Чому виникає касовий розрив і як його запобігти

Спеціаліст з фінансів бізнесу Олександр Афанасьєв — про те, що таке касовий розрив і як правильно розпоряджатися фінансами, щоб його уникнути.
Олександр Афанасьєв
Спеціаліст з фінансів бізнесу в консалт-бюро «Ненудні фінанси».
Маленький бізнес вести досить просто. Наприклад, копірайтеру потрібно здавати проекти в строк, і все у нього буде добре. Якщо ж мова йде про велику компанії з співробітниками, постачальниками і великою кількістю клієнтів, тут починаються складнощі з урахуванням грошей.
На жаль, керівник не завжди зростає разом зі своєю справою. У нього з’являється все більше зобов’язань, а він як і раніше тримає все в голові і розпоряджається грошима як доведеться.
Коли керівник не контролює надходження на рахунок та списання з нього, то ризикує опинитися без грошей. Потрібно платити зарплати, оренду, закуповувати товар, а коштів немає. Доводиться брати кредити або продавати майно. Ситуація, коли в компанії тимчасово немає грошей, називається касовим розривом. Розповімо про три основних причини, за яких він виникає.
Не запланували витрати
Уявіть, що ви власник кафе. Ви виплатили зарплату, розплатилися з постачальниками, по оренді і податками заборгованостей теж немає. Все начебто добре, на рахунках залишається ще 200 тисяч рублів. Ви вирішуєте вкласти їх у розвиток і оплачуєте курси для шеф-кухаря і су-шефа.
Через кілька днів до вас приходить людина з відділу доставки і каже, що йому потрібні 50 тисяч на техобслуговування автомобілів. Це плановий витрата, а ви про нього забули. Грошей на нього немає — ось і касовий розрив.
Як не потрапити в касовий розрив
Потрібно вести платіжний календар. Це така таблиця, куди вносяться всі плановані витрати з рахунку і надходження на нього. Так ви побачите, чи виникнуть періоди, коли грошей на рахунках не буде. Краще всього складати платіжний календар на початку місяця.
7 і 8 серпня грошей не буде. Вони з’являться тільки 9 серпня, коли клієнт відправить 80 тисяч
Шаблон платіжного календаря >
Забрали собі занадто багато
Часто власники виводять з бізнесу занадто багато грошей, не замислюючись про те, що ці кошти стануть в нагоді в майбутньому.
Уявіть, що у вас магазин меблів. Пройшла вдала рекламна кампанія, надійшло багато замовлень, а в касі з’явилися гроші. Ви вирішили винагородити себе за роботу і купити останню модель MacBook. А потім ви перевели гроші постачальникам меблів, виплатили зарплату продавцям, заплатили за склад. Коштів вже не залишилося, а треба ще заплатити вантажникам та водіям, які розвозили меблі понаднормово. MacBook доведеться продавати.
Як не потрапити в касовий розрив
Потрібно спочатку вважати чистий прибуток, а потім вже витрачати гроші на себе. Чистий прибуток — це різниця між виручкою і перемінними і постійними витратами, податками, кредитами, амортизацією. Забирати собі можна не більше чистого прибутку. А краще менше, щоб залишалося на розвиток бізнесу.
Затягнулися терміни проекту
Уявіть, що ви начальник ремонтної бригади з чотирьох осіб. Ви берете замовлення на ремонт квартири на 500 тисяч і домовляєтеся про трьохетапної оплати: 200 тисяч відразу на матеріали, 200 тисяч після приймання об’єкта і 100 тисяч за місяць.
Ви запланували, що впораєтеся з замовленням за 30 днів, тому домовилися з робітниками на місяць роботи і оплату за 50 тисяч кожному. Робітники впоралися в строк, а замовник був у від’їзді. Робітники погодилися почекати. Через тиждень замовник приїхав і почав ретельно все перевіряти. Потім запросив фахівців, щоб узгодити перепланування. Це зайняло ще тиждень. Весь цей час робітники телефонували і вимагали гроші. А вам було чим платити — ви виявилися в касовому розрив.
Як не потрапити в касовий розрив
Потрібно брати передоплату, якої вистачить на виконання всіх зобов’язань. Також варто прописати в договорі терміни, протягом яких замовник повинен прийняти або відхилити проект.
І інші ситуації
Сценаріїв касового розриву — маса. Гроші можуть застрягти в дебіторської заборгованості: ви дали клієнту відстрочку платежу і чекаєте з порожньою касою, коли він все-таки заплатить. Іноді касовий розрив може статися не з вини підприємця. Наприклад, у сфері громадського харчування можна потрапити на поганого постачальника або списати багато товару.
Щоб ці проблеми вас не стосувалися, складайте докладні бюджетів проектів та плануйте витрати. На випадок, якщо касовий розрив все-таки відбудеться, потрібно завжди мати грошову подушку безпеки. Намагайтеся, щоб про запас грошей залишалося на 1-2 місяці роботи.