Навіщо підприємцям вести фінансовий облік

Спеціаліст з фінансів бізнесу Олександр Афанасьєв — про те, чому так важливий фінансовий облік і як правильно його вести.
Олександр Афанасьєв
Спеціаліст з фінансів бізнесу в консалт-бюро «Ненудні фінанси».
Багато підприємці не ведуть фінансовий облік. У них максимум є табличка, куди вони вбивають приходи і витрати. Деякі взагалі записують все в зошит. Але толку від цього мало — інформації не вистачає, бізнес з часом стає збитковим.
Чому в малому бізнесі не прийнято вести облік
Так склалося, що в малому бізнесі немає культури ведення фінансового обліку. В першу чергу підприємці вчаться маркетингу та продажу. Але без знання основ фінансового обліку бізнесу нереально зрости до середнього або навіть великого.
За статистикою Бізнес живе три роки. малий бізнес рідко живе довше трьох років. Є відчуття, що справа як раз в незнанні бази з менеджменту та фінансів. Фінанси — це не просто збір цифр таблички, а інформація, яка допомагає приймати рішення, планувати дії і досягати цілей. Бізнес стає зрозумілим і керованим, а не просто як-то кудись рухається.
Чому важливо вести облік
Уявімо Насіння, у якого магазин сантехніки. Поки тепло, люди активно займаються ремонтом, змінюють унітази, ванни, змішувачі. Замовлень у Семена багато, гроші падають у касу і накопичуються на рахунку компанії.
Семен захотів новий iPhone і MacBook. Зняв 200 тисяч з розрахункового рахунку магазину і купив.
Підприємець видав зарплату співробітникам і заплатив за оренду. Але тут подзвонив постачальник і нагадав, що завтра день оплати за поставлений товар. Семен включив комп’ютер, зайшов в онлайн-банк, а там не вистачає 300 тисяч. Довелося брати в борг.
Семен не записав, що через 30 днів після відвантаження повинен заплатити постачальнику. Тоді він ще не розумів, що якщо ми беремо відстрочку у постачальника, то як би тримаємо його гроші у себе, а їх ні в якому разі не можна витрачати.
І це тільки одна з можливих ситуацій. Деякі підприємці працюють в плюс, але не бачать грошей, тому що вони зариті в запасах. Інші дають занадто довгі відстрочки і живуть на хлібі з водою, поки клієнт не заплатить.
Що таке фінансовий облік
Фінансовий облік — це система звітів, що дозволяє тримати фінанси бізнесу під контролем. Він складається з трьох звітів про рух грошей, про прибутки і збитки та балансу. У сукупності ці звіти дають відповіді на важливі питання: чи зростає компанія, чому виникають касові розриви, ефективно працює менеджмент, як збільшити прибуток, чому прибуток є, а грошей немає. Без цієї інформації керівникові складно управляти бізнесом.
Звіт про рух грошей (ДДС)
Що враховує
Скільки грошей надходить і йде з рахунків.
Навіщо потрібен
За звітом керівник бачить, вистачить бізнесу грошей на виконання зобов’язань оплату оренди та заробітної плати, закупівлю товару. Без ДДС він не буде контролювати кошти на рахунках і з часом потрапить в касовий розрив — ситуацію, коли у бізнесу немає грошей для роботи і оплати за рахунками.
Звіт ДДС. Зверху — гаманці, знизу — статті витрат і доходів
Разом із звітом про рух грошей потрібно вести платіжний календар. У нього треба вносити плануються в майбутньому надходження і списання грошей. Так ви зможете передбачити касові розриви і заздалегідь вжити заходів.
Платіжний календар. 5 і 6 серпня все добре, а 7 і 8 серпня буде касовий розрив. Потрібно потерпіти до 9 числа, коли надходження 80 тисяч виведе в плюс
Звіт про прибутки і збитки (ОПиУ)
Що враховує
Виручку і витрати бізнесу з закритим актів або накладних.
Навіщо потрібен
За звітом керівник вважає чистий прибуток бізнесу.
Прибуток — це не гроші в касі. У збиткового бізнесу може бути повна каса грошей, а в прибуткового — порожня. Розглянемо це на двох прикладах.
Повна каса, збитковий бізнес. Кирило перед Новим роком вирішив підзаробити на ялинкових іграшках. Замовлень виявилося багато. Кирило закуповував сировину для виробництва, сплачував премії, запускав таргетовану рекламу. Новий рік настав, замовлення закінчилися. Кирило заплатив податки, оренду, а на зарплату всім співробітникам вже не вистачило. Виявилося, бізнес був збитковим. Кирилу треба було підвищити ціни на іграшки. А він і не підозрював — в касі ж була купа грошей.
Порожня каса, прибутковий бізнес. Настя виробляє косметику. Всі нею захоплюються, пишуть відгуки, у неї багато замовлень. Але грошей немає — вона займає у родичів на виробництво. А бізнес був прибутковим. Просто прибуток була у формі запасів на складі, а також дебіторської заборгованості — відстрочок оптовим покупцям.
Баланс
Що враховує
Активи і пасиви бізнесу. Активи — це все, чим володіє компанія: нерухомість, обладнання, запаси. Пасиви — це гроші, на які бізнес купив активи.
Навіщо потрібен
Керівник знає, чи зростає бізнес і на чиї гроші розвивається. Також за балансом він бачить, у чому полягає прибутковість бізнесу.
Уявіть: підприємець веде три звіту. За ДДС він бачить, що грошей немає. Дивиться ОПиУ — прибуток є. А потім перевіряє по балансу і розуміє, що прибуток — повний склад товару і нове обладнання.
Ситуації, за яких у компаній виникають фінансові проблеми
Неправильно поводяться з грошима
Власник думає, що всі гроші компанії — це його власність. Це невірно, тому що бізнес — окремий організм, який не можна просто так залізти і забрати 100 тисяч на новий смартфон.
Більше того, гроші, які витрачає власник, можуть навіть не належати компанії. Наприклад, якщо вам дали передоплату за проект, а ви свою роботу ще не здали, ці гроші — власність не компанії, а клієнта, які зберігаються у вас на рахунку.
Ще підприємець може не розуміти, скільки можна брати собі без шкоди бізнесу. Щоб це знати, треба правильно вважати прибуток, планувати майбутні витрати та розвиток, а лише потім отримувати дивіденди.
Думають, що заробляють
Часто компанія вважає прибуток по грошей в касі або на рахунках: віднімає з доходів витрати та отримує певну суму. Але це неправильно. Прибуток — це віртуальний показник, який не можна помацати або висловити цифрою на розрахунковому рахунку.
Проблема неправильного розрахунку прибутку у тому, що керівник робить на основі нього висновок, ефективно працює компанія чи ні. Але кількість грошей ніяк не пов’язано з ефективністю і показником прибутку.
Не планують і неправильно ставлять цілі
Якщо керівник неправильно ставить цілі або взагалі цього не робить, компанія не розвивається. Найчастіше думають так: «Чим більше заробимо, тим краще». В таких цілях немає ні конкретики, ні плану, ні оцифровки. З-за цього бізнес топчеться на одному місці, упирається в стелю, а підприємець перестрибує на новий проект.
Планування та виконання плану — це базова частина управління компанією. Щоб план збувся на 80-90%, потрібно поставити цілі по прибутку і розвитку, скласти фінансову модель з різними сценаріями, порахувати бюджетів, призначити терміни і відповідальних і регулярно стежити за виконанням плану. Без цього підприємства малого бізнесу так і будуть закриватися в перші три роки.
Думають, що якщо збільшити продажі, то збільшиться і прибуток
Логіка начебто проста: чим більше продажів, тим більше заробіток. Але варто враховувати, що разом з продажем зростають і витрати на наймання нових співробітників, закупівлю сировини і товарів, організацію додаткового обсягу продажу, доставку. Витрати часто відсуваються на задній план, а враховується тільки кількість грошей від майбутніх продажів.
Якщо не планувати збільшення продажів, можна замість прибутку заробити збиток. Потрібно чітко розуміти, як збільшиться виручка, які витрати це за собою потягне, як це відіб’ється на оборотному капіталі, вистачить на це грошей компанії. Якщо спочатку не оцифрувати збільшення продажів, вам або пощастить, або ні. А якщо облік ведеться неправильно і компанія насправді збиткова, то збиток тільки збільшиться.
З чого почати вести фінансовий облік
Фінансовий облік потрібен, щоб вести бізнес на основі цифр, а не інтуїції. Почніть вести його з звіту ДДС. Це найпростіший спосіб. Вносьте кожен день приходи і витрати для всіх гаманців, порівнюйте їх з фактичною кількістю грошей на рахунках.
Шаблон ДДС >
Разом із звітом ДДС ведіть платіжний календар: визначайте кількість грошей на початок місяця, додавайте плановані надходження і витрати. Так ви побачите, чи вистачить вам грошей, щоб з усіма розплатитися.
Шаблон платіжного календаря >
Коли ви розбираєтеся в обліку, не потрібні складні програми. Буде досить таблички в Excel. Важливо навчитися самому групувати надходження і витрати на категорії та вести звітність регулярно.
Читайте також
Як бути підприємцем і не здохнути >
5 корисних порад тим, хто збирається запустити свій бізнес >
33 речі, які повинен знати кожен починаючий підприємець >