Чому список перерв допоможе вам встигати більше

Список справ — один з найпоширеніших способів контролювати свій розпорядок дня. Проте він часто виявляється малоефективним. Рішення є: почніть ретельно прописувати всі свої перерви. І цей спосіб обов’язково спрацює.
Що таке список перерв
Список справ, завдань або чек-лист, як би ви її не називали, іноді може засмутити. Адже ми виписуємо в стовпчик все те, що, здається, дуже потрібно зробити. Завдань так багато, починається паніка. Класичний чек-лист виглядає як невпорядкована купа справ. І цей листочок хочеться відсунути кудись подалі, геть з очей.
Список справ в принципі нескінченний. Він може закінчитися тільки в одному випадку: якщо ви помрете.
Проблема в тому, що ви концентруєтеся на кількості справ, які вам потрібно встигнути закінчити за сьогодні. Про що ви не думаєте, так це про перерви на чашку кави, прогулянку або побутові завдання.
Може, варто звернути увагу на ці приємні справи?
Перерви — це добре. Вони необхідні, вони бережуть нас від вигорання, не дають зійти з розуму. З іншого боку, перерва може перетворитися на сеанс прокрастинації. Якщо ви не вмієте керувати своїм вільним часом, ви не зможете змусити себе виконати намічені завдання.
Загалом, разом зі списком справ почніть складати список перерв.
Вам необхідно запланувати декілька перерв з фіксованою тривалістю. Ви можете використовувати їх тоді, коли вам це буде найбільше потрібно. Коли перерва закінчиться, викреслюйте його зі списку. План перерв можна розмістити поруч з переліком справ на сьогодні. Тоді у вас перед очима завжди буде функціональний, зрозумілий список завдань і вільних відрізків часу.
Навіщо потрібен ще один список
Список списку — це звучить трохи дивно. Здається, навіщо напружуватися і робити так? Ну, по-перше, списки — це справжнє веселощі. По-друге, є ще кілька переваг.
Усвідомленість = мотивація
Пам’ятаєте старе добре почуття провини? Воно з’являється, коли ви зробили мало або зовсім нічого.
Замість того щоб дозволити почуттю провини з’їдати вас потроху кожен день, використовуйте його як інструмент для мотивації.
Список перерв допомагає вам усвідомлювати, як часто ви відволікаєтеся від роботи і на що саме витратити цей час. Ви могли використовувати всі свої заплановані перерви і не викреслити жодного пункту зі списку справ: нехай це мотивує вас працювати швидше. З іншого боку, якщо ви виявите, що жоден із запланованих перерв не був використаний, зупиніться. Цей факт повинен мотивувати вас відпочити.
Звичайно, не обов’язково складати список. Можна утримувати все це в пам’яті. Однак наочна інформація, постійно розташована перед очима, вражає набагато більше.
Порівнявши обидва списку, ви отримаєте повне розуміння того, як влаштований ваш робочий процес і наскільки ви активні.
Заплановані перерви підвищують ефективність
Коли ви вирішуєте відволіктися, щоб перевірити Facebook, подивитися відео на YouTube або пограти, кінцева мета відсутня. Коротка передишка перетворюється на сеанс нескінченної прокрастинації. Якщо ж всі ваші заплановані перерви, є можливість вибрати конкретні заняття, які заберуть стільки часу, скільки ви задумали.
Ви можете зайти в Facebook, але заплануйте відповісти на 10 повідомлень, не більше. Можна увімкнути комп’ютерну гру, але тільки для того, щоб пройти всього один рівень. Добре, що у вас є улюблені заняття, але їх необхідно обмежувати, щоб бути більш продуктивним.
Два списки — це азартне змагання
Коли ви викреслюють справи з чек-листа, це, звичайно, радує, але недостатньо. Ніякого запалу! Додамо ігровий елемент. Викреслюючи пункти по черзі з першого і другого списку, ви перетворюєте це в невелике змагання. І безумовно, набагато приємніше, коли кількість виконаних завдань трохи більше, ніж кількість витрачених перерв.
Уявіть собі протистояння двох команд, де головний приз — ваша висока продуктивність. Тільки не жертвуйте перервами заради перемоги списку виконаних справ: зберігайте баланс, бережіть нерви.
Заплановані перерви бережуть від вигорання
Можливо, ви не так вже й багато прокрастинируете. Зате працюєте більше ніж достатньо. Напевно ви не з чуток знаєте, що таке вигорання.
Коли людина багато працює, йому просто необхідно, щоб хто-небудь нагадував про прості речі. Наприклад, вчасно пообідати. Зробити зарядку для очей. Витратити кілька хвилин на прогулянку.
Те ж саме стосується і перерв. І список, в якому вони є і заплановані, обов’язково допоможе уникнути перевтоми.
Як створити список перерв
Список справ виглядає вражаюче і може змусити нервувати. Список перерв скоріше принесе радість: стільки всього цікавого чекає! Впишіть в нього речі, які обожнюєте робити.
Як довго може тривати перерва
Більшості з нас потрібно близько 15 хвилин для того, щоб трохи відпочити від роботи. Нехай це буде мінімальною тривалістю перерви. Збільшити її можна до півгодини або навіть до години: візьміть стільки часу, скільки вам потрібно.
Чим займатися під час перерви
Робіть те, що подобається, і зіставте активність із запланованою тривалістю перерви. Наприклад, за 15 хвилин не намалюєш портрет, зате можна прочитати розділ з книги. А ось за півгодини можна зробити зарядку, подивитися серію сіткому, приготувати обід.
Коли у вас буде готовий список того, чим би ви хотіли зайнятися під час перерви, випишіть ці активності в стовпчик.
Зверніть увагу: немає ніякої потреби суворо обмежувати себе в часі перерви, наприклад давати собі на читання однієї глави книги 15 хвилин і ні секунди більше.
Замість цього відсортуйте свої заняття по тривалості і позначте, скільки приблизно часу вони займуть. Завершуйте все, що намітили, навіть якщо це займе трохи більше запланованого часу. Якщо ви будете складати список перерв постійно, рано чи пізно ви будете точно знати, скільки саме хвилин витратите на ту чи іншу активність.
І ще кілька порад:
Створюючи список справ і список перерв, кожен день беріть новий лист і виписуйте все заново. Це можна робити і в електронному вигляді, у додатку наприклад.
Розставляйте позначки про пріоритет завдання, наприклад зірочки або прапорці.
Обов’язково викреслюйте завдання і перерви після того, як закінчите.
В кінці дня порівняйте обидва списку. Оцініть, як багато ви встигли зробити і достатньо відпочивали від роботи.
Інструменти, про які потрібно знати
Складати списки можна на простому аркуші паперу або в електронному вигляді. А тому вам можуть знадобитися:
Програми для ведення списків справ. Їх тисячі! Якщо вам подобається Wunderlist, Todoist або Asana, просто використовуйте ці програми. Зверніть увагу на Trello. Це одне з найвідоміших програм для моніторингу завдань. Дуже зручне, зрозуміле, доступне в десктопної версії і для смартфонів. Але чітких правил тут не існує, тому робіть так, як вам подобається.
Паперовий блокнот. Пояснювати начебто не варто: деяким писати на папері набагато зручніше. Можна створити заготівлю і надрукувати кілька примірників на кожен день.
Насправді вам не потрібні особливі інструменти для того, щоб почати планувати свій день. Однак вони допомагають зробити процес веселіше і цікавіше.