Як вести списки справ і не відволікатися на дурниці

Бути продуктивним не так-то просто. Але якщо вміло складати списки справ, допомагати собі не відволікатися і правильно налаштуватися, цілком можна виконати більшу частину запланованих справ.
Ось сім простих трюків, які радять експерти в галузі бізнесу та тайм-менеджменту.
1. Складайте список справ на наступний день з вечора
Якщо з ранку на роботі ви не уявляєте, що сьогодні треба займатися, швидше за все, ви витратите день, розпорошуючись на дрібні несуттєві справи. Спробуйте складати список справ ще з вечора, тоді на наступний ранок ви точно будете знати, що потрібно зробити.
Розплануйте приблизний час на кожне завдання, щоб легше було дотримуватися графіка (і не забудьте включити пару перерв). Найважливіші справи можете позначити зірочкою або ще якось виділити.
2. Не починайте день з електронної пошти
Не відволікайтеся з ранку на електронну пошту, краще відразу ж приступайте до першого справі у своєму списку. А на розбір пошти перейдіть за півгодини, наприклад в 11:00 і 15:00. Так ви зможете зробити набагато більше.
А якщо ви не можете відповідати на всі дзвінки та листи відразу ж, просто переведіть телефон в беззвучний режим і вимкніть повідомлення.
3. Відразу беріться за складне
Ми часто починаємо день з дрібних завдань, відкладаючи виконання найголовнішого справи на потім, але ж так ми тільки розтягуємо неприємне передчуття і збільшуємо стрес. Краще відразу ж візьміться за те, що вам не хочеться робити, і насолоджуйтеся почуттям гордості, коли закінчите. Інші справи підуть як по маслу.
4. Економте час на нарадах
Якщо у вас є така можливість, відводите на наради рівно стільки часу, щоб встигнути все обговорити. Запрошуйте тільки тих, кому дійсно необхідно бути присутнім.
Не витрачайте час на усні пояснення. Краще надайте інформацію у письмовому вигляді. Якби все заздалегідь письмово викладали основну інформацію, самі наради йшли б тільки на ухвалення рішень і не віднімали б так багато часу.
5. Підбадьорюйте себе
Коли ми сумніваємося в собі, ми починаємо уникати труднощів. Тому намагайтеся підбадьорювати себе і вірте, що ви з усім впораєтеся. Згадайте, коли востаннє ви успішно завершили якийсь складний проект. Так вам буде легше почати і вже не захочеться прокрастинировать.
6. Робіть перерви
Звичайно, всім нам хочеться, щоб робочий день пройшов максимально продуктивно, і іноді ми навіть соромимося робити перерви. Однак короткі перерви необхідні. Вони допоможуть перезавантажити мозок і набратися сил, а також зробити більше, коли ви знову повернетеся до роботи.
Щоб не забувати про перервах, спробуйте всім відомий метод Pomodoro (25 хвилин працюємо, 5 хвилин відпочиваємо). Або будь-який інший метод. Головне — постійно дотримуватися його. Ще допоможуть розширення, що блокують доступ до певних сайтів на зразок Facebook і «ВКонтакте».
7. В кінці дня викидайте список справ
Якщо ви не зробили все, що запланували на день, не залишайте цей незакінчений список на завтра. Він тільки буде знижувати ваш моральний дух. Викиньте такий список і складіть новий, в який увімкніть недороблені за сьогодні справи і нові пункти.