Як дати зворотний зв’язок, щоб досягти мети і нікого не образити

Прості правила, які варто знати кожному керівнику.
Відгуки про роботу необхідні співробітникам, тому що так вони бачать свої слабкі місця і можуть оптимізувати робочий процес. Дослідження What Google Learned From Its Quest to Build the Perfect Team показують, що конструктивна зворотний зв’язок підвищує продуктивність підлеглих і їх задоволення роботою в цілому.
Але справа ця ризикована. Якщо правильні відгуки мотивують, то неправильні в кращому випадку зачіпають або бентежать. У гіршому — викликають страх, обурення або навіть помста. Тому важливо навчитися давати зворотний зв’язок грамотно.
1. Дізнайтеся, як ваші співробітники сприймають фідбек
Боїтеся дати негативний фідбек? Ви не самотні. Багато керівників вважають цей процес нервовим і важким. А деякі взагалі уникають відгуків на адресу чиєїсь роботи, тому що бояться зачепити почуття співробітників.
Але працівникам легше не доводиться. Багато хто сприймають негативний зворотний зв’язок як загрозу швидкого звільнення і відчувають неспокій, гнів, страх. До того ж не всі ставляться до критики, нехай і конструктивною, правильно. Адже в цьому випадку борються два почуття: з одного боку — прагнення вчитися на своїх помилках і рости, з іншого — бажання, щоб нас сприймали і любили такими, які ми є.
Тому якщо вам необхідно дати комусь фідбек, дізнайтеся наперед, як людині простіше сприймати його. Наприклад, якщо в компанії новий співробітник, до виникнення реальних проблем запитайте прямо: «Якщо я помічу, що ви зробили помилку під час зборів, повідомити про це відразу ж під час зустрічі, зробити це після або написати про це по електронній пошті, щоб у вас був час все обдумати?» Так ви захистите себе від неефективною, потенційно образливої критики і налаштуєте кожного в команді на успіх.
2. Давайте зворотний зв’язок своєчасно
Золоте правило ефективного фідбек — давати його протягом 24 годин. В цей час і керівник, і співробітник пам’ятають деталі справи. Якщо робити це пізніше, то буде важко щось зробити і виправити.
Також важливо не забувати, що мета зворотного зв’язку не образити або принизити, а вказати людині на помилки, допомогти йому стати краще. Якою б серйозною не була розмова, не перетворюйте його на читання нотацій або лекцію про чиїсь недоліки. Збудуйте діалог, задавайте питання і шукайте нові рішення разом. Але не пом’якшують критику компліментами. Досвідчені керівники називають цей прийом «сендвіч з лайном».
Існує теорія, що люди стають більш відкритими до зворотного зв’язку, коли ви починаєте з компліментів (перший шматок хліба), потім доносите негативні відгуки (лайно) і підводите підсумок словами про цінності співробітника (другий шматок хліба). Але на ділі ця схема — клоунада, яка змушує працівника червоніти перед колегами.
Бен Хоровіц (Ben Horowitz), засновник компанії Andreessen Horowitz
3. Зробіть зворотний зв’язок точної і радикальної
Більшість керівників бояться уславитися гнівними тиранами, тому уникають негативного зворотного зв’язку. І це неправильно. Така помилка призводить до згубної емпатії, коли справи компанії не йдуть, і відносини з співробітниками псуються через внутрішніх переживань. Кім Скотт (Kim Scott), колишній виконавчий директор Google і Apple, радить перебороти себе, озброїтися фактами і в такому випадку бути чесним, точним і десь радикальним.
Критикувати співробітників, коли вони все зіпсували, не просто ваша робота, а справжнє моральне зобов’язання.
Кім Скотт, колишній виконавчий директор Google та Apple
Рей Даліо (Ray Dalio), засновник і голова найбільшого у світі хедж-фонду, також любить радикальний підхід до зворотного зв’язку. Співробітники його компанії Bridgewater Associates постійно оцінюють і його, і один одного за допомогою спеціальної програми для iPad і викладають оцінки в публічний доступ. Але якщо ви не готові до таких крайнощів, то взяти на озброєння принцип «радикальної точності» все ж варто.
4. Визначте мета зворотного зв’язку
Дуглас Стоун (Douglas Stone) і Шейла Хін (Sheila Heen) у книзі «Спасибі за відгук. Як правильно реагувати на зворотний зв’язок» виділяють три типи відгуків:
Вдячність. Нереально мотивує, піднімає моральний дух і впливає на лояльність співробітників. Але більшість керівників нехтує їй.
Наставництво. Покращує знання і навички співробітників, допомагає їм рости для виконання більш складних завдань.
Оцінка. Говорить про ролі співробітника в компанії і серед колег.
Всі три типи зворотного зв’язку важливі, але люди часто плутають їх між собою. Наприклад, часте наставництво розглядається як оцінка.
Ви говорите мені, як зробити це краще, але маєте на увазі, що моїх знань недостатньо для виконання завдання.
Уникнути плутанини допоможуть три питання, які потрібно поставити собі, перш ніж висловитися в чию-небудь адресу:
З якою метою я даю цю зворотний зв’язок?
Чи є це правильним метою з моєї точки зору?
Чи Правильно це з точки зору іншої людини?
5. Не забувайте хвалити
Навчитися давати негативний фідбек — половина успіху. Дійсно професійні керівники також вміють конструктивно хвалити. Однак багато хто не поспішають це робити.
Ніколи не хвалити співробітників зі страху, що ті зазнаются — позиція дивна і неправильна. Позитивна зворотний зв’язок впливає на зростання продуктивності підлеглих. Вона дозволяє їм відчувати себе цінними, підвищує впевненість і компетентність.
Читайте також
Як грамотно керувати віддаленими командами >
Як правильно працювати з KPI >
5 способів підвищити ефективність маленької команди >
Як почуття провини вбиває мотивацію >