект на кілька завдань з чітким дедлайном і вирішуйте їх по одній до його завершення. Чим більше вийде дрібних дій, тим більш здійсненними вони будуть здаватися.
Коли неприступний обсяг роботи стає чимось невеликим, мозок фокусується на тому, що потрібно робити прямо зараз — на конкретній задачі і невеликий мети. Тому краще влаштовувати спринти по 40-60 хвилин з невеликими перервами.
Працюйте над одним завданням за раз
Приділяйте їй всю свою увагу, і тоді вам вдасться бути максимально ефективним.
Марк Мерфі з Forbes пояснює: «Коли люди можуть уникнути перерв у роботі, з імовірністю 67% у них залишається враження, що „сьогодні був дуже продуктивний день“».
Працювати цілу годину над одним завданням, не відволікаючись дійсно має сенс. Але це може бути складно, особливо якщо вам постійно надходять повідомлення або доводиться відповідати на запитання колег.
Сфокусуватися на роботі допомагає, наприклад, техніка Pomodoro. Вона передбачає 25-хвилинні робочі спринти з короткими пятиминутными перервами. Після кількох таких підходів можна повноцінно відпочити.
Такий метод не універсальний: тривалість концентрації і стиль роботи у всіх різні. Тому пробуйте різні техніки управління часом та дотримуйтеся тієї, що працює для вас особисто.
Наприклад, якщо ви продуктивніше вранці, то перенесіть на цей час завдання, які вимагають більше часу. Так ви станете організованіше і зможете досягти більшого.
Читайте також
??
Як не зривати плани і вкладатися в терміни
4 способи робити за тиждень більше, ніж інші встигають за місяць
4 способи організувати список справ, щоб працювати ефективніше

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *