Як зробити наради більш продуктивними

Підприємець і інвестор Рей Даліо поділився секретами успішних нарад.
Рей Даліо
Підприємець, автор, засновник інвестиційної компанії Bridgewater Associates.
1. Визначте, хто керує нарадою і для кого воно проводиться
На будь-якому нараді повинна досягатися чиясь мета. Цей чоловік і повинен спрямовувати розмову. Він виділяє завдання наради і способи їх вирішення. Інакше всі будуть висловлюватися безладно, продуктивного обговорення не вийде.
2. Вирішіть, який тип спілкування буде переважати
Від мети наради залежить його форма. Наприклад, дискусія і навчальна лекція проводяться по-різному. Дискусії займають багато часу. Чим більше людей, тим більше вони затягуються. Так що ретельно підбирайте учасників наради.
Не запрошуйте тільки тих, хто згоден з вашою думкою. Уникайте і групового мислення, коли учасники не висловлюють власну думку, і одиничного прийняття рішень.
3. Будьте наполегливим і відкритим
Вам доведеться регулювати конфлікти, виходити з тупикових ситуацій і грамотно розподіляти час. Труднощі зазвичай виникають, коли висловлюється недосвідчений співробітник. Зважте, що вам важливіше: заощадити час, не обговорюючи його думку, або зрозуміти, як він мислить. Другий варіант допоможе визначити, як людина впорається з тими чи іншими обов’язками. При наявності часу обговоріть з ним, в чому він помиляється. Але завжди визнавайте і власну неправоту.
4. Не перескакуйте з однієї теми на іншу
Так на нараді не наважиться жоден питання. Щоб цього уникнути, відзначайте хід розмови на дошці.
5. Слідкуйте за логікою розмови
Під час суперечок емоції вирують і заважають об’єктивно сприймати дійсність. Залишайтеся спокійним і раціональним. Наприклад, люди іноді кажуть: «Мені здається, це правда», а потім ведуть себе, ніби це встановлений факт. Хоча їхні співрозмовники бачать ситуацію зовсім по-іншому. Щоб у розмові переважала логіка, а не емоції, запитайте такої людини: «Це дійсно правда?»
6. Розподіліть обов’язки кожного учасника
Коли рішення приймають групою, часто забувають розподілити обов’язки. І потім незрозуміло, хто що повинен зробити і хто несе відповідальність. Обов’язково чітко визначити обов’язки кожного учасника групового рішення.
7. Введіть правило двох хвилин
Дайте кожному дві хвилини, щоб спокійно висловити свої думки. І тільки потім обговорюйте його пропозицію. Так всі учасники висловлять свою думку, не побоюючись, що їх переб’ють або неправильно зрозуміють.
8. Зупиняйте тих, хто говорить занадто швидко
Швидку мова складніше зрозуміти. Деякі користуються цим у власних інтересах. Люди не хочуть здатися дурними і не перепитують, навіть якщо щось не зрозуміли. Не попадайтеся на цю вудку. Ваш обов’язок — прояснити всі неясності і вирішити спірні питання. Так що не бійтеся сказати: «Вибачте, я не зрозумів. Ви не могли б говорити повільніше?» А потім задайте питання, що накопичилися.
9. Підведіть підсумок розмови
Якщо всі обмінювалися ідеями, зробіть висновки. Якщо на нараді дійшли згоди, повторіть це вголос. Якщо ні, теж скажіть про це. Якщо визначили завдання на майбутнє, розподіліть їх між учасниками і уточніть терміни.
Запишіть висновки, робочі теорії і завдання, щоб у всіх був до них доступ. Так буде легше відслідковувати прогрес.