Електронний архів Alee Archive (STORM)
Електронний архів Алеї Архів (STORM) 3 – це система управління архівом електронних документів, розроблена компанією Алеї Софтвер, для перекладу документації в електронний вигляд, її опису та організації роботи з документами для великої кількості співробітників.
Можливості системи:
1) Управління документами
Система дозволяє управляти необмеженим числом документів, різних за своєю структурою і змістом, використовуючи загальний архівний сервер та СУБД для обслуговування декількох підрозділів або структур в концернах і холдингах. Архів (STORM) має вбудований контроль версій з можливістю переглянути історію змін будь-якого об’єкта системи і зробити “відкат” на потрібну версію.
2) Опис документів
Для організації пошуку і подання інформації у системі документи можуть бути описані кількома способами: внесенням ключових слів для швидкого пошуку й угруповання документів, створенням атрибутів (з їх автоматичним і ручним спадкуванням по ієрархії структури), формуванням посилань на різні елементи структур, а також створенням “розумних” папок, які, при розкритті, виконують пошукові запити і збірки, виводячи динамічне актуальний зміст.
3) Пошук документів
Пошук в системі здійснюється шляхом як по атрибутах карток, так і за вмістом прикріплених до карток файлів. За замовчуванням підтримується повний офісний набір – Word, Excel, PowerPoint, Html, Txt, PDF і інші. Інтеграція системи з ABBY FineReader Recognition Server дозволяє проводити пошук по вмісту відсканованих (растрових) изображенийи надавати користувачам розпізнані текстові версії.
4) Безпека
Система безпеки електронного архіву Алеї Архів (STORM) 3 заснована на списках доступу з розподілом права аж до окремо взятих атрибутів. Аудит, який веде сервер системи, дозволяє дізнатися, про переходів користувачів по структурі архіву, перегляду і модифікації об’єктів. Помилкові і зловмисні дії користувачів блокуються як версионной системою, так і спеціальної кошиком – всі об’єкти видаляються тільки віртуально і лише адміністратор може зробити її фізичне очищення.
5) Веб-доступ
Веб-інтерфейс системи дозволяє організувати додатковий доступ до архівної системи через локальну мережу або Інтернет для тих співробітників, які переважно користуються пошуком і переглядом інформації, а також для віддалених співробітників і клієнтів.
6) Сканування і потоковий ввід документів
Потоковий ввід призначений для прискорення введення в систему великого масиву документів. Модуль потокового введення об’єднує процес сканування, прикріплення та індексації документів в системі, поєднуючи всі три процесу. Вступники зі сканера або з файлової системи зображення проглядаються оператором, який заводить значення необхідних атрибутів. При цьому створення архівної картки і прикріплення до неї документів відбувається автоматично у фоновому режимі. Для полегшення роботи оператора модуль потокового введення дозволяє розпізнавати знаходяться в документах штрих-коди і заносити їх значення у вказані атрибути.
7) Розгортання системи та її використання
Система використовує стандартний HTTP-протокол, забезпечуючи з’єднання через проксі-сервера на різних швидкостях, дозволяючи, наприклад, віддаленим від офісу працівникам отримувати доступ в систему з мобільних комп’ютерів через Wi-fi або GPRS.
Розгортання архівного сервера в типовій конфігурації займає 10-30 хвилин, в залежності від наявності у замовника готовою до використання СУБД. Механізм перенесення даних дозволяє мігрувати з однієї СУБД на іншу (для цього потрібно виконати резервне копіювання даних в одній архівній системі і відновити їх на інший).
Прикріплені до архівних документів файли зберігаються окремо від СУБД, в спеціалізованому файловому сховищі, що дозволяє управляти масивами для зберігання х і використовувати різні медіа-формати, наприклад, RAID масиви, стрічкові масиви, масиви на CD/DVD дисках. Файлове сховище, в разі краху СУБД, дозволить зберегти всі прикріплені файли і відновити всі дані, аж до вихідного імені файлу.
8) Додаткове
Фонові завдання. Всі процеси, що вимагають для свого виконання більше п’яти секунд, організовані в системі як фонові – це дозволяє, наприклад, одночасно здійснювати імпорт даних в архів, завантажувати або завантажувати документи, виробляти навігацію і правку вже введених на поточний момент даних.
Система обміну повідомленнями (AMS). AMS є внутрішньою поштою системи, дозволяючи обмінюватися повідомленнями, призначати завдання і відстежувати статус їх виконання, а також прикріплювати вкладення у вигляді посилань на документи архіву.