Як людині настрою планувати час і залишатися продуктивним

Оволодіти тайм-менеджментом може кожен. Головне — бути уважним до себе і своїм особливостям.
В епоху культу продуктивності і саморозвитку навіть діти знають: щоб досягати цілей, потрібно вміти планувати та розподіляти час. Звучить чудово, але для того, хто вважає себе безнадійно неорганізованим, зовсім не підходить. Розбираємося, як діяти тим, хто не дружить з тайм-менеджментом.
1. Відстежуйте свій настрій
Якщо воно постійно змінюється, непогано було б зрозуміти, як часто це відбувається. Можна завести щоденник — на папері або у додатку — і кілька разів в день коротко записувати, як ви себе почуваєте, які переповнюють емоції, про що думаєте. Ця практика допоможе розібратися з біоритмами і настроєвими фазами і виявити закономірності: коли у вас пік продуктивності, а коли, навпаки, занепад сил.
Всі ці дані можна зібрати в своєрідний графік працездатності і розподіляти справи, орієнтуючись на нього. Для його складання знадобляться програми з щоденниками настрою та відстеження статистики. Наприклад, такі:
Завантажити
QR-Code
Щоденник – Трекер Настрою
Розробник:
Habitics
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити
QR-Code
Daylio Щоденник
Розробник:
Relaxio s.r.o.
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити в google play
Крім того, варто пам’ятати, що часта зміна настроїв, спонтанність, чутливість, тяга до перемикання завдань і уваги — не патологія і не порок. Слідами типології Юнга людей з таким набором якостей називають иррационалами.
Але діагнозів «ірраціональність», «спонтанність» або «непослідовність» не існує.
Як не існує правильних і неправильних типів особистості. Зате є особливості, які варто враховувати, щоб вони не тільки не заважали, а допомагали домагатися поставлених цілей.
2. Відмовтеся від жорсткого планування
Найвідоміші системи тайм-менеджменту розраховані на людей-раціоналів. Матриця Ейзенхауера, «Тайм-драйв» Гліба Архангельського, планування по методу Ben Franklin Time Management Бенджаміна Франкліна та інші. Всі вони передбачають прив’язку завдань до конкретного часу, скрупульозний хронометраж, розподіл справ на безліч категорій — наприклад, за сферами життя або на важливі–строкові.
Але людині настрою часто важко і нудно слідувати заздалегідь встановленим розпорядком. Як і жорсткої системи планування, яка потребує багато часу і посидючості. Тому спонтанним людям краще відійти від класичного тайм-менеджменту і вибрати більш гнучкі і творчі методики, з якими їм буде комфортно — наприклад, систему Яни Франк або Дональда Роса.
Звичайно, є справи, від яких відкрутитися не вийде: діти, начальники і колектори зазвичай не питають, з якої ноги ми встали і чим хочемо займатися. Тому зараз мова про ті завдання, для яких ми самі вибираємо час і черговість: про особистих проектах, фрілансі, творчості.
3. Створіть місце хаосу
Ця методика також називається The Autofocus Time Management System «Автофокус». Вона допомагає приборкати безлад в думках і при цьому не вимагає багато часу, засобів і зусиль. Візьміть звичайну зошит (або відкрийте замітки в телефоні) і випишіть всі справи, не розділяючи їх на категорії, — в тому порядку, в якому вони приходять на розум. Швидше за все, вийде значний багатосторінковий список. Завдання з дедлайном краще відразу виділити яскравим маркером або поставити для них нагадування в телефоні.
А далі, коли всі жорсткі і обов’язкові завдання вже вирішені, відкрийте цю «зошит хаосу» і виберіть ті справи, до яких в даний момент лежить душа. Виконані завдання потрібно викреслити. Сторінки, на яких викреслені всі пункти, позначити хрестиком.
Заносити в список потрібно всі справи — навіть самі дрібні і ті, що ми зазвичай і справами не вважаємо. Наприклад, протерти пил» або «подумати над проектом».
А ще туди можна записувати ідеї та думки і потім переносити їх раз в тиждень в окремий блокнотик— так вони не забудуться і не загубляться.
«Зошит хаосу» варто завжди тримати під рукою — щоб не доводилося копатися в купі блокнотів, заміток і документів. І як тільки в думках замаячить нова ідея або завдання, відразу ж її записувати. Для візуалів, можливо, буде зручніше перетворити цей список інтелект-карту.
Иррационалам, які воліють користуватися не папером, а гаджетами, краще відмовитися від мудрованих планувальників: такі програми самі по собі забирають багато часу. Замість них можна використовувати прості заметочники зразок Google Keep або, приміром, симпатичний (і безкоштовний!) планувальник ToRound.
Завантажити
QR-Code
To Round – Список справ
Розробник:
FutureComes Family
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити
QR-Code
To Round візуальний ту-ду лист
Розробник:
FutureComes Family
Ціна:
Безкоштовно
Кожна річ у ньому позначається кружечком, і чим він більше, тим справа важливіше. Коли завдання виконано, кулька скочується вниз і зникає. Насувається аврал теж не залишиться непоміченим: кульок стає занадто тісно на екрані.
4. Їжте слонів
У класичному тайм-менеджменті все ж є прийоми, які може з успіхом використовувати людина настрою. Наприклад, у книзі «Тайм-Драйв» Гліб Архангельський пропонує є слонів. Тобто дробити один великий і страшний проект на багато маленьких шматочків і вирішувати («з’їдати») їх один за іншим.
Так у вас не виникне відчуття, що перед вами зросла непереборна гора справ, і масштабні проекти не будуть вас демотивувати.
Наприклад, якщо ви хочете написати статтю, в перелік справ можна занести такі пункти: скласти план, скласти частину першу (другу, третю), підібрати посилання і приклади, відредагувати і оформити текст і так далі.
5. Заведіть список справ для поганого настрою
У всіх бувають періоди, коли настрій на нулі або навіть нижче і сил на якісь великі завдання немає. І тут виручить список нескладних справ. Наприклад, для творчих проектів немає ні мотивації, ні енергії, але цілком можна включити цікаву аудіокнигу і розібрати одяг у шафі. Після кожного невеликого звершення, на зразок вимитого посуду або розсортованих сімейних фотографій, виробляється Goals and Habits in the Brain дофамін. І, обіцяючи радість і задоволення, мотивує нас на нові подвиги.
Якщо зовсім-зовсім нічого не хочеться і є така можливість, краще відпочити. А щоб не дозволяти собі замість повноцінного відпочинку зависати в телефоні, можна використовувати різні інструменти: наприклад, сервіси, які відстежують, скільки часу ви витрачаєте на ті чи інші сайти і додатки, і блокують доступ до цих поглиначів енергії.
Завантажити
QR-Code
Stay Focused – App Block & Tracker, Limit Phone
Розробник:
Innoxapps
Ціна:
Безкоштовно
Завантажити
QR-Code
Forest by Seekrtech
Розробник:
SEEKRTECH CO., LTD.
Ціна:
149 рублів
Завантажити
QR-Code
StayFocusd
Розробник:
Повідомити про порушення
Ціна:
0
6. Перемикайтеся
Займатися одним і тим же ділом багато годин поспіль буває нудно і втомлює. Особливо людині настрою. Щоб не затосковать, можна чергувати різні справи. Яна Франк у книзі «Муза і чудовисько» пропонує такий метод: 45 хвилин інтелектуальної роботи і 15 хвилин рутини (домашні справи, фізична праця — все, що не вимагає розумової напруги).
Якщо зберігати концентрацію 45 хвилин дуже важко, можна використовувати техніку Pomodoro і самостійно настроювати в таймері час роботи і відпочинку. Класичний «помідор» триває 30 хвилин: 25 хвилин — робота, 5 — перерва. Після кожного третього «з’їденого помідора» покладено тривалий перерва — 15 хвилин.
Наприклад, протягом 25 хвилин займаєтеся звітом, робочої листуванням, постами в соцмережах, а потім витрачаєте 5-10 хвилин на те, щоб полити квіти, змахнути пил з книжкової полиці, розім’ятися або перекусити. Таймер Pomodoro можна завантажити на телефон або встановити в якості розширення для браузера.
Завантажити в google play
Скачати в appstore
Завантажити
QR-Code
Marinara: Pomodoro® Assistant
Розробник:
Сайт
Ціна:
0
7. Тримайте мети в голові, а інструменти під рукою
Ірраціонали — люди хаотичні, їм завжди потрібно перевіряти, чи не збився курс, не займаються вони чимось, що відводить їх від мети. Можна зробити щось на зразок карти бажань і прикріпити картинки, які асоціюються з метою, над робочим столом. Чи замовити кухоль з надихає цитатою.
Крім того, варто завжди тримати робочий інструмент — ноутбук, планшет, блокнот — під рукою.
Нехай всі необхідні гаджети, папірці, замітки, зошити лежать в одному місці, щоб не доводилося їх шукати: пошук може збити робочий настрій. Зате якщо в речах порядок, можна в будь-який момент зібрати «похідний набір» і відправитися працювати в кафе або парк.
8. Заведіть папку трофейну
Ми рідко себе хвалимо, але завжди раді знецінити власні досягнення і сказати собі і оточуючим, що не так вже це і круто: подумаєш, дрібниця яка, і взагалі, ви тут ні при чому, воно саме. Не треба так.
Хвалити себе дуже важливо. Щоб навчитися це робити, спробуйте завести щоденник успіху, куди будете записувати всі свої звершення, навіть крихітні. Або виділіть спеціальну «трофейну папку» і складайте в неї будь-які підтвердження власних успіхів. Відгуки клієнтів, статті, інтерв’ю і згадки в ЗМІ, подяки, нагороди, премії і так далі.
Якісь з них можна навіть поставити на поличку, повісити над столом або в будь-якому іншому місці, куди падає погляд. Того, хто живе з відчуттям, що він молодець і робить багато цікавого і гарного, куди легше зберігати мотивацію і працездатність.
Читайте також
?
10 ідей щодо організації часу для спонтанних людей
Чому настрій змінюється кожні 5 хвилин і що з цим робити
У чому різниця між продуктивністю і ефективністю і що важливіше
Тайм-менеджмент молодої мами: як впоратися зі справами і не зійти з розуму
Як впоратися з вигорянням і повернути собі колишню продуктивність