Що краще впливає на продуктивність: кайдзен або творчий безлад

Чи Любите ви безлад або ж віддаєте перевагу ідеальну чистоту на робочому місці — не важливо. У кожного з цих способів є свої плюси і мінуси.
Тетяна Шустова
Працює спеціалістом з маркетингових комунікацій у великої фармацевтичної компанії. Також цікавиться внутрішніми комунікаціями.
Уявіть, що ви творча людина, якій для комфортної роботи потрібен свій маленький, затишний, надихаючий розгардіяш. Щоб важливі записи перемежовувалися красивими листівочки з країн, де ви провели незабутній відпустку, або флаєрами з найближчого кафе, а поруч з монітором обов’язково стояла ваша улюблена брудна гуртка.
Що поробиш, такий ви людина. Ідеальний порядок наводить на вас нудьгу і вбиває всі бажання творити, а розбиратися в паперах вам елементарно колись. А тепер уявіть, що вас раптом ставлять в строгі рамки дивовижної японської системи кайдзен.
Що таке кайдзен
Кайдзен — японська філософія, спрямована на постійне вдосконалення і зміна на краще. Кайдзен — це те, що простими словами можна назвати ощадливим виробництвом. Потрібний об’єкт у потрібному місці, у потрібній кількості. Порядок, сортування, прийняті стандарти, підтримання і чистота.
Документи, матеріали, засоби виробництва — все це зберігається, підтримується в порядку і систематизується таким чином, щоб будь-який працівник міг швидко знайти все необхідне. У великих компаніях кайдзен стосується процесів виробництва, а для офісних працівників відображається в оточуючому їх середовищі.
Це стосується і робочого простору на системних дисках (стандартні назви файлів), і канцелярського приладдя (своє місце для паперу або картриджів для принтера), і зберігання документів (підписані стандартним чином папки).
Переваги системи кайдзен
Якщо розглядати кайдзен на рівні компанії, то ця система виявляється корисною і продуктивною. Наведу простий приклад. Мені пощастило працювати на великій фабриці, де кайдзен використовувався по максимуму. Наприклад, пропозиція одного з працівників вантажити на палети на чотири коробки більше призвело до того, що грамотне розподіл продукції дозволило заощадити значну суму за оренду складу.
Або приклад використання кайдзена в офісі. Місце для зберігання паперу відзначається шкалою. Якщо кількість паперів зменшується до певної зарубки, то пора думати про замовлення нової партії. Це допомагає заздалегідь передбачити ситуацію, коли чогось буде не вистачати.
Що стосується особистого простору офісного працівника, то у вас повинен бути завжди чистий стіл. Всі папки з документами повинні бути підписані і приведені до одноманітності.
У цьому випадку ви будете знати, де і в якій кількості лежать офісні приналежності. Це дуже зручно.
Особистий досвід використання кайдзена
Вперше я зіткнулася з філософією кайдзен, коли влаштувалася на роботу в японську компанію. У кабінеті кожна річ повинна була стояти на своєму місці, позначеному зеленою етикеткою. На моєму столі стояла фотографія, на якій були зображені стоять на порожньому столі монітор, клавіатура та мишка. І підпис: «Так виглядає мій робочий стіл в кінці робочого дня».
Все б нічого, але в цій «стерильності» мені раптом стало не вистачати себе. Будучи творчою людиною, я звикла оточувати себе улюбленими речами. Мені був потрібен «порядок в хаосі»: той випадок, коли з боку ваш стіл здається безлистим місцем, але ви точно знаєте, що й де лежить.
Як мені здавалося, на те, щоб розкласти робочі приналежності по своїх місцях, витрачалося багато часу. І одного разу в душі обділеного художника прокинувся протест. І ось вже улюблена гуртка, яку елементарно колись помити, захована в ящичок для особистих речей. І на душі радісно від такого бунту.
До цього я працювала дизайнером в невеликому рекламному агентстві. На моєму робочому столі лежали і флаєри фільмів, і всілякі забавні картинки, і мисочка з горішками, і навіть кулька-антистрес, на який щотижня надівався новий костюм, який ми робили з паперу. І це було добре.
Але чи так добре? Щоб відшукати дійсно важливу папірець, йшло приблизно стільки ж часу, скільки і на наведення ідеального порядку. Відволіктися на валяється без діла газету з гороскопом було звичною справою, і на це теж витрачався час.
Що ж все-таки варто вибрати?
Моє рішення було простим: з двох підходів я обрала все найкраще. Систематизацію і порядок, які пропонує кайдзен, поєднала зі своїм баченням і улюбленими речами.
Головне правило — не переборщувати ні з кайдзеном, ні з безладом.
В моїх шафах, ящиках і документах все розкладено по чіткій системі. Але на моєму робочому столі завжди є куточок, відведений для надихаючих речей: малюнків, квітки в горщику і слоника з Таїланду.
Не бійтеся зробити зусилля над собою і розібрати важливі речі по поличках. Як тільки ви трохи до цього звикнете, то зрозумієте, що це дуже зручно. А для свого розгардіяшу відведіть окремий куточок.
Кайдзен гарний до тієї пори, поки формі не починаєш приділяти більше часу, ніж змістом. Творчий безлад гарний до тієї пори, поки не перетворюється просто в безлад.
На нове робоче місце я принесла три речі. По-перше, кухоль. По-друге, блок зі змінними картатими листочками замість щоденника. По-третє, квітка в горщику, який я про себе любовно називаю Джорджем. На честь Джорджа Харрісона. У всьому іншому — повний кайдзен.