Як витрачати менше часу на електронну пошту

Перевірка електронної пошти для багатьох перетворилася в залежність. Але від неї можна позбутися і підвищити свою продуктивність.
Перевірка електронної пошти у чому схожа на залежність. На це є кілька причин.
Так само, як під час сексу, азартних ігор або прийому наркотиків, під час перевірки пошти у мозку виділяється гормон задоволення дофамін.
Ми постійно заглядаємо в папку “вхідні”, тому що хочемо бути в курсі подій і боїмося щось пропустити.
Ми розбираємо електронну пошту, щоб відпочити і не займатися більш складними справами.
Але цей час можна провести набагато краще. Кевін Круз, автор книги «15 секретів управління часом: Як успішні люди встигають все», пропонує п’ять порад, які допоможуть скоротити витрачається на електронну пошту час удвічі.
1. Внесіть розбір пошти у свій розклад
Не перевіряйте електронну пошту, а обробляйте її. Поставтеся до розбору повідомлень так само, як і до будь-якій іншій роботі. Заплануйте його, внесіть у свій календар, а потім приступайте до виконання. Круз радить розбирати пошту тричі на день: вранці, після обіду і ввечері.
Важливо не кількість витраченого на роботу з поштою часу. У кого-то на розбір повідомлень піде три години в день, а у кого-то 30 хвилин. Головне — підходити до цієї справи усвідомлено, як до звичайної роботи.
Кевін Круз
2. Не відправляйте всім копії листа
Чим менше листів ви відправляєте, тим менше отримаєте у відповідь. Так що намагайтеся не ставити так багато людей в копію листа. У тому числі не відмітьте галочку «Відповісти всім».
Деяким вдалося скоротити потік електронної пошти на 50%, коли вони привчили себе двічі подумати, перш ніж відправити новий лист.
3. Фільтруйте повідомлення
Налаштуйте фільтри, щоб розкладати різні типи листів по різних папках. Так ви зможете витрачати робочий час тільки дійсно важливі повідомлення і не розпорошуватися на інші.
4. Перестаньте використовувати свою поштову скриньку список справ
Багато відправляють собі повідомлення з різними справами на потім, перетворюючи поштову скриньку в черговий список справ. Але це тільки шкодить продуктивності.
Круз пропонує такий підхід. Відкривши новий лист, спочатку запитайте себе, чи можна його видалити. Якщо ні, подумайте, чи можна його комусь делегувати. Якщо і це неможливо, прикиньте, чи можна розібратися з ним менше, ніж за п’ять хвилин. Якщо так, відмінно. Якщо ні, відкладіть лист на потім. Але не залишайте його в папці “вхідні”, а перенесіть в свій календар і виберіть конкретну дату і час, коли зможете зайнятися ним.
5. Повідомте про свій намір іншим
Обговоріть це з колегами, так вам буде легше дотримуватися задуманого. Скажіть начальнику, що для підвищення своєї продуктивності вимкнути сповіщення про нові листи і будете розбирати електронну пошту тільки в певний час.
Також домовтеся про те, як з вами можна буде зв’язатися у разі термінових справ.
Намагаючись скоротити час, що йде на роботу з електронною поштою, вам доведеться змінити свої звички, а це завжди виходить не відразу. Запасіться терпінням і будьте готові до усвідомлення, що витрачати так багато часу на пошту немає ніякої необхідності.