Офісні пакети, які зекономлять на офісі

Бажаєте спільно вирішувати робочі питання і бути вільним від прив’язки до офісного столу? Це цілком можливо. Складати списки справ, працювати з документами, обговорювати статті та зауваження до них – хмарні програми дозволять віртуально перебувати в центрі офісної життя. А в реальності можна перебувати вдома, у відпустці або на канікулах – знадобиться лише швидкісний доступ в інтернет. Ось три найбільш зручних для цього інструменту.
Google Docs
Одним з найбільш відомих засобів для групової роботи є пакет програм Google Docs, який став результатом злиття двох компонентів – текстового процесора Writely і електронних таблиць Google Spreadsheets. Останні створили компанії Upstartle і 2Web Technologies, а згодом їх купив Google, який додав до Google Docs хмарний накопичувач Google Drive – з ним зручніше обмінюватися файлами.
Для роботи в цьому офісному пакеті потрібно мати обліковий запис Google, після чого можна редагувати, організовувати в папки, імпортувати, експортувати і публікувати текстові документи, таблиці та презентації популярних офісних форматів в системі, інтерфейс якої нагадує Office 2003.
Особливої зручності при спільній роботі над документами надає вбудований контроль і порівняння версій. Завдяки цьому можна відійти від проекту на певний час, а потім вивчити всі зміни, які внесли в файли колеги.
Крім інтеграції з Google Drive, цей хмарний пакет має додатки для роботи на мобільних пристроях – планшетах і смартфонах, оскільки веб-версія в браузері не пристосована до сенсорного інтерфейсу.
Спільно працювати над документами Google Docs можна в реальному часі – система зауважує правки кожного користувача різним кольором, і можна відразу бачити зміни. Сервіс також підтримує скрипти Google Apps Script, які відкривають широкі можливості для автоматизації, створення інтерактивних документів і т. д. До того ж Google Docs пропонує більше інструментів Office Online. Наприклад, можна додавати і редагувати текстові поля, форми, малюнки, математичні формули, обрізати зображення.
У Google Docs також є певні недоліки, головний з яких – те, що він іноді псує документи зі складним форматуванням чи може взагалі відмовитися відкривати подібні. Цей офісний пакет також не має настільного клієнта, і працювати з ним можна тільки в браузері.
Microsoft Office Online
Багато компаній як корпоративний стандарт використовують офісний пакет Microsoft, і в такому разі для віддаленої роботи зручніше користуватися його онлайнової версії. Microsoft Office Online – це онлайнове додаток до звичних додатків Word, Excel, PowerPoint і OneNote, що для роботи вимагає тільки сумісний браузер і доступ в інтернет.
Для роботи у веб-версії знадобиться обліковий запис Microsoft, і його перевагою Google Docs є покращена сумісність з офісними форматами.
Документи Office Online зберігаються в хмарному накопичувачі OneDrive, на який можна записувати файли з офлайнового Office. Завдяки цьому колеги в офісі можуть працювати в настільних версіях офісного пакету, а віддалені співробітники приєднаються до них через онлайн-версію.
Користуватися Office Online на планшетах і смартфонах незручно – він також не пристосований до сенсорного інтерфейсу. Для цього Microsoft розробила мобільні додатки для популярних операційних систем, які можна завантажити з відповідних магазинів додатків.
Хоча Office Online сама Microsoft називає доповненням до настільної версії офісного пакету, ці онлайнові програми мають обмежену функціональність. Наприклад, в Word Online неможливо створювати або змінювати стилі, додавати в документ текстові поля, форми або фігури. Крім цього, часто бувають конфлікти з форматуванням, і зроблений в настільному Word документ може зіпсуватися.
iWork for iCloud
Компанія Apple також пропонує користувачам веб-версії своїх офісних додатків iWork for iCloud, доступ до яких можна отримати з браузера.
При наявності облікового запису Apple ID користуватися iWork можна безкоштовно через сайт iCloud.com. Всі три додатки – текстовий процесор Pages, редактор таблиць Numbers і редактор презентацій Keynote – зараз проходять бета-тестування, і Apple регулярно оновлює їх. Наприклад, нещодавно Pages отримала додаткові можливості переносу тексту, а також нові шаблони. Keynote тепер може редагувати діаграми всередині файлів, що імпортуються. Numbers отримала новий дизайн в редакторі таблиць і доопрацьовані меню.
Як і інші онлайнові офісні пакети, iWork for iCloud має іноді певні труднощі з правильною роботою з документами. В Pages, наприклад, буває неможливо відредагувати таблицю, а шрифти змінюються на інші. А Numbers може відмовитися вираховувати дати – звична функція в Excel. І якщо в останньому відкрити збережену в iWork електронну таблицю, тоді він може видати попередження: «Документ експортували з Numbers. Кожну таблицю конвертували в книгу Excel. Будьте уважними, оскільки обчислення формул може відрізнятися в Excel».