Функції Microsoft Word, які вам захочеться застосувати у своїй роботі
Виявляється, люди роками працюють в Word, але не знають його базових можливостей чи не стежать за нововведеннями. Пора надолужувати!
Пара слів про те, навіщо я взагалі взявся описувати зовсім не унікальні функції Microsoft Word. Стаття зріла в моїй голові не поспішаючи. Раз по Раз мені доводилося описувати одні і ті ж можливості редактора своїм колегам і близьким. Їх неприкритий прозріння здивування від побаченого і спонукало мене написати цей матеріал. Сподіваюся, що ви теж почерпнете для себе щось нове.
Всі нижеупомянутые ради працюють у Word 2013. Настійно рекомендую перебратися саме це покоління програми, якщо ви чомусь відкладали перехід.
1. Починайте друкувати в будь-якому місці
Функція «Натисни і пиши» не нова, проте про неї чули далеко не всі. Частенько доводиться спостерігати, як людина багато разів клацає на кнопку «Enter», щоб дістатися до кінця сторінки і там, приміром, вписати виконавця листа.
Подвійний клік мишею може замінити десяток ударів по клавіші.
Наведіть курсор на передбачуване місце печатки і зробіть пару швидких натискань мишкою. Word сам розставить нові рядки, табуляцію і зарубки для того місця, які ви вказали. Це добре видно при перегляді прихованих знаків форматування.
2. Переводите сходу
Запитайте свого ближнього, про те, якою перекладач він віддає перевагу, і ви, швидше за все, почуєте про Google, «Яндекс», PROMT, але навряд чи про Bing. Чомусь фірмовий перекладач Microsoft не користується у наших краях великою популярністю. І дарма, адже якості його роботи цілком достатньо для повсякденних потреб. Зрозуміло, у пакеті Office передбачений швидкий переклад тексту за допомогою Bing. Рекомендую спробувати.
Цілком можливо, ви перестанете метатися між браузером і Word, нескінченно копіюючи і вставляючи пропозиції туди-назад.
До вашого вибору кілька десятків мов і три способи перекладу. Знайти їх можна на вкладці Рецензування.
3. Використовуйте кернінг
Дизайнери добре знають, що таке кернінг, і часто їм оперують при верстці текстів. Говорячи простою мовою, кернінг відповідає за інтервал (відстань) між літерами в залежності від їх форми. Зміна цього параметра може стиснути або розширити одне і те ж слово, речення або абзац в порівнянні зі стандартним станом. Мені доводилося бачити, як люди починали видаляти частину тексту або, навпаки, «лити воду» тільки для того, щоб умістити його в певні рамки. Кернінг вирішує подібні проблеми більш вишукано. Звичайно, груба гра з ним сильно ріже око, але незначні маніпуляції можуть бути доречні.
Зміна кернінгу буде до речі і при використанні шрифтів великого розміру, наприклад при підготовці титульних сторінок книг, статей, доповідей.
Натисніть комбінацію клавіш Ctrl + D, щоб викликати діалогове вікно «Шрифт», перейдіть на другу закладку «Додатково». Тут ви і зможете погратися з кернінгом. І ще трохи в тему. Просто мимохідь хочу познайомити вас з цікавою браузерною грою KernType, в якій вам необхідно вгадати найкращий для читання кернінг. Enjoy!
4. Застосовуйте прихований текст
Може порожній документ Word важити десятки та сотні мегабайт? Так! І у багатьох при цьому відбувається помутніння розуму. Люди не бачать перед очима ні одного слова, але не можуть зрозуміти, чому ж файл настільки великий? Злі віруси або шкідливі хакери? Немає. Вся справа в прихованої інформації. Це можуть бути графіки, малюнки і текст.
Як і недруковані символи, приховані дані не відображаються на екрані і не виводяться на друк, але вони все одно є частиною документа.
За допомогою прихованого тексту ви можете:
Тимчасово ховати конфіденційну інформацію.
Залишати коментарі або давати відповіді на питання, які не повинні перемішуватися з основним текстом.
Роздруковувати кілька варіантів одного і того ж документа, поперемінно приховуючи різні його частини. При цьому вам не доведеться зв’язуватися з кількома копіями файлу!
Виділіть частину або весь текст, натисніть Ctrl + D і поставте галочку навпроти опції «Прихований». Фрагмент зникне і стане доступний для перегляду тільки в режимі відображення недрукованих символів. Для наочності приховані дані підкреслюються лінією з чорних точок.
5. Користуйтеся функцією «Інспектор документів» перед збереженням
Старий Word не може відкрити файл або відображає його некоректно? Знайоме всім і кожному! Такого роду неприємності навколо мене трапляються з лякаючою регулярністю, адже безліч організацій і людей все ще працюють в Office 2003. Тому перед відправленням та/або збереженням документа варто перевіряти його на сумісність з попередніми версіями Word. За це відповідає «Інспектор документів».
Також він уміє запускати перевірку читаності тексту для людей з обмеженими можливостями і, що важливо, знаходити приховані властивості і дані в документі.
Наприклад, функція визначає наявність макросів, впроваджених документів, невидимого вмісту та інших потенційно проблемних елементів файлу.
6. Редагуйте PDF
Велика кількість варіантів не завжди йде на користь. Робота з PDF — яскравий тому приклад. Деколи люди губляться вже при виборі інструменту, яким вони хочуть обробити файл PDF. Тут і класичний Adobe Reader, і альтернативний Foxit Reader, і будь-який більш-менш сучасний браузер, і ще безліч онлайн-сервісів. Проте один з найбільш вдалих способів лежить на поверхні — це герой нашої статті.
Word 2013 не тільки відкриває, але і дає можливість відредагувати вміст PDF-документа.
Редактор перетворює текст, таблиці, списки, графіки та інші елементи у файли DOCX, максимально точно зберігаючи форматування оригіналу. Необхідно зауважити, що виходить у нього дуже і дуже гідно. Також ви можете додавати PDF-файли в документ Word як вбудований об’єкт. В такому випадку буде відображатися лише перша сторінка PDF або значок-посилання файлу.
7. Додавайте відео
Не секрет, що довгий перегляд сухого тексту швидко знижує увагу і приводить до втрати інтересу читача. Тому майже всі студенти, доповідачі та офісні трудяги розбавляють рядка діаграмами, таблицями, графіками та іншими візуальними хитрощами. Однак лише одиниці беруть на озброєння куди більш потужний інструмент — відео.
Word вміє вставляти в документ відео з пошуку Bing, додавати ролики YouTube і впроваджувати коди з різних веб-сайтів.
І не варто переживати про кінцевий розмір файла. Документ не зберігає саме відео, а лише оформляє його посилання в наочну форму. Зрозуміло, що для перегляду потрібно інтернет-з’єднання.
8. Працюйте над документом разом і коментуйте правки
Пам’ятайте слова класика: «Чого один не зробить — зробимо разом»? Вони актуальні й донині. Тільки не всі розуміють, як правильно вибудувати спільну працю. На жаль, все ще доводиться бачити, як людина виділяє шматок тексту яким-небудь кольором, за ним в дужках дописує свою редакцію або заперечення і пересилає документ назад. У такі моменти В мене починається нервове посмикування століття. Остання редакція Word дозволяє комфортно коментувати і вносити правки в загальнодоступний файл. Цим треба користуватися!
Word 2013 дає можливість відповідати на чужі коментарі, що робить редактор відмінним інструментом для обговорення під час групової роботи.
Затратьте кілька хвилин на вивчення вкладки «Рецензування», поділіться новими навичками з колегами, і ви сповна відчуєте всю легкість роботи спільно.
9. Спростіть роботу з таблицями
Дайте-но вгадаю, ви все ще вставляєте рядки і стовпці таблиці кліком правою клавішею миші та переходом до відповідного пункту меню? Все набагато простіше!
Наведіть курсор трохи вище/нижче (ліворуч/праворуч) того місця, де ви плануєте додати рядок або стовпець. Word негайно запропонує збільшити таблицю.
До речі, остання версія редактора обзавелася декількома новими функціями оформлення таблиць. Оновіть свої знання.
10. Об’єднуйте частини документа в блоки
Що гріха таїти, є такі працівники, які готові гортати 100+ сторінок документа тільки заради того, щоб убити час. Якщо ж ви хочете швидко орієнтуватися в об’ємних файлах, вам необхідно освоїти декілька клавіатурних сполучень для блискавичної навігації або правильно структурувати свої праці.
Використання заголовків різного рівня дозволяє згортати елементи документа, над якими ви зараз не працюєте.
Поставте курсор поруч із заголовком, і програма запропонує вам згорнути вміст блоку. Таким чином, навіть самі величезні праці можуть вміститися всього на парі сторінок.
Не знайшли для себе нічого цікавого? На всякий випадок прочитайте статтю Лайфхакера про 20 секрети Word, які допоможуть спростити вам роботу. Або дайте свої поради в коментарях.