Як не дати листів завалити вас з головою

Є дві категорії людей. У одних повний порядок у всьому: листи розсортовані, іконки на робочому столі розставлені. Іншим же поштову скриньку без побоювання не відкрити, адже там — цілий вал непрочитаних листів, яких з кожним днем все більше. З ними, однак, легко розібратися.
Простий розбір листів не виправить ситуацію, якщо поштова скринька схожий на переповнений хижу, дверцята якого відкриваєш з заплющеними очима — лише б нічого не посипалося. Треба змінювати свій підхід до роботи з поштою. Тоді той час, який зазвичай витрачається на нескінченний потік нових повідомлень, ви зможете витратити ефективніше — на виконання більш важливих завдань.
Щоб зрушити з мертвої точки, спочатку задайте собі два питання:
Чому вам приходить багато листів?
Що заважає вам швидко їх розбирати?
Грунтуючись на своїх відповідях, приступайте до вирішення проблеми і попутно користуйтеся декількома корисними порадами.
Приймайте рішення
Завал в поштовій скриньці може вказувати на проблеми з прийняттям рішень. Багато людей просто не бажають брати на себе відповідальність. Відкладають потребують відповіді питання на потім, щоб вирішити всі в більш спокійній обстановці. Або знаходять собі інші виправдання, лише б не відправляти відповідь лист зараз.
Щоб не починати кожен мейл з вибачень за те, що ви припізнилися з відповіддю, що лист загубилося серед інших або потрапило в спам (а насправді залишалося німим докором у вхідних, терпляче чекаючи моменту, коли ж ви відкриєте його знову), працюйте над собою: приймайте рішення.
Візьміть за правило, відкривши лист, відразу ж виконувати те, що воно від вас вимагає, і відразу ж писати відповідь. І не натискати на хрестик, поки мейл не буде відправлено.
Позбавляйтеся від зайвого
Від отримання деяких листів можна запросто позбавити себе:
Відпишіться від непотрібних розсилок, на які ви вже давно перестали звертати увагу. Це справа кількох секунд і пари кліків: в ящику більше не будуть збільшуватись непрочитані листи з рекламними матеріалами.
Вимкніть оповіщення від соціальних мереж і різних веб-сервісів.
Перенаправте листи, які ви отримуєте на особисту пошту від клієнтів, в інший ящик, вказавши адресу на сайті своєї компанії. Інший вихід — створити окрему форму зворотного зв’язку.
Словом, зробіть все можливе, щоб пошта не стала чорною дірою, яка без розбору затягує в себе все: і потрібне, і непотрібне.
Налаштуйте фільтри
Якщо розсилки потрібні, щоб дізнаватися про кращих матеріалах улюблених ЗМІ або знижки в інтернет-магазинах, їх можна залишити. Але прибрати з папки з живими входять за допомогою фільтрів. Поштовий сервіс, використовуючи їх, буде сам направляти листи у потрібні папки.
Основою для фільтрації може бути адресу відправника або, наприклад, ключові слова, що містяться в тілі листа. Все залежить від того, якого роду листи ви хотіли б прибрати з основної поштової теки.
Знайдіть інший менеджер завдань
Поштова скринька не повинен замінювати вам класичний список завдань в записній книжці або програма-планувальник. Як тільки ви отримуєте лист, а разом з ним ще й нову справу, перенесіть його з пошти в свій to do list.
Диктуйте відповіді
Якщо відповіді даються вам насилу із-за того, що не подобається сам процес написання листів, підіть іншим шляхом. Спробуйте використати функцію диктування: техніка сама запише те, що ви хочете сказати. А найменш консервативним людям з вашого списку контактів можна і зовсім відповідати за допомогою відеозаписів, вкладені в лист.
Відкривайте пошту за графіком
Рада актуальна не для всіх, адже найчастіше на зв’язку потрібно бути в режимі 24/7. Однак деяким він все ж може стати в нагоді.
Відведіть для роботи з поштою певні проміжки часу протягом дня. Тоді і відповідайте разом на всі прийшли за час вашої відсутності листа.
Не перетворюйте пошту в блокнот
Телефонні номери, паролі, адреси — все це має зберігатися в надрах поштової скриньки, а бути під рукою: у записній книжці, у списку контактів в смартфоні, на стікерах, розклеєних на робочому місці. Переносите потрібну інформацію з пошти туди, де вам буде легше знайти: постійно користуватися пошуком по листам все ж таки не дуже зручно.
А ще не відправляйте листи-нотатки собі. Багато хто робить це, записуючи в мейл інформацію, яку потрібно запам’ятати. Додають вкладення картинки, які хочеться зберегти. Збирають у пошті листи з посиланнями на статті, які хочеться прочитати пізніше, коли з’явиться час.
В результаті подібних листів стає так багато, що вони втрачають свій сенс. До них потім так і не повертаються, тому що вони зсуваються вниз за списком — і скоро забуваються.
Для зберігання красивих фотографій використовуйте Tumblr або Pinterest, а нотатки пишіть в спеціальних додатках.
Дотримуючись цих правил, ви зможете підтримувати порядок у своєму поштовому ящику і оптимізувати часові витрати на роботу з поштою.